Maklum balas persidangan mengandungi aduan kelakuan serius
Semasa membaca maklum balas selepas acara, anda menemui komen yang menerangkan salah laku serius oleh seorang yang dinamakan.
Jawapan ringkas
Anggap ia perkara untuk orang atau badan yang ditetapkan organisasi anda bagi menerima aduan kelakuan, bukan untuk disiasat atau dinilai oleh pasukan acara. Hadkan siapa yang boleh melihat komen itu, simpan yang asal, dan serahkan dengan segera.
Jika komen mencadangkan sesiapa dalam bahaya segera, penanggungjawab yang bertanggungjawab memutuskan langkah mendesak. Jangan berdepan dengan orang yang dinamakan atau membalas kepada kumpulan yang lebih luas.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
Senario rekaan: Persatuan Fiktif Pengamal Perubatan Kerja mengumpul maklum balas melalui borang dalam talian. Satu komen tanpa nama menyatakan seorang panelis yang dinamakan membuat kenyataan tidak sesuai berulang kali kepada seorang peserta semasa rehat.
Kakitangan yang membaca borang kini memegang maklumat sensitif. Tulis apa yang komen itu katakan, dan apa yang tidak.
- Diketahui: ayat tepat, tarikh dan waktu, siapa telah melihatnya, dan sama ada butiran hubungan diberikan.
- Belum diketahui: sama ada catatan itu tepat. Pasukan acara tidak boleh memutuskannya.
- Belum diketahui: siapa peserta itu, sama ada mereka tahu komen dibuat, dan apa yang mereka mahu berlaku.
- Belum diketahui: sama ada organisasi anda mempunyai kod kelakuan atau orang yang dinamakan untuk dihubungi bagi aduan. Semak sebelum bertindak.
Siapa berhak memutuskan
Dasar kelakuan organisasi anda, jika ada, menamakan siapa yang menerima dan mengendalikan aduan: sering kali pengerusi jawatankuasa, pegawai yang ditetapkan, HR atau badan tadbir urus. Nasihat undang-undang mungkin diperlukan.
Peranan pasukan acara terhad kepada pengendalian yang selamat dan menyerahkan perkara itu.
- Penanggungjawab aduan yang ditetapkan: bagaimana perkara dinilai, siapa dimaklumkan dan apa tindakan seterusnya.
- Penasihat undang-undang atau HR: soalan pekerjaan, kontrak atau undang-undang.
- Penanggungjawab acara: menjaga rekod, mengawal siapa melihat borang dan menyelaraskan hal praktikal acara seperti diarahkan.
- Ahli pasukan acara: jangan bincangkan perkara di luar kalangan yang dipersetujui.
Langkah yang realistik dan kesannya
Ini ialah langkah pengendalian untuk disediakan. Penanggungjawab aduan memutuskan apa yang menyusul.
| Langkah | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Hadkan akses kepada maklum balas | Hadkan borang dan eksport kepada orang yang dinamakan, dan catat siapa telah melihatnya. | Menjaga pihak berkenaan; melambatkan analisis maklum balas. |
| Peliharakan yang asal | Simpan komen dan metadata seperti yang diterima. Jangan sunting atau padam. | Menyokong pihak yang menilainya; memerlukan penyimpanan selamat. |
| Rujuk kepada penanggungjawab aduan | Hantar komen, dengan garis masa anda, secara bertulis dan segera. | Meletakkan perkara pada pihak yang betul; tindak balas terserah kepada mereka. |
| Jangan hubungi orang yang dinamakan | Elakkan membincangkannya dengan orang yang dinamakan atau pasukan yang lebih luas sehingga diarahkan. | Mengelak ketidakadilan dan campur tangan; mungkin tidak selesa semasa menunggu. |
| Tawarkan laluan untuk pengadu | Jika butiran hubungan ada, penanggungjawab memutuskan sama ada dan bagaimana menghubungi. | Menghormati pengadu; ayat dan masa ditentukan oleh penanggungjawab. |
| Semak apa yang acara gunakan | Tanya penanggungjawab sama ada menghentikan promosi atau rakaman yang melibatkan orang yang dinamakan. | Mencegah kemudaratan berganda; keputusan penanggungjawab, bukan pasukan acara. |
Komunikasi
Pastikan mesej minimum, berfakta dan peribadi. Gunakan saluran selamat dan kalangan kecil.
- Kepada penanggungjawab aduan: "Kami menemui komen dalam maklum balas selepas acara yang menerangkan kebimbangan kelakuan serius tentang seorang yang dinamakan. Yang asal disimpan di [lokasi selamat]. Dilihat oleh [nama]. Sila nasihatkan langkah seterusnya dan siapa yang perlu dimaklumkan."
