Cara menulis memo kelulusan bajet acara
Bajet sudah siap, dan seorang yang meluluskan perlu mengatakan ya secara bertulis tanpa penerangan setiap baris.
Jawapan ringkas
Memo kelulusan menyatakan keputusan yang dipohon, jumlah, apa yang termasuk dan tidak, andaian di sebaliknya, soalan yang belum selesai dan tarikh keputusan diperlukan. Ia cukup ringkas untuk dibaca dalam lima minit.
Orang yang meluluskan harus dapat mengatakan ya, tidak atau ya dengan syarat daripada memo sahaja. Baris terperinci terletak dalam jadual lampiran, bukan dalam badan memo.
Mulakan dengan keputusan, bukan latar belakang
Buka dengan satu ayat: luluskan bajet sebanyak jumlah tertentu, untuk acara bernama, untuk dijanjikan sebelum tarikh tertentu. Jika permohonan termasuk rizab atau sumber dana, nyatakan dalam ayat yang sama.
Latar belakang menyusul dalam perenggan pendek. Orang yang meluluskan tidak perlu membacanya untuk mengetahui apa yang dipohon.
Bahagian memo
| Bahagian | Kandungannya | Kesilapan biasa |
|---|---|---|
| Keputusan dipohon | Jumlah, skop, tarikh dijanjikan, nama orang yang meluluskan. | Jumlah diberi tanpa menyatakan apa yang termasuk. |
| Apa yang termasuk | Kategori dan jumlahnya, daripada jadual lampiran. | Jumlah yang tidak sepadan dengan jadual. |
| Apa yang dikecualikan | Item di luar permohonan, contohnya kos yang ditanggung jabatan lain. | Pengecualian dibiarkan untuk ditemui orang yang meluluskan. |
| Cukai dan caj perkhidmatan | Nyatakan cara ia dikenakan seperti dalam sebut harga, dan catat bahawa kewangan mengesahkannya. | Mencampurkan sebut harga yang termasuk cukai dan caj dengan yang tidak. |
| Andaian | Bilangan peserta, tarikh, venue, status sebut harga, kadar perancangan jika berkaitan. | Andaian tertanam dalam nota. |
| Rizab | Jumlah, asas dan siapa meluluskan penggunaannya (lihat peruntukan kontingensi). | Rizab tersembunyi dalam baris. |
| Soalan terbuka | Apa yang belum diketahui, dengan penanggungjawab dan tarikh. | Perkara tidak diketahui dibentangkan seolah-olah selesai. |
| Pembiayaan dan masa tunai | Sumber dana dan bila bayaran terbesar jatuh. | Kelulusan tanpa pandangan tentang masa tunai. |
Bina mengikut langkah ini
- Siapkan jadual bajet dahulu, dengan setiap baris bersumber daripada sebut harga, anggaran atau rekod lepas, ditandakan sedemikian.
- Gunakan pembina ringkasan kelulusan atau pembina bajet untuk menjana ringkasan yang sepadan dengan jadual.
- Tulis ayat keputusan, kemudian senarai yang termasuk dan dikecualikan.
- Senaraikan andaian dan soalan terbuka, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Minta kewangan membacanya untuk konsistensi. Biarkan blok kelulusan kosong untuk dilengkapkan orang yang meluluskan.
Pastikan memo jujur
- Labelkan anggaran sebagai anggaran. Jangan bentangkan angka sebagai disebut harga jika ia sekadar petunjuk.
- Jangan tulis bahawa kewangan telah meluluskan atau menyemak apa-apa melainkan ia benar, secara bertulis.
- Nyatakan syarat pembatalan komitmen utama supaya orang yang meluluskan tahu apa yang boleh dibalikkan.
- Jika bajet bersyarat pada hasil pembiayaan, tulis syarat itu dalam ayat keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pembukaan memo dan blok keputusan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja. Blok kelulusan ditunjukkan tanpa tandatangan.
Sebuah persatuan profesional rekaan meminta jawatankuasa eksekutifnya meluluskan bajet RM 148,000 untuk persidangan tahunannya, termasuk rizab RM 7,000, dengan komitmen pembekal utama ditandatangani sebelum 15 Mac.
