Mengumumkan pembatalan acara
Keputusan membatalkan telah dibuat, dan orang yang terjejas perlu mendengarnya dengan jelas sebelum mendengarnya di tempat lain.
Jawapan ringkas
Pengumuman pembatalan menyatakan dengan jelas bahawa acara dibatalkan, apa maksudnya bagi pembaca, dan di mana mencari kemas kini seterusnya. Sahkan siapa yang berkuasa membatalkan dan luluskan ayat sebelum apa-apa dihantar.
Apa yang berlaku kepada yuran, kontrak dan bayaran balik bergantung pada terma pendaftaran dan kontrak pembekal anda. Bawa soalan itu kepada penandatangan anda dan, jika berkaitan, penasihat undang-undang, dan nyatakan dalam mesej bila jawapan akan menyusul.
Sebelum pengumuman
- Sahkan secara bertulis siapa yang berkuasa membatalkan dan bahawa keputusan itu muktamad, bukan sedang disemak.
- Senaraikan siapa yang mesti dimaklumkan: jawatankuasa, penceramah, penaja dan pempamer, perwakilan berdaftar, senarai menunggu, venue dan pembekal.
- Himpunkan soalan untuk penandatangan anda: bayaran balik atau kredit, terma pembatalan pembekal, deposit, insurans dan sebarang komitmen kepada penaja. Ini bukan untuk dijawab oleh penulis pengumuman.
- Tetapkan satu orang untuk dihubungi dan satu saluran, dan beri taklimat kepada sesiapa yang akan menjawab soalan.
Maklumkan orang mengikut susunan yang dirancang
| Khalayak | Bila | Apa yang mereka perlukan |
|---|---|---|
| Jawatankuasa dan pembuat keputusan | Dahulu, untuk bersetuju dengan teks | Helaian fakta, mesej yang diluluskan, siapa mengendalikan soalan. |
| Venue dan pembekal utama | Sebelum atau serentak dengan notis awam | Notis bertulis seperti diperlukan kontrak anda; semak terma dengan penandatangan. |
| Penceramah | Sebelum atau serentak dengan perwakilan | Notis jelas, terima kasih, dan siapa menghubungi mereka tentang kos yang telah ditanggung. |
| Penaja dan pempamer | Hari yang sama dengan perwakilan, secara individu jika boleh | Nota peribadi daripada penanggungjawab akaun. |
| Perwakilan berdaftar dan senarai menunggu | Hari yang sama | Maksud pembatalan, apa yang berlaku seterusnya, bila menjangka kemas kini. |
Apa yang dinyatakan dalam mesej
Mulakan dengan keputusan: [Acara] pada [tarikh] dibatalkan. Berikan sebab dalam satu ayat berasaskan fakta hanya jika anda bebas berkongsi, dan tanpa menyalahkan sesiapa.
Kemudian nyatakan apa yang pembaca lakukan seterusnya, apa yang masih diputuskan seperti yuran dan bayaran balik, dan tarikh kemas kini seterusnya. Jangan meneka hasil atau menjanjikan apa-apa yang belum disahkan penandatangan anda.
Selepas pengumuman
- Kemas kini laman web, laman pendaftaran dan sebarang peringatan berjadual dalam urutan jemputan anda supaya tiada siapa menerima peringatan bagi acara yang dibatalkan.
- Catat soalan dan jawapan, dan hantar soalan kewangan atau kontrak kepada penandatangan.
- Hantar susulan yang dijanjikan pada tarikh yang diberi.
- Simpan rekod notis yang dihantar dan bila, untuk jawatankuasa dan penandatangan anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar dibatalkan dengan notis tiga minggu
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut profesional rekaan membatalkan seminar sehari selepas penceramah utamanya menarik diri dan tiada pengganti dapat disahkan. Jawatankuasa bersetuju dengan teks dan memaklumkan venue serta penceramah dahulu, kemudian 120 perwakilan dan penaja pada hari yang sama.
Mesej menyatakan seminar dibatalkan, bahawa yuran dan bayaran balik sedang disahkan berdasarkan terma pendaftaran, dan kemas kini akan menyusul pada tarikh yang dinyatakan. Urus setia menghentikan semua peringatan berjadual pada pagi yang sama.
Gunakan sendiri
Templat pengumuman pembatalan dan senarai semak
Isi tanda kurung selepas kelulusan. Soalan untuk penandatangan disenaraikan supaya dijawab sebelum anda menghantar.
- Tajuk: [Acara], [tarikh]: dibatalkan
- Pembukaan: Dengan kesal kami maklumkan bahawa [acara] pada [tarikh] dibatalkan.
- Sebab (hanya jika bebas dikongsi, tanpa menyalahkan): [satu ayat berasaskan fakta].
- Maksudnya bagi anda: [apa yang diketahui].
- Masih disahkan: [yuran, bayaran balik atau kredit, lain-lain]. Kemas kini akan menyusul sebelum [tarikh].
- Soalan: hubungi [peranan] di [saluran].
- Senarai semak: kuasa membatalkan disahkan secara bertulis; teks diluluskan; peringatan dihentikan; laman web dikemas kini; venue dan pembekal dimaklumkan seperti diperlukan kontrak.
- Soalan untuk penandatangan dan penasihat undang-undang: apa yang terpakai bagi yuran pendaftaran, terma pembatalan pembekal, deposit dan insurans, dan apa yang boleh dinyatakan sekarang?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dengan sedikit kontrak dan seorang yang boleh meluluskan segala-galanya.
- Terma pendaftaran jelas kepada penandatangan anda.
- Satu khalayak dengan seorang penghubung.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai khalayak, pembekal dan kontrak, masing-masing dengan keperluan notis sendiri.
- Soalan kewangan atau kontrak masih terbuka.
- Penaja, penceramah dan tetamu VIP masing-masing memerlukan mesej peribadi dalam susunan tertentu.
Perlukan notis diselaraskan?
Ketua projek persidangan boleh menyenaraikan siapa yang mesti dimaklumkan, menyusun notis, menghentikan peringatan berjadual, menghantar soalan kewangan dan kontrak kepada penandatangan anda dan menyimpan log soalan. Keputusan tentang yuran, bayaran balik dan kontrak tetap di tangan anda dan penasihat anda. Hantar senarai khalayak dan draf ayat anda. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami menyatakan bayaran balik akan diberi?
Hanya apa yang telah disahkan penandatangan anda berdasarkan terma pendaftaran. Jika tidak, nyatakan yuran dan bayaran balik sedang disahkan dan berikan tarikh kemas kini seterusnya.
Siapa patut mendengar dahulu?
Jawatankuasa, kemudian venue dan pembekal, penceramah dan penaja, dengan perwakilan pada hari yang sama. Sepakati susunan terlebih dahulu.
Adakah kami perlu menerangkan sebab?
Berikan sebab hanya jika anda bebas berbuat demikian, sebagai satu ayat berasaskan fakta tanpa menyalahkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.