Menerbitkan hasil forum tanpa membayangkan persetujuan bersama
Peserta membincangkan isu sukar selama separuh hari, dan seseorang perlu menulisnya untuk pembaca yang tidak hadir.
Jawapan ringkas
Ringkasan forum patut menyatakan siapa yang membincangkan apa, bukan apa yang semua orang setujui. Pilih jenis rekod dahulu, setujui laluan kelulusannya dengan ahli panel lebih awal, dan susun setiap baris supaya pembaca dapat membezakan pandangan daripada keputusan.
Jika forum benar-benar mencapai persetujuan, nyatakannya dan namakan siapa yang bersetuju. Jika tidak, nyatakan juga.
Jenis rekod dan apa yang boleh didakwa oleh setiap satu
| Jenis | Apa yang dinyatakan | Kelulusan diperlukan | Risiko membayangkan persetujuan |
|---|---|---|---|
| Ringkasan perbincangan | Apa yang dibangkitkan dan oleh jenis peserta yang mana | Penanggungjawab program; ahli panel untuk sebarang baris yang dikaitkan | Rendah jika ditulis sebagai perbincangan |
| Nota tema utama | Tema dan soalan yang timbul | Penanggungjawab program | Sederhana: tema boleh dibaca sebagai kesimpulan |
| Komunike atau kenyataan bersama | Pendirian yang dipersetujui oleh institusi yang dinamakan | Setiap institusi secara bertulis | Tinggi, dan sah hanya jika setiap satu bersetuju |
| Kertas pendirian persatuan | Pandangan persatuan sendiri | Jawatankuasa atau majlis | Tidak boleh dikemukakan sebagai pandangan forum |
| Rakaman atau transkrip | Ucapan yang dirakam | Kebenaran penceramah; lihat kebenaran rakaman | Rendah, tetapi boleh dipetik di luar konteks |
Ayat yang membayangkan persetujuan, dan alternatifnya
| Elakkan | Pilih |
|---|---|
| Forum bersetuju bahawa | Peserta membincangkan sama ada. Beberapa penceramah berkata |
| Konsensus industri ialah | Pandangan berbeza. Sebahagian peserta berhujah |
| Panel membuat kesimpulan | Moderator meringkaskan tiga perkara yang dibangkitkan penceramah |
| Pihak berkepentingan menyokong | Wakil dua institusi berkata mereka menyokong; yang lain tidak menyatakan pendirian |
| Ia diputuskan | Ia dicadangkan. Jawatankuasa persatuan akan mempertimbangkan |
Urutan penyediaan dan kelulusan
- Setujui jenis rekod semasa taklimat ahli panel, termasuk siapa yang melihat draf dan bila.
- Sediakan draf daripada rekod pencatat nota dan log bukti, seperti yang diterangkan dalam merancang susulan berasaskan bukti.
- Tandakan setiap kenyataan sebagai dikaitkan dengan nama, institusi sahaja atau tanpa nama, mengikut persetujuan.
- Hantar petikan yang dikaitkan kepada setiap penceramah untuk pembetulan, dengan tarikh akhir dan kenyataan bahawa jika tiada jawapan baris itu dibuang, jika itu yang dipersetujui.
- Minta penanggungjawab program meluluskan keseluruhan ringkasan, dan jawatankuasa meluluskan sebarang senarai tindakan atau pendirian.
- Terbitkan dengan nota ringkas yang menyatakan apa dokumen itu dan apa yang bukan.
Ayat penafian yang membantu
Tambah satu kenyataan yang jelas berhampiran bahagian atas: ringkasan ini merekodkan perbincangan di forum pada tarikh yang dinyatakan; ia tidak mewakili persetujuan antara peserta atau pendirian persatuan atau mana-mana institusi, melainkan dinyatakan.
Jika sesebuah institusi telah bersetuju dengan kenyataan, letakkan dalam kotak yang berlabel jelas dengan nama institusi dan tarikh kelulusannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ringkasan rekaan forum tentang yuran profesional
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan menganjurkan forum tentang cara ahli menetapkan harga projek jangka panjang. Pandangan berpecah antara yuran tetap dan yuran berasaskan masa, dan satu institusi membangkitkan perkara yang tidak disokong oleh yang lain.
Urus setia menghasilkan ringkasan perbincangan tiga muka surat. Ia menyenaraikan lima perkara yang dibangkitkan, mencatat yang mendapat sokongan meluas di dalam bilik dan yang tidak, dan merekodkan dua petikan yang dikaitkan dengan kelulusan bertulis penceramah. Jawatankuasa meluluskan senarai tiga tindakan yang berasingan untuk persatuan.
Gunakan sendiri
Senarai semak sebelum penerbitan
Semak ini sebelum sebarang hasil forum dihantar kepada ahli, akhbar atau institusi lain.
- Jenis rekod dipilih dan dipersetujui dengan ahli panel lebih awal.
- Setiap kenyataan ditandakan sebagai dikaitkan dengan nama, institusi sahaja atau tanpa nama.
- Petikan yang dikaitkan dihantar kepada penceramah, dengan balasan disimpan.
- Tiada ayat yang menyebut bersetuju, diputuskan, disimpulkan atau konsensus melainkan kumpulan yang dinamakan berbuat demikian.
- Perbezaan pandangan ditunjukkan, bukan dilicinkan.
- Fakta dan angka dijejaki kepada log bukti atau dibuang.
- Kenyataan undang-undang, kawal selia atau teknikal disemak oleh penasihat yang layak.
- Penanggungjawab program telah meluluskan keseluruhan dokumen.
- Jawatankuasa telah meluluskan sebarang senarai tindakan atau pendirian.
- Ayat penafian ada berhampiran bahagian atas.
- Senarai edaran dan tarikh dipersetujui.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Forum kecil dan rekod ialah nota dalaman ringkas.
- Semua bersetuju lebih awal bahawa tiada apa-apa yang diterbitkan di luar ahli.
- Penanggungjawab program bersedia menyemak draf.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa institusi mahu menyemak dan masing-masing mahu ayat yang berbeza.
- Ringkasan mungkin dibaca oleh akhbar, pengawal selia atau orang awam.
- Urus setia memerlukan aliran kerja kelulusan berstruktur dan seseorang untuk mengejar balasan.
Perlukan ringkasan dan kelulusan diuruskan?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan templat rekod, menjalankan pusingan kelulusan dengan penceramah dan memegang senarai semak teks bersama penanggungjawab program anda, bekerja daripada taklimat moderator untuk mengesahkan penyebutan nama lebih awal. Jawatankuasa memutuskan apa yang diterbitkan dan dengan ayat apa. Hantar tarikh forum dan jenis rekod yang anda mahu, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menerbitkan tanpa bertanya kepada ahli panel?
Hanya bahagian yang anda bersetuju untuk terbitkan. Jika anda mengaitkan kenyataan dengan seseorang atau institusi, semak dengan mereka. Setujui ini semasa taklimat supaya tiada sesiapa terkejut.
Bagaimana jika peserta tidak bersetuju dengan ringkasan?
Jemput pembetulan sebelum tarikh yang ditetapkan. Betulkan kesilapan fakta. Jika pandangan berbeza tentang penekanan, tunjukkan kedua-duanya dan bukan memilih satu.
Patutkah persatuan menambah pandangannya sendiri?
Asingkan dan labelkan. Kertas pendirian memerlukan kelulusan jawatankuasa dan tidak patut dicampur dalam ringkasan forum.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.