Mengumumkan pertukaran venue acara
Venue sudah berubah, orang sudah membuat rancangan berdasarkan venue lama, dan mesej pertama mesti tepat.
Jawapan ringkas
Pengumuman pertukaran venue bermula dengan tempat baharu dan apa yang pembaca mesti lakukan, kemudian menyatakan apa yang kekal sama dan apa yang berubah. Sahkan butiran venue baharu secara bertulis sebelum mengumumkan apa-apa, dan maklumkan khalayak anda mengikut susunan yang dipersetujui.
Nyatakan hanya apa yang disahkan. Jika sesuatu butiran masih terbuka, nyatakan bila anda akan mengesahkannya.
Sahkan fakta sebelum menulis
- Nama venue baharu, alamat serta pintu masuk dan bilik untuk acara, disahkan secara bertulis oleh wakil acaranya.
- Sama ada tarikh dan masa tidak berubah, dan apa yang diperlukan venue baharu untuk persediaan dan akses.
- Elemen program, katering, susunan akses dan tempahan pembekal mana yang berpindah bersama anda, dan mana yang perlu disahkan semula.
- Sama ada kontrak dengan venue lama membenarkan perubahan dan apa maksudnya bagi deposit. Ini soalan untuk penandatangan organisasi anda dan, jika berkaitan, penasihat undang-undangnya, bukan untuk pengumuman.
Maklumkan orang mengikut susunan yang dirancang
| Khalayak | Mengapa dahulu atau kemudian | Apa lagi yang mereka perlukan |
|---|---|---|
| Jawatankuasa dan pembuat keputusan | Mereka meluluskan teks dan mungkin disoal serta-merta. | Helaian fakta dan siapa menjawab soalan. |
| Penceramah dan tetamu utama | Perjalanan dan sesi mereka bergantung pada venue. | Bilik, masa sesi, sebarang perubahan semakan teknikal. |
| Penaja dan pempamer | Rancangan pemunggahan dan paparan mereka berubah. | Butiran pemunggahan baharu daripada venue dan pembekal. |
| Perwakilan berdaftar | Kumpulan terbesar; mereka memerlukan mesej paling jelas. | Apa yang perlu dibuat, arahan penyertaan yang disemak menyusul. |
| Senarai menunggu dan penanya | Kurang mendesak tetapi tidak patut mendengarnya daripada orang lain dahulu. | Nota ringkas berasaskan fakta. |
Apa yang dinyatakan dalam mesej
Mulakan dengan perubahan: acara kini di venue baharu, pada tarikh dan masa yang sama melainkan dinyatakan. Kemudian berikan sebab dalam satu ayat berasaskan fakta, hanya jika anda bebas menyatakannya. Akhiri dengan langkah seterusnya untuk pembaca.
Tambah apa yang berubah dalam senarai pendek, seperti pintu masuk, parkir dan akses, dan apa yang tidak. Nyatakan bila arahan penyertaan yang disemak akan menyusul.
Selepas pengumuman
- Kemas kini setiap tempat nama venue lama muncul: laman web, pengesahan pendaftaran, teks lencana nama, permintaan papan tanda, taklimat pembekal.
- Catat setiap soalan dan jawapan supaya balasan kekal konsisten.
- Semak susunan masuk dan beratur venue baharu berbanding pelan ketibaan anda, menggunakan penganggar daftar masuk jika susunan kaunter berubah.
- Hantar arahan penyertaan yang disemak setelah venue baharu mengesahkannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar dipindahkan ke hotel lain
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut profesional rekaan mendapat tahu tiga minggu sebelum seminar sehari bahawa dewan yang ditempah tidak tersedia. Urus setia mendapatkan pengesahan bertulis bilik pengganti daripada venue lain, dengan tarikh dan masa yang sama, sebelum memberitahu sesiapa.
Ia memaklumkan jawatankuasa dahulu, kemudian penceramah, penaja dan perwakilan dalam satu hari bekerja, dan menghantar arahan penyertaan yang disemak selepas venue baharu mengesahkan butiran pintu masuk dan pemunggahan.
Gunakan sendiri
Templat pengumuman pertukaran venue
Isi tanda kurung daripada pengesahan bertulis venue baharu. Buang baris yang belum dapat disahkan dan nyatakan bila ia menyusul.
- Tajuk: Pertukaran venue bagi [acara], [tarikh]
- Pembukaan: [Acara] pada [tarikh] kini akan diadakan di [venue baharu], [alamat]. Tarikh dan masa [tidak berubah / seperti berikut].
- Sebab (hanya jika bebas dikongsi): [satu ayat berasaskan fakta].
- Apa yang berubah: pintu masuk [x], bilik [y], [perubahan lain yang disahkan].
- Apa yang kekal: [program, pendaftaran, yuran].
- Apa yang anda perlu buat: [tiada / kemas kini perjalanan / sahkan sebelum tarikh].
- Arahan penyertaan yang disemak akan menyusul pada [tarikh].
- Soalan: hubungi [peranan] di [saluran].
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Khalayak sedikit dan venue pengganti telah mengesahkan segala-galanya secara bertulis.
- Masa yang banyak sebelum acara.
- Seorang yang meluluskan untuk teks.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa khalayak, pembekal dan kontrak bergantung pada venue lama.
- Masa suntuk dan butiran venue baharu masih terbuka.
- Kos, deposit atau soalan kontrak perlu dikendalikan dengan teliti oleh pihak yang betul.
Perlukan perubahan ini diuruskan mengikut susunan?
Ketua projek persidangan boleh menghimpun pengesahan bertulis venue baharu, menyusun mesej kepada setiap khalayak, mengemas kini taklimat pembekal dan menyimpan log jawapan. Soalan kontrak dan deposit tetap di tangan penandatangan dan penasihat anda. Hantar apa yang telah disahkan venue baharu setakat ini. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami mengumumkan sebelum venue baharu disahkan?
Tunggu pengesahan bertulis melainkan orang hampir bertolak. Jika terpaksa memaklumkan awal, nyatakan apa yang disahkan dan bila anda akan mengesahkan selebihnya.
Adakah kami mesti menerangkan sebabnya?
Berikan sebab hanya jika anda bebas berbuat demikian, dan ringkaskan dalam satu ayat berasaskan fakta. Pembaca terutamanya perlukan tempat baharu dan apa yang perlu dibuat.
Bolehkah perwakilan meminta bayaran balik selepas pertukaran venue?
Itu bergantung pada terma pendaftaran anda sendiri. Tanya penandatangan atau penasihat undang-undang organisasi anda apa yang terpakai sebelum menjawab.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.