Memo itu mengecualikan masa kakitangan urus setia, mencatat bahawa cukai dan caj perkhidmatan mengikut cara yang dinyatakan dalam setiap sebut harga menunggu pengesahan kewangan, dan menyenaraikan dua soalan terbuka: julat bilangan peserta akhir dan sebut harga AV, kedua-duanya diserahkan kepada pengerusi persidangan dengan tarikh keputusan.
| Perkara | Catatan |
|---|---|
| Keputusan dipohon | Luluskan RM 148,000 termasuk rizab RM 7,000, dijanjikan sebelum 15 Mac |
| Dikecualikan | Masa kakitangan urus setia; item yang dibiayai penaja |
| Soalan terbuka 1 | Julat bilangan peserta, penanggungjawab: pengerusi persidangan, sebelum 1 Mac |
| Soalan terbuka 2 | Sebut harga AV, penanggungjawab: ketua program, sebelum 28 Februari |
| Kelulusan | Diluluskan / diluluskan dengan syarat / tidak diluluskan. Nama, tandatangan dan tarikh dilengkapkan orang yang meluluskan |
Gunakan sendiri
Templat memo kelulusan bajet
Salin ini ke dokumen. Lengkapkan setiap baris daripada jadual bajet anda. Blok kelulusan kekal kosong sehingga orang yang meluluskan menandatanganinya.
- Kepada / daripada / tarikh / nama acara:
- Keputusan dipohon: luluskan [jumlah] untuk [acara], untuk dijanjikan sebelum [tarikh]:
- Termasuk (jumlah kategori, sepadan dengan jadual lampiran):
- Dikecualikan (dan siapa menanggung kos itu):
- Cara cukai dan caj perkhidmatan dikenakan seperti dalam sebut harga, untuk disahkan kewangan:
- Andaian (bilangan peserta, tarikh, venue, status sebut harga):
- Rizab: jumlah, asas, orang yang meluluskan penggunaan:
- Sumber dana dan masa bayaran terbesar:
- Soalan terbuka, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh keputusan:
- Kelulusan: diluluskan / diluluskan dengan syarat / tidak diluluskan. Nama, tandatangan, tarikh (dilengkapkan orang yang meluluskan):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jadual bajet lengkap dan sepadan dengan sebut harga.
- Orang yang meluluskan mengenali acara dan mahukan memo ringkas yang sedia untuk keputusan.
- Kewangan tersedia untuk membaca memo bagi konsistensi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang yang meluluskan atau jawatankuasa mesti menandatangani, masing-masing mahukan pandangan berbeza tentang bajet yang sama.
- Bajet mempunyai banyak soalan terbuka dan skopnya perlu disusun dahulu sebelum memo boleh ditulis.
- Penaja atau lembaga mengharapkan rekod yang didokumenkan yang tahan semakan kemudian.
Perlu pek kelulusan disediakan untuk jawatankuasa?
Event Blueprint boleh menghasilkan jadual bajet, andaian dan soalan terbuka serta draf memo yang sedia untuk orang yang meluluskan di pihak anda, dengan setiap baris boleh dijejak kepada sebut harga atau anggaran. Ketua projek kemudian boleh mengejar item terbuka hingga tarikh keputusannya. Kelulusan dan sebarang pengesahan kewangan terletak pada organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang memo itu?
Satu hingga dua halaman, ditambah jadual lampiran. Jika orang yang meluluskan tidak dapat membuat keputusan daripada halaman pertama, pindahkan butiran ke dalam jadual.
Patutkah saya memohon kelulusan sebelum sebut harga tiba?
Boleh, jika memo melabel anggaran dengan jelas dan menyatakan angka mana yang masih terbuka. Ramai jawatankuasa meluluskan had atas dan membuat komitmen apabila sebut harga mengukuh.
Siapa patut menandatangani memo?
Orang yang dinamakan dalam dokumen tadbir urus atau pewakilan kuasa anda sebagai orang yang meluluskan bajet. Jika ragu, tanya setiausaha atau pegawai kewangan anda. Jangan lengkapkan blok kelulusan bagi pihak sesiapa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.