Cara menetapkan peruntukan kontingensi acara
Seorang ahli jawatankuasa berkata tambah sepuluh peratus untuk kejutan, tetapi tiada siapa tahu sepuluh peratus itu untuk apa.
Jawapan ringkas
Peruntukan kontingensi ialah rizab berasingan yang dinamakan untuk kos yang belum dapat dinilai. Saiznya ditetapkan baris demi baris mengikut tahap kepastian setiap kos, disimpan berasingan daripada bajet asas, dan hanya digunakan dengan kelulusan orang yang dinamakan untuk meluluskan.
Peratusan rata ke atas keseluruhan bajet ialah kaedah yang paling lemah. Sebut harga yang ditandatangani memerlukan rizab kecil; anggaran atau item tanpa skop memerlukan lebih.
Apa itu kontingensi, dan apa yang bukan
- Ia untuk ketidakpastian dalam skop yang dipersetujui: sebut harga yang belum diterima, kos pembekal yang mungkin berubah, kuantiti yang mungkin meningkat.
- Ia bukan untuk skop baharu. Sesi baharu, venue lebih besar atau jamuan tambahan dikembalikan kepada jawatankuasa sebagai permintaan perubahan.
- Pastikan ia kelihatan sebagai baris tersendiri supaya bajet asas boleh dibaca dengan jujur.
Tentukan saiz mengikut kepastian, bukan kebiasaan
Kumpulkan baris anda mengikut ketegasan angka, kemudian biarkan jawatankuasa memilih peratusan rizab bagi setiap kumpulan. Peratusan dipilih oleh jawatankuasa anda, bukan ditetapkan di sini.
| Tahap kepastian | Ciri-cirinya | Pendekatan rizab |
|---|---|---|
| Tegas | Sebut harga atau kontrak ditandatangani dengan butiran yang termasuk dinyatakan. | Kecil atau tiada. Semak item yang disebut harga berasingan. |
| Anggaran | Angka lisan atau petunjuk, atau angka daripada acara lepas. | Peratusan lebih tinggi yang dipilih jawatankuasa. |
| Tanpa skop | Item yang belum dinyatakan, contohnya pelan perjalanan penceramah. | Peruntukan bernama sehingga skop ditulis. |
| Risiko dinamakan | Peristiwa khusus yang boleh diterangkan, seperti jam tambahan di venue. | Jumlah tetap yang dikaitkan dengan risiko itu. |
Pisahkan rizab daripada bajet asas
Tunjukkan kos asas, rizab dan jumlah pada baris berasingan. Apabila kontingensi sudah terkandung dalam sebut harga pembekal, jangan tambah satu lagi di atasnya; catatkannya dan anggap baris itu lebih tegas.
Kalkulator senario kontingensi mengasingkan kos asas dan rizab serta menunjukkan andaian di sebalik setiap senario.
Tetapkan siapa meluluskan penggunaannya dan bagaimana
- Namakan orang yang meluluskan, biasanya pemegang bajet atau bendahari, dan jumlah yang boleh digunakan tanpa kembali kepada jawatankuasa.
- Wajibkan nota ringkas bagi setiap penggunaan: apa kosnya, mengapa ia tiada dalam asas, dan baris rizab mana yang digunakan.
- Laporkan baki rizab pada setiap kemas kini jawatankuasa, bersama perkara yang masih tidak pasti.
- Sepakati apa yang berlaku kepada rizab tidak digunakan sebelum acara, supaya ia tidak dibelanjakan hanya kerana ia wujud. Lihat kelulusan penggunaan rizab untuk langkah kelulusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Rizab ditentukan mengikut kepastian baris
Organisasi dan angka rekaan. Peratusan ialah pilihan jawatankuasa rekaan itu, bukan cadangan.
