Merancang penceramah yang dikongsi antara beberapa bilik persidangan
Seorang penceramah diperlukan dalam dua atau tiga bilik, dan setiap pengerusi menjangka mereka tiba tepat masa dan bersedia.
Jawapan ringkas
Penceramah yang berkongsi ialah sumber penjadualan yang terhad. Berikan satu jadual induk yang menunjukkan setiap bilik, masa, peranan dan ruang masa antara sesi, dan serahkan kepada seorang individu untuk memilikinya.
Sesi yang melibatkan penceramah yang sama tidak patut bersambung terus. Tinggalkan ruang masa pergerakan yang diukur, pengiring atau pelari yang dinamakan, dan sandaran jika penceramah lewat.
Apabila penceramah dikongsi
- Penceramah ucaptama turut menyertai panel dan bengkel.
- Pengawal selia atau pegawai kanan memberi taklimat ringkas dalam lebih daripada satu trek.
- Seorang moderator mempengerusikan sesi di bilik yang berbeza.
- Pakar penaja berucap dalam sesi yang ditaja dan menyertai panel.
Apa yang diperlukan setiap kemunculan
| Elemen | Soalan | Penanggungjawab |
|---|---|---|
| Jadual induk | Di mana penceramah mesti berada pada setiap minit, dalam peranan apa? | Ketua projek atau urus setia |
| Ruang masa pergerakan | Berapa lama berjalan antara bilik pada kelajuan acara, ditambah ruang kelewatan? | Ketua projek selepas mencatat masa laluan |
| Pengiring atau pelari | Siapa menemui penceramah di hujung sesi dan membawanya ke sesi seterusnya? | Sukarelawan atau kakitangan yang dinamakan |
| Serah terima AV | Adakah slaid, penukar slaid dan mikrofon perlu sedia di setiap bilik? | Pembekal AV dan ketua bilik |
| Sandaran | Siapa mengganti jika penceramah lewat: moderator, pengerusi atau pengganti yang dipersetujui? | Pengerusi trek |
| Taklimat | Adakah penceramah tahu khalayak, format dan sempadan yang berbeza? | Pengerusi trek; lihat mencegah kandungan berulang |
Urutan perancangan
- Senaraikan setiap kemunculan penceramah dengan bilik, masa, peranan dan siapa yang menjadi hos.
- Semak konflik dan ruang masa yang lebih pendek daripada perjalanan bermasa, menggunakan penyemak peruntukan bilik berbilang.
- Tanya sama ada penceramah memerlukan masa untuk soalan atau pertemuan tidak rasmi selepas setiap sesi, dan rancang serah terima mengikutnya.
- Keluarkan satu jadual induk kepada penceramah, pengiring dan setiap ketua bilik.
- Uji susunan pada hari sebelumnya bersama pembantu penceramah, jika ada.
Kompromi yang perlu diputuskan
Kemunculan yang lebih sedikit memberi penceramah lebih tenaga dan melindungi jadual, tetapi setiap bilik kehilangan satu tarikan. Kemunculan yang lebih banyak meluaskan jangkauan khalayak tetapi menggandakan risiko.
Minta penanggungjawab aturcara menetapkan had, misalnya tidak lebih daripada dua bilik dalam separuh hari, dan laksanakannya secara konsisten.
Perkara yang perlu dielakkan
- Sesi bersambung di bilik yang berbeza tanpa ruang masa.
- Moderator yang sama dalam dua bilik dengan masa tamat dan mula yang bertindih.
- Slaid dihantar berasingan ke setiap bilik dan tidak sepadan.
- Tiada pengiring yang dinamakan, jadi penceramah sesat di koridor.
- Menjanjikan kehadiran penceramah di bilik sebelum penceramah bersetuju secara bertulis.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Contoh pelan penceramah yang dikongsi fiktif
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah forum industri elektrik fiktif meminta penceramah dasar kanan membuka pleno, menyertai panel di bilik B dan memberi taklimat 20 minit di bilik C. Perjalanan bermasa dari B ke C ialah 7 minit.
Jadual induk meninggalkan 20 minit antara panel dan taklimat. Seorang pelari yang dinamakan menemui penceramah di pintu panel, meja AV bilik C telah memuatkan slaid taklimat dan pengerusi trek bersedia membuka sesi bersama moderator jika penceramah lewat.
Gunakan sendiri
Pelan pergerakan penceramah yang dikongsi
Salin jadual ini bagi setiap penceramah yang muncul lebih daripada sekali. Kongsikan dengan penceramah, pengiring dan setiap ketua bilik.
| Masa | Bilik | Peranan | Ruang masa selepas (bermasa + ruang) | Pengiring atau pelari | AV sedia? (slaid, penukar slaid, mik) | Sandaran jika lewat |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu atau dua penceramah muncul di lebih daripada satu bilik.
- Bilik berdekatan dan sesi diberi jarak yang baik.
- Seorang individu boleh mengiringi penceramah antara bilik.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penceramah dengan pelbagai kemunculan di beberapa tingkat.
- Ruang masa yang ketat dan moderator di beberapa bilik.
- Slaid, AV dan pengiring perlu diselaraskan antara pembekal.
Perlukan pergerakan penceramah diuruskan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh membina jadual induk bersama penanggungjawab aturcara anda, mencatat masa laluan, melantik pengiring dan ketua bilik, menyelaras serah terima slaid dengan pembekal AV dan memberi taklimat kepada setiap pengerusi trek tentang pelan sandaran. Pemilihan penceramah tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar draf agenda dan senarai penceramah yang dikongsi, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak bilik yang boleh dilayani oleh seorang penceramah?
Sebanyak yang dibenarkan oleh ruang masa dan persetujuan penceramah. Sepakati had dengan penanggungjawab aturcara supaya jadual selamat.
Siapa yang memberitahu penceramah ke mana harus pergi?
Satu jadual induk, dan pengiring atau pelari yang dinamakan pada hari acara. Elakkan bergantung pada mesej berasingan daripada setiap pengerusi trek.
Bagaimana jika penceramah lewat?
Sepakati pelan sandaran sebelum hari acara: moderator membuka, pengerusi mengambil soalan atau item lain dialihkan ke hadapan.
Patutkah slaid dimuat naik di setiap bilik?
Tanya pembekal AV bagaimana mereka mengurus serah terima dan sahkan bahawa setiap bilik mempunyai versi akhir.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.