Kawal siapa boleh melihat data peserta
Sukarelawan, ahli jawatankuasa dan pembekal semuanya ada log masuk pendaftaran, dan tiada siapa tahu siapa masih memerlukannya.
Jawapan ringkas
Tentukan akses mengikut peranan: bagi setiap orang atau kumpulan, data peserta mana yang mereka perlukan, dalam bentuk apa dan hingga bila. Tulis sebagai jadual, beri setiap orang hanya itu, dan tarik pada tarikh yang ditetapkan.
Tetapan teknikal diserahkan kepada penyemak IT atau privasi anda. Sediakan helaian akses dan soalan untuk mereka.
Peranan dahulu, nama kemudian
Kebanyakan acara hanya memerlukan empat atau lima peranan: pentadbir urus setia, penyemak jawatankuasa, sukarelawan kaunter, pembekal dengan tugas, dan penaja atau rakan jika keputusan berasingan dibuat.
Beri setiap peranan data paling sedikit yang menyelesaikan tugas. Sukarelawan kaunter memerlukan nama, organisasi dan status tiket, bukan keperluan diet atau nombor telefon.
Helaian akses
| Peranan | Perlu melihat | Tidak perlu | Bentuk akses | Tamat pada |
|---|---|---|---|---|
| Pentadbir urus setia | Data pendaftaran penuh | Tiada yang ditahan, tetapi individu bernama sahaja | Log masuk platform dengan akaun individu | Penutupan dan semakan acara |
| Penyemak jawatankuasa | Bilangan dan ringkasan | Butiran hubungan individu | Laporan ringkasan | Akhir acara |
| Sukarelawan kaunter | Nama, organisasi, status tiket | Diet, telefon, butiran bayaran | Peranan carian sahaja atau senarai bercetak | Akhir hari acara |
| Pembekal katering | Bilangan kategori diet | Nama | Ekstrak data | Tarikh penghantaran |
Orang baharu, orang yang berhenti dan log masuk kongsi
- Beri setiap orang akaun individu. Log masuk kongsi tidak dapat menunjukkan siapa buat apa.
- Semak senarai akses seminggu sebelum acara dan sekali lagi sehari selepas.
- Apabila sukarelawan atau ahli jawatankuasa pergi, tarik akses pada hari yang sama.
- Tanya penyemak IT atau privasi anda mengenai tetapan log masuk yang lebih kukuh untuk pentadbir.
Keputusan berkaitan
Ekstrak hamparan dibincangkan dalam perkongsian hamparan sulit. Apa yang anda kumpul pada mulanya ada dalam senarai semak peminimuman data. Jika akses telah ditarik, rekodkan dalam serahan pemadaman.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia rekaan mengurangkan 14 log masuk kepada sembilan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Perancang Bandar mempunyai 14 orang dengan akses sistem pendaftaran untuk acara 240 perwakilan, termasuk tiga bekas sukarelawan dan dua ahli jawatankuasa yang hanya mahukan jumlah.
Urus setia menetapkan empat peranan, memberi dua ahli jawatankuasa laporan ringkasan mingguan dan bukan log masuk, menarik akses bekas sukarelawan, dan menukar tiga sukarelawan kaunter kepada peranan carian sahaja yang tamat sehari selepas acara. Sembilan log masuk kekal, masing-masing atas nama individu.
Gunakan sendiri
Senarai semak semakan akses peserta
Lengkapkan ini seminggu sebelum acara dan sehari selepas. Simpan kedua-dua salinan.
- Senarai semua yang mempunyai akses hari ini (nama, peranan, tarikh diberi):
- Peranan yang benar-benar diperlukan setiap orang:
- Data yang diperlukan dan tidak diperlukan setiap peranan:
- Log masuk kongsi yang ditemui dan diganti dengan akaun individu:
- Orang yang tidak lagi memerlukan akses, ditarik pada (tarikh):
- Tetapan log masuk pentadbir dikemukakan kepada penyemak IT atau privasi pada (tarikh):
- Tarikh tamat ditetapkan bagi setiap peranan sementara:
- Akses pembekal disenaraikan, dengan wakil bernama di pihak mereka:
- Akses disemak semula sehari selepas acara pada (tarikh):
- Perkara terbuka diserahkan kepada serahan pemadaman:
Guna alat percuma: Pemilih medan minimum borang pendaftaran acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil dan alat pendaftaran dengan peranan yang boleh anda tetapkan.
- Seorang pentadbir yang boleh menyimpan senarai.
- Penyemak yang telah melihat tetapan anda.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai sukarelawan, jawatankuasa dan pembekal memerlukan paparan berbeza.
- Akses terkumpul sepanjang beberapa tahun dan tiada siapa tahu siapa ada apa.
- Anda mahu peraturan akses ditulis dalam keperluan pembekal dan serahan acara.
Mahu peraturan akses disepakati sebelum pendaftaran dibuka?
Event Blueprint boleh menetapkan peranan, data yang diperlukan setiap satu, tarikh tamat dan siapa menyemak senarai, dan menulis semua ini dalam keperluan pembekal. Tetapan teknikal tetap di tangan penyemak IT atau privasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah ahli jawatankuasa melihat senarai peserta penuh?
Tanya keputusan apa yang mereka perlu buat. Selalunya bilangan dan ringkasan mencukupi.
Bolehkah sukarelawan berkongsi satu log masuk pada hari acara?
Log masuk kongsi menyembunyikan siapa buat apa. Tanya penyemak anda mengenai alternatif seperti akaun individu yang hanya boleh membaca.
Siapa menyemak senarai akses?
Seorang yang dinamakan dalam organisasi, biasanya ketua urus setia, dengan semakan IT atau privasi jika ada.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.