Soalan sebelum membatalkan acara
Pembatalan sedang dibincangkan, dan anda sedar tiada siapa membaca apa yang dinyatakan setiap perjanjian pembekal tentangnya.
Jawapan ringkas
Sebelum memutuskan apa-apa, kumpulkan syarat pembatalan setiap pembekal dalam jadual: apa yang dikatakan dokumen, apa yang dikatakan pembekal, tarikh penting dan jumlah yang dibayar atau dijanjikan.
Kemudian hantar soalan yang memerlukan tafsiran kepada penasihat undang-undang dan kewangan anda. Apa yang dibenarkan oleh sesuatu perjanjian ditentukan oleh penasihat tersebut.
Bina jadual komitmen dahulu
Buat satu baris bagi setiap pembekal atau venue. Rekodkan dokumen, rujukan klausa atau muka surat yang menyebut pembatalan, tarikh notis yang dinyatakan, jumlah dibayar dan jumlah dijanjikan tetapi belum dibayar.
Senario pembatalan ialah pilihan yang berasingan, bukan berlaku berturutan. Pembatalan 90 hari lebih awal dan 30 hari lebih awal ialah dua kes berasingan. Jangan jumlahkannya bersama. Lembaran pendedahan pembatalan mengekalkan setiap senario berasingan, dan kalkulator pendedahan deposit menyenaraikan bayaran yang sudah dibuat.
Soalan untuk setiap venue atau pembekal
- Apa yang dinyatakan perjanjian jika acara dibatalkan oleh pelanggan? Sila tunjukkan klausanya.
- Apakah tarikh notis, dan bagaimana notis perlu diberi?
- Apa yang telah dibayar, apa yang tertunggak dan apa yang bergantung pada tarikh notis?
- Adakah mana-mana jumlah digambarkan sebagai boleh dikembalikan, sebahagian boleh dikembalikan atau tidak boleh dikembalikan, dan dengan syarat apa?
- Bolehkah tempahan dianjak ke tarikh lain, dan dengan syarat apa?
- Kos mana yang sudah dijanjikan kepada pihak ketiga, dan bolehkah anda menunjukkannya?
- Siapa di pembekal boleh mengesahkan ini secara bertulis, dan sebelum bila?
Soalan untuk penasihat anda sendiri
- Antara klausa ini, yang mana memerlukan tafsiran sebelum kita memilih pilihan?
- Adakah apa-apa dalam perjanjian menjejaskan siapa yang boleh memberi notis bagi organisasi kita?
- Bagaimana bayaran yang sudah dibuat patut dikendalikan dalam akaun kita?
- Adakah terdapat perkara insurans atau cukai yang patut dibangkitkan kepada penasihat berkaitan? Kongsi jadual, bukan tajuk sahaja.
Menjadikan jadual sedia untuk keputusan
- Isi jadual bagi setiap pembekal sebelum mesyuarat jawatankuasa.
- Jalankan setiap senario sekali, dengan tarikhnya sendiri, dalam lembaran.
- Tandakan setiap sel sebagai "daripada dokumen", "daripada pembekal melalui mesej" atau "tidak diketahui".
- Bawa jadual, senario dan soalan penasihat kepada pembuat keputusan. Jika keputusan ialah penangguhan, gunakan rekod keputusan penangguhan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memetakan tiga pembekal sebelum mesyuarat jawatankuasa
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan menyenaraikan venue, pembekal AV dan pembekal katering. Venue telah menerima RM 20,000, dengan tarikh notis dinyatakan dalam perjanjian. Pembekal AV belum dibayar apa-apa, dan tarikh notis tidak dinyatakan. Sebut harga katering merujuk syarat berasingan yang belum dilihat urus setia.
Setiausaha meminta syarat yang tiada daripada katering, meminta pembekal AV menyatakan pendiriannya melalui mesej, dan memasukkan kedua-duanya sebagai "daripada pembekal, belum bertulis". Lembaran menunjukkan senario 90 hari dan senario 30 hari secara berasingan. Penasihat undang-undang menerima klausa venue dan syarat katering dengan tiga soalan khusus.
Gunakan sendiri
Senarai soalan pembatalan dan jadual komitmen
Lengkapkan jadual bagi setiap pembekal, kemudian hantar soalan.
- Pembekal atau venue, nama dokumen dan rujukan klausa atau muka surat:
- Tarikh notis dinyatakan, dan cara notis mesti diberi:
- Jumlah dibayar / jumlah dijanjikan dan belum dibayar:
- Jumlah digambarkan boleh dikembalikan, sebahagian atau tidak, dan syarat dinyatakan:
- Pilihan menganjakkan tarikh, dan syarat dinyatakan:
- Kos yang sudah dijanjikan kepada pihak ketiga, dengan bukti jika ditunjukkan:
- Sumber setiap jawapan: dokumen / mesej pembekal / tidak diketahui
- Pegawai pembekal yang mengesahkan secara bertulis, dan sebelum bila:
- Soalan untuk penasihat undang-undang (senarai):
- Soalan untuk penasihat kewangan (senarai):
- Soalan insurans untuk dibangkitkan kepada penasihat berkaitan (senarai):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit pembekal dan dokumen jelas dalam fail.
- Seorang pegawai boleh mengejar jawapan bertulis.
- Penasihat undang-undang sudah tersedia untuk menyemak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Syarat bertaburan dalam e-mel, sebut harga dan janji lisan.
- Ramai pembekal dengan tarikh notis berbeza.
- Jawatankuasa memerlukan senario dan kos berdampingan dalam beberapa hari.
Perlu komitmen dipetakan dan soalan dihantar?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul setiap dokumen pembekal, membina jadual komitmen, mengejar pendirian bertulis dan menyediakan senario serta soalan penasihat untuk pembuat keputusan. Tafsiran perjanjian terletak pada penasihat undang-undang anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah senarai ini memberitahu apa yang perlu kita bayar?
Tidak. Ia mengumpul apa yang dikatakan dokumen dan pembekal serta menyusun soalan. Apa yang perlu dibayar ialah soalan undang-undang dan kewangan untuk penasihat anda.
Mengapa tidak menambah semua senario pembatalan bersama?
Hanya satu senario akan berlaku. Menambahnya membesarkan pendedahan dan menyembunyikan tarikh yang penting. Jalankan setiap senario secara berasingan.
Bagaimana jika pembekal enggan menjawab secara bertulis?
Rekodkan sel sebagai tidak diketahui dan maklumkan penasihat anda. Teruskan bertanya, dengan tarikh untuk jawapan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.