Memberi taklimat kepada ahli panel dari institusi yang berbeza
Ahli panel anda datang dari pengawal selia, syarikat dan badan profesional, masing-masing bertanggungjawab kepada pihak lain.
Jawapan ringkas
Ahli panel daripada institusi tidak bercakap untuk diri sendiri sahaja. Kenyataan mereka mungkin memerlukan kelulusan pejabat komunikasi, pasukan undang-undang atau lembaga, dan kelulusan mengambil masa lebih lama daripada yang dijangka kebanyakan penganjur.
Beri taklimat awal, secara bertulis, tentang soalan, peraturan asas dan apa yang akan dirakam atau diterbitkan. Kemudian sahkan laluan kelulusan setiap institusi sebelum acara, bukan pada hari itu.
Apa yang berbeza tentang ahli panel institusi
- Institusi mereka mungkin mempunyai pendirian tetap yang mengehadkan apa yang boleh dikatakan, dan proses risiko yang mengehadkan apa yang boleh dijanjikan.
- Badan awam dan syarikat tersenarai sering mempunyai peraturan tentang bercakap di khalayak. Tanya setiap institusi apa peraturannya; jangan anggap.
- Sesetengahnya mahu menyemak slaid, senarai soalan dan sebarang rekod sesi sebelum diedarkan.
- Mereka kerap menghantar pengganti pada saat akhir. Minta nama timbalan sejak awal.
Siapa yang perlu tahu apa, dan bila
| Bila | Apa yang dihantar | Siapa yang mengesahkan |
|---|---|---|
| Semasa jemputan | Tujuan forum, soalan, tarikh, format, dan sama ada sesi dirakam atau diterbitkan. | Ahli panel dan orang yang dihubungi di bahagian komunikasi atau undang-undang mereka |
| Kira-kira empat minggu sebelum | Pek taklimat bertulis (lihat output di bawah) dan permintaan laluan kelulusan institusi. | Ahli panel |
| Kira-kira dua minggu sebelum | Soalan akhir, susunan acara, keperluan slaid, peraturan rekod dan penyebutan nama. | Penanggungjawab program meluluskan; ahli panel mengesahkan |
| Kira-kira seminggu sebelum | Panggilan taklimat bersama semua ahli panel dan moderator, menggunakan format mesyuarat persediaan panel. | Moderator |
| Sehari sebelum | Logistik, masa ketibaan, siapa yang menyambut, dan peringatan peraturan asas. | Pegawai penghubung acara |
Peraturan asas yang dipersetujui secara bertulis
- Penyebutan nama: adakah kenyataan boleh dikaitkan dengan nama dan institusi, institusi sahaja, atau tidak boleh dikaitkan? Pilih satu untuk sesi dan satu untuk sebarang rekod yang diterbitkan.
- Slaid: dibenarkan atau tidak, dan tarikh akhir penyerahan.
- Kenyataan pendirian: penceramah boleh menawarkan pengalaman dan pandangan; kenyataan dasar institusi memerlukan kelulusan awal institusi.
- Rakaman dan fotografi: apa yang dirakam, siapa memegangnya dan bagaimana ia digunakan, dengan semakan kebenaran rakaman.
- Rujukan komersial: bagaimana produk atau perkhidmatan boleh disebut.
- Selepas acara: sama ada kenyataan akan dipetik dalam ringkasan dan siapa meluluskan ayatnya.
Menangani ahli panel yang tidak dapat mendapatkan kelulusan
Tawarkan alternatif dan bukan menggugurkan kerusi: bercakap tentang pengalaman sahaja, menjawab soalan bertulis lebih awal, atau mengambil peranan lain seperti ucapan pembukaan ringkas. Catat pilihan itu bersama penanggungjawab program.
Beritahu moderator soalan mana yang tidak akan dijawab ahli panel itu, supaya moderator tidak mendesak mereka pada hari acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat forum rekaan melibatkan tiga institusi
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurusan Aset menganjurkan forum tentang nasihat simpanan persaraan dengan wakil sebuah agensi, sebuah pengurus dana besar dan sebuah kumpulan pengguna. Wakil agensi berkata kenyataan memerlukan kelulusan pejabat komunikasi, yang biasanya mengambil sepuluh hari bekerja.
Urus setia menghantar pek taklimat empat minggu lebih awal, bertanya agensi tentang laluan kelulusannya, dan bersetuju agensi bercakap tentang proses dan pengalaman sahaja. Rekod ditandakan tidak boleh dikaitkan dengan nama, dan moderator diberitahu topik yang tidak akan dibincangkan agensi.
Gunakan sendiri
Rangka pek taklimat ahli panel
Gunakan tajuk ini untuk pek dua muka surat. Tambah nama ahli panel, institusi dan nama orang yang dihubungi untuk kelulusan.
- Tujuan forum dan keputusan yang dihadapi hadirin.
- Soalan yang akan ditangani ahli panel ini, dan masa yang diperuntukkan.
- Ahli panel lain dan moderator, dengan institusi dan peranan.
- Susunan acara dan susun atur bilik, dalam bentuk tulisan.
- Peraturan asas: penyebutan nama, slaid, kenyataan pendirian, rujukan komersial.
- Rakaman, fotografi dan penerbitan: apa yang dirakam dan siapa memegangnya.
- Kelulusan: siapa yang meluluskan kenyataan anda, berapa lama, dan nama timbalan.
- Logistik: masa ketibaan, orang penghubung, keperluan kebolehcapaian, keperluan makanan dan waktu solat.
- Tarikh dan masa panggilan taklimat.
- Maklumat hubungan penanggungjawab program untuk sebarang perubahan.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ahli panel ialah individu atau daripada organisasi kecil tanpa proses kelulusan.
- Forum bersifat dalaman atau persendirian tanpa penerbitan.
- Seorang individu mengenali setiap ahli panel dan boleh bertanya terus.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa ahli panel memerlukan kelulusan institusi dan tarikh yang suntuk.
- Rekod sesi akan diterbitkan dan setiap institusi mahu menyemaknya.
- Urus setia tidak dapat mengendalikan panggilan taklimat dan mengejar kelulusan sambil mengurus acara.
Perlukan taklimat dan kelulusan ahli panel diuruskan?
Ketua projek persidangan boleh menghantar pek taklimat, menjejak laluan kelulusan setiap institusi dan menyediakan taklimat moderator supaya tiada perkara tiba pada hari acara tanpa pengesahan. Keputusan kandungan dan peraturan penyebutan nama tetap di tangan penanggungjawab program anda dan institusi berkenaan. Hantar senarai panel dan tarikh anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal ahli panel institusi patut diberi taklimat?
Semasa jemputan untuk asas, dan dengan pek bertulis penuh kira-kira empat minggu lebih awal. Institusi yang mempunyai proses kelulusan mungkin memerlukan masa lebih lama, jadi tanya garis masa mereka.
Bolehkah kami mewajibkan ahli panel menyerahkan slaid?
Anda boleh meminta, dengan tarikh akhir, dan menyatakan sebabnya. Sesetengah institusi mungkin menolak atas sebab dasar. Setujui alternatif seperti nota ucapan.
Siapa patut bercakap bagi institusi jika ahli panel tidak hadir?
Minta nama timbalan sejak awal, dan beri taklimat kepada timbalan dengan pek yang sama. Beritahu penanggungjawab program sebaik sahaja pengganti dicadangkan supaya keseimbangan boleh disemak semula.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.