- Kepada kalangan kecil: "Sila jangan majukan, bincangkan atau bertindak atas komen dalam borang maklum balas sehingga [penanggungjawab] mengarahkan."
- Kepada pengadu, hanya jika penanggungjawab meluluskan: "Terima kasih atas maklum balas anda. Ia telah diserahkan kepada orang yang bertanggungjawab bagi perkara ini."
- Kepada pasukan atau peserta yang lebih luas: tiada, melainkan penanggungjawab aduan memutuskan sebaliknya.
Tindakan susulan dan pencegahan
- Sebelum acara akan datang, sahkan kod kelakuan dan laluan aduan yang dinamakan wujud dan dikongsi dengan penceramah, peserta dan pasukan. Tanya penasihat anda apa yang patut dikandunginya.
- Rangka borang maklum balas supaya kebimbangan serius mempunyai laluan yang dinamakan dengan jelas, dan supaya borang meminta apa yang perlu sahaja. Pengurang medan borang membantu menyemak setiap medan dan sama ada butiran hubungan pilihan.
- Sepakati siapa yang boleh membaca maklum balas teks bebas sebelum borang dibuka.
- Rekodkan jejak keputusan dalam log keputusan.
- Halaman berkaitan: penceramah membantah rakaman, e-mel mendedahkan maklumat hubungan dan peserta meminta pemadaman.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Satu komen tanpa nama dalam 190 maklum balas
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Penanggungjawab acara menghadkan eksport kepada dua orang yang dinamakan, menyimpan yang asal, dan menghantarnya pada hari yang sama kepada pengerusi jawatankuasa, yang merupakan orang untuk dihubungi bagi aduan yang ditetapkan.
Pengerusi memutuskan penilaian dan siapa dimaklumkan. Pasukan acara menangguhkan analisis komen itu, dan meneruskan ringkasan maklum balas selebihnya.
Gunakan sendiri
Nota serah aduan kelakuan
Lengkapkan dan hantar kepada penanggungjawab aduan yang ditetapkan melalui saluran selamat.
- Di mana dan bila komen ditemui; rujukan borang dan respons:
- Perkataan tepat, disalin tanpa suntingan:
- Butiran hubungan yang diberikan (ya atau tidak; jangan guna tanpa arahan):
- Siapa telah melihatnya setakat ini (nama, tarikh):
- Di mana yang asal disimpan dan siapa yang boleh mengaksesnya:
- Perkara acara atau program yang melibatkan orang yang dinamakan dan mungkin memerlukan keputusan:
- Apa yang telah dan belum dibuat pasukan acara:
- Soalan untuk penanggungjawab aduan dan penasihat undang-undang:
- Siapa memutuskan, dan tarikh respons dijangka daripada mereka:
- Langkah seterusnya yang dipersetujui dan siapa yang melaksanakannya:
Guna alat percuma: Pemilih medan minimum borang pendaftaran acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dasar kelakuan dan orang yang dinamakan untuk dihubungi bagi aduan wujud, dan bertindak balas dengan cepat.
- Hanya beberapa orang telah melihat komen itu.
- Pasukan acara boleh menyerahkan dan berundur.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada dasar atau orang untuk dihubungi yang dinamakan, dan pasukan acara tidak pasti siapa patut mengambilnya.
- Beberapa pembekal, sukarelawan atau penaja terlibat, atau perkara itu beredar.
- Anda mahu laluan kelakuan dan maklum balas disediakan sebelum acara akan datang.
Mahu pengendalian diselaraskan?
Jika tiada dasar atau orang yang dinamakan untuk dihubungi bagi aduan, kongsi apa yang berlaku, tanpa butiran peribadi. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek persidangan mengamankan rekod, menyediakan nota serah untuk penanggungjawab aduan anda, menguruskan hal praktikal acara seperti diarahkan, dan menyemak maklum balas serta susunan kelakuan sebelum acara akan datang. Penilaian aduan diputuskan oleh penanggungjawab yang ditetapkan dan penasihat undang-undang anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami bertanya orang yang dinamakan tentang pihaknya?
Tidak. Itu tugas sesiapa yang ditetapkan organisasi anda untuk mengendalikan aduan. Pasukan acara menyerahkan perkara itu dan tidak menyiasat.
Bolehkah kami memadam komen untuk menjaga orang berkenaan?
Jangan padam atau sunting. Hadkan akses dan peliharakannya, kemudian biar penanggungjawab aduan memutuskan.
Perlukah kami memberitahu peserta atau jawatankuasa?
Penanggungjawab aduan memutuskan siapa yang dimaklumkan dan bila. Kekalkan kalangan kecil sehingga mereka menasihati.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.