Mengurus bahan boleh kenal pasti pesakit dalam aliran kerja persidangan
Pembentangan kes, imej dan rakaman boleh membawa maklumat pesakit ke pemacu, set slaid dan fail kongsi.
Jawapan ringkas
Sama ada bahan boleh mengenal pasti seseorang, sama ada persetujuan wujud dan apa yang dikehendaki undang-undang dan institusi ialah soalan untuk institusi pengamal yang membentang, pegawai etika atau privasi persatuan dan, jika perlu, penasihat berkelayakan. Tugas penganjur ialah mencari setiap tempat bahan bergerak dan memastikan seorang yang dinamakan telah membenarkannya sebelum diteruskan.
Petakan aliran kerja daripada penghantaran hingga arkib, tandakan setiap langkah yang mungkin mengandungi bahan pesakit, dan tambah ruang kelulusan serta peraturan pengendalian pada setiap langkah.
Apa yang diputuskan penganjur dan apa yang dihalakan
Penganjur memutuskan di mana fail disimpan, siapa boleh membukanya dan bila dipadam. Sama ada imej kes cukup tanpa nama atau persetujuan mencukupi ialah keputusan pihak berkelayakan.
Soalan itu dihalakan kepada institusi pembentang dan orang bertanggungjawab persatuan. Rekodkan jawapan, nama orang yang memberinya dan tarikh.
Di mana bahan pesakit boleh masuk aliran kerja
- Penghantaran abstrak dan laporan kes, termasuk lampiran.
- Slaid, imej dan klip video penceramah yang dihantar melalui e-mel atau sembang.
- Pemacu kongsi dan pautan pindah fail dengan akses terbuka.
- Pek penilai dan e-mel jawatankuasa.
- Program cetak, poster dan e-poster.
- Rakaman langsung, penstriman dan hantaran media sosial dari bilik.
- Fotografi dan soalan khalayak yang menyebut kes.
- Prosiding, pustaka atas permintaan dan arkib selepas acara.
- Pembekal terjemahan dan reka bentuk yang menerima fail slaid.
Urutan pengendalian
- Tanya orang bertanggungjawab persatuan tentang peraturan bertulis bahan pesakit dalam penghantaran dan pembentangan, serta siapa orang yang meluluskannya.
- Tambah pernyataan jelas dalam panggilan abstrak dan taklimat penceramah bahawa bahan yang boleh mengenal pasti pesakit mesti dibenarkan oleh institusi pembentang sebelum dihantar.
- Beri setiap fail penanggungjawab yang dinamakan dan status kelulusan dalam daftar bahan.
- Hadkan pautan kongsi fail kepada penerima yang dinamakan dan tetapkan tarikh pemadaman.
- Beritahu pembekal AV, rakaman dan reka bentuk secara bertulis fail mana boleh dikendalikan dan mana tidak.
- Tentukan awal apa yang berlaku jika pembentang atau perwakilan menunjukkan bahan yang belum dibenarkan di bilik, dan beri taklimat kepada moderator.
- Tutup daftar selepas acara dengan rekod apa yang dipadam dan apa yang disimpan.
Soalan untuk pihak berkelayakan
Tanya pegawai privasi atau etika persatuan anda dan, jika berkaitan, penasihat undang-undang: undang-undang dan peraturan institusi mana terpakai kepada bahan dalam program kami, apa yang dikira boleh dikenal pasti dalam bidang ahli kami, persetujuan atau kelulusan apa mesti ada, siapa boleh meluluskan penggunaan, berapa lama fail boleh disimpan dan siapa mesti dimaklumkan jika bahan dikongsi secara tersilap. Sahkan keperluan semasa di Malaysia daripada panduan yang diterbitkan pihak berkuasa sendiri dan bukan daripada ringkasan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesyuarat persatuan pengimejan rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Pengimejan Contoh yang rekaan menerima 60 abstrak, 14 dengan imej. Pegawai etika jawatankuasa menyatakan setiap pembentang mesti mengesahkan kelulusan daripada institusi sendiri dan meminta urus setia merekodnya.
Urus setia menambah lajur kelulusan pada daftar bahan. Dua penceramah menghantar slaid melalui sembang; fail dipindahkan ke folder terhad dan salinan sembang dibuang. Pembekal rakaman diberitahu secara bertulis bahawa sesi 5 dan 9 tidak boleh dirakam sehingga kelulusan disahkan.
Selepas acara, daftar menunjukkan apa yang dipadam dan bila.
Gunakan sendiri
Daftar aliran kerja bahan pesakit
Salin jadual ini. Tambah satu baris bagi setiap langkah aliran kerja yang mungkin dilalui bahan.
| Langkah aliran kerja | Jenis bahan | Di mana disimpan atau dihantar | Siapa ada akses | Dibenarkan oleh (nama dan peranan) | Peraturan dirujuk | Tarikh pemadaman |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Tiada bahan kes dalam program dan peraturan ringkas sudah diterbitkan kepada pembentang.
- Satu lokasi fail dan sedikit pembekal.
- Seorang di persatuan yang menjawab soalan kelulusan dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak abstrak dan set slaid dengan imej, dan beberapa pembekal serta penilai mengendalikan fail.
- Bahan bergerak melalui sembang, e-mel dan pemacu kongsi tanpa daftar.
- Rakaman atau pustaka atas permintaan dirancang dan peraturan kelulusan tidak jelas.
Perlukan aliran fail disatukan?
Ketua projek persidangan boleh memetakan pergerakan bahan, menyediakan daftar dan lokasi fail terhad bersama pasukan anda, memberi taklimat kepada pembekal dan moderator tentang peraturan jawatankuasa dan mengejar rekod kelulusan daripada pembentang. Keputusan kelulusan dan soalan undang-undang tetap di tangan institusi, pegawai etika dan penasihat berkelayakan anda. Hantar proses penghantaran dan senarai pembekal anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah penganjur menilai sama ada imej tanpa nama?
Tidak. Penilaian itu terpulang kepada institusi pembentang dan orang bertanggungjawab persatuan.
Perlukah slaid dikumpul melalui e-mel?
Gunakan muat naik terkawal dengan akses dinamakan jika peraturan persatuan membenarkan, dan tanya orang bertanggungjawab.
Bagaimana dengan rakaman?
Sepakati secara bertulis, bagi setiap sesi, yang mana boleh dirakam dan diterbitkan. Sahkan kelulusan sebelum rakaman bermula.
Siapa dimaklumkan jika bahan dikongsi secara tersilap?
Tanya orang bertanggungjawab anda lebih awal siapa mesti dimaklumkan dan bila, dan letakkan dalam taklimat pembekal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.