Pasukan pembelajaran profesional rekaan mempunyai bajet asas RM 100,000. RM 70,000 diliputi sebut harga yang ditandatangani. RM 30,000 ialah anggaran. Jawatankuasa memilih 2 peratus untuk baris bertandatangan, 10 peratus untuk baris anggaran dan peruntukan bernama RM 2,000 bagi kerja lebih masa venue.
Rizabnya RM 6,400, ditunjukkan pada baris sendiri, dan jumlah permohonan ialah RM 106,400. Bendahari boleh meluluskan penggunaan sehingga RM 1,000 sendiri; lebih daripada itu dibawa kepada pengerusi.
| Kumpulan | Jumlah asas | Peraturan rizab | Rizab |
|---|---|---|---|
| Sebut harga bertandatangan | RM 70,000 | 2 peratus | RM 1,400 |
| Baris anggaran | RM 30,000 | 10 peratus | RM 3,000 |
| Risiko dinamakan: lebih masa venue | RM 0 | Jumlah tetap | RM 2,000 |
| Jumlah | RM 100,000 | RM 6,400 |
Gunakan sendiri
Templat peruntukan kontingensi
Salin senarai ini ke fail bajet anda. Setiap item memerlukan penanggungjawab dan tarikh sebelum peruntukan dikemukakan untuk kelulusan.
- Jumlah bajet asas (tanpa rizab):
- Baris dikumpulkan sebagai tegas / anggaran / tanpa skop, dengan jumlah:
- Peraturan rizab yang dipilih bagi setiap kumpulan dan siapa yang memilih:
- Risiko dinamakan dan jumlah tetap bagi setiap satu:
- Kontingensi yang sudah termasuk dalam sebut harga pembekal (jangan tambah dua kali):
- Jumlah rizab dan jumlah permohonan pada baris berasingan:
- Orang yang meluluskan penggunaan dan jumlah yang boleh diluluskan sendiri:
- Nota wajib bagi setiap penggunaan:
- Tarikh pelaporan baki rizab:
- Pengendalian rizab tidak digunakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan baris diliputi sebut harga dan jawatankuasa bersetuju cara mengumpulkan baki.
- Bendahari atau pemegang bajet tersedia untuk meluluskan penggunaan rizab dengan cepat.
- Acara pernah diadakan dan anda mempunyai rekod sendiri tentang lebihan belanja lepas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara baharu dan banyak baris tanpa skop, jadi peruntukan hanya tekaan jika skop belum disusun dahulu.
- Penaja atau ahli bertanya bagaimana rizab ditentukan dan rasionalnya perlu didokumenkan.
- Beberapa orang yang meluluskan tidak sependapat tentang apa yang boleh ditampung rizab dan pihak neutral boleh membantu membuat keputusan.
Perlu peraturan rizab ditulis dalam pelan?
Event Blueprint boleh menyusun struktur bajet dengan rizab yang kelihatan: baris dikumpulkan mengikut kepastian, risiko dinamakan, laluan kelulusan penggunaan dan jadual pelaporan. Bendahari atau pegawai kewangan anda memutuskan peratusan; Blueprint menjadikan jejak keputusan jelas untuk jawatankuasa. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah terdapat peratusan kontingensi piawai untuk acara?
Rizab yang sesuai bergantung pada kepastian sebut harga anda dan berapa banyak skop masih terbuka, jadi jawatankuasa patut memilih dan merekod peratusan sendiri bagi setiap kumpulan baris.
Patutkah saya memberitahu pembekal tentang kontingensi?
Tidak. Rizab ialah kawalan dalaman. Pembekal patut membuat sebut harga berdasarkan skop bertulis, dan sebarang perubahan skop melalui laluan kelulusan anda.
Bolehkah kontingensi menampung sesi baharu yang ditambah lewat?
Tidak patut. Sesi baharu ialah perubahan skop, jadi ia memerlukan permintaan perubahan, bajet asas yang dikemas kini dan kelulusan, bukan pengeluaran daripada rizab.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.