Apabila penaja utama menarik diri selepas percetakan bermula
Penaja utama baru menulis untuk menarik diri, sedangkan buku program dan sepanduk yang dicetak sudah memaparkan logonya.
Jawapan ringkas
Hentikan sementara perbelanjaan baharu yang bergantung pada penaja, kemudian catat apa yang dipersetujui, apa yang sudah dibayar dan apa yang sudah dicetak. Sama ada penarikan diri dibenarkan, dan apa yang berlaku kepada wang yang sudah dibayar, ialah soalan untuk penasihat undang-undang dan kewangan anda.
Sementara itu, bandingkan pilihan praktikal bagi bahan bercetak dan jurang bajet secara berdampingan, termasuk mengecilkan skala, dan biar penanggungjawab bajet memilih.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Asingkan perkara yang boleh ditunjukkan secara bertulis daripada perkara yang hanya andaian. Lajur kanan menyatakan siapa yang perlu ditanya.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Notis bertulis penaja, tarikhnya dan ayat tepatnya | Sama ada notis itu muktamad atau pendirian awal dalam rundingan | Wakil penaja, melalui orang yang menandatangani perjanjian |
| Perjanjian penajaan yang ditandatangani dan penyampaian yang disenaraikan | Apa yang dinyatakan oleh perjanjian tentang penarikan diri, bayaran dan penggunaan logo | Penasihat undang-undang; penandatangan perjanjian |
| Jumlah yang sudah diinvois dan diterima | Sama ada sebarang jumlah perlu dipulangkan atau masih kena dibayar | Bendahari, dengan nasihat undang-undang dan kewangan |
| Bahan bercetak yang membawa logo, kuantiti dan kos cetakan | Sama ada pencetak boleh mencetak semula, dengan kos dan masa berapa | Pencetak, ditanya secara bertulis |
| Bajet diluluskan dan bahagian yang dirancang ditampung oleh penajaan | Sama ada sumber lain atau skop lebih kecil boleh diterima | Bendahari atau jawatankuasa kewangan |
Siapa yang berhak memutuskan
Bendahari atau jawatankuasa kewangan memutuskan sama ada bajet berubah. Pengerusi jawatankuasa memutuskan sama ada skop berubah. Ketua urus setia memutuskan cara kerja dijalankan.
Sama ada penaja boleh menarik diri, dan sama ada sebarang yuran dipulangkan, ialah soalan kontrak dan perakaunan. Ketua projek boleh menyediakan fakta dan soalan. Jawapannya datang daripada penasihat undang-undang dan pasukan kewangan anda.
- Jurang bajet dan perbelanjaan cetak semula: bendahari atau jawatankuasa kewangan.
- Perubahan program atau skala: pengerusi jawatankuasa.
- Kandungan mesej kepada penaja dan orang ramai: pengerusi dan ketua urus setia bersama.
- Status kontrak: penasihat undang-undang, berdasarkan perjanjian yang ditandatangani.
Pilihan yang realistik, termasuk menghentikan atau mengecilkan skala
Susun pilihan bersama. Mengekalkan cetakan sedia ada dan mengecilkan skala acara ialah kedua-duanya pilihan yang sebenar.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat yang perlu ditimbang |
|---|---|---|
| Guna bahan bercetak dan buang logo secara digital | Kemas kini laman web, slaid dan fail papan tanda. Bahan bercetak kekal. | Bahan bercetak masih memaparkan penaja, mungkin perlu nota atau pelekat. |
| Tutup atau betulkan bahan bercetak | Tanya pencetak tentang pelekat, cetak tindih atau cetak semula separa. | Kos dan masa tambahan. Perlu keputusan siapa menanggung. |
| Cetak semula sepenuhnya | Cetak semula semua bahan yang terjejas tanpa penaja. | Kos tertinggi. Semak tarikh yang diperlukan pencetak sebelum ia menjejaskan acara. |
| Kecilkan skala acara | Kurangkan hidangan, jam atau saiz bilik mengikut bajet. | Acara lebih kecil, mungkin program lebih pendek. Perlu persetujuan jawatankuasa. |
| Tangguhkan | Alihkan tarikh apabila status bajet jelas. | Terma venue dan pembekal terpakai. Peserta dan penceramah perlu notis awal. |
Siapa berkata apa kepada siapa
Pada peringkat awal, bercakap sedikit dan berpegang pada fakta. Setiap mesej datang daripada seorang yang dinamakan, dan penaja berhubung dengan seorang wakil sahaja.
Templat ringkas kepada penaja, selepas penasihat undang-undang anda menyemaknya:
- Terima kasih atas surat anda bertarikh [tarikh]. Kami telah merekodkan keputusan anda dan sedang menyemak perjanjian serta bahan yang sudah dihasilkan.
- Sila sahkan secara bertulis sama ada ini pendirian muktamad anda, dan sama ada penyampaian atau penggunaan logo perlu dihentikan serta-merta.
- Kami akan menulis semula pada [tarikh] tentang langkah seterusnya. Sila hantar balasan kepada [nama].
Tindakan susulan dan mencegah pengulangan
- Rekodkan notis, fasal perjanjian, bayaran dan tempahan cetakan dalam log keputusan dengan penanggungjawab dan tarikh bagi setiap perkara terbuka.
- Kemas kini penjejak penyampaian penaja supaya setiap kewajipan penaja yang tinggal dan setiap penempatan logo yang masih aktif kelihatan.
- Jalankan kalkulator kepekaan hasil penaja untuk melihat sejauh mana bajet berubah jika pendapatan penaja lain lewat atau lebih kecil.
- Sebelum cetakan seterusnya, tahan karya seni sehingga penaja mengesahkan senarai akhir penempatan logo secara bertulis.
- Selepas acara, rekodkan punca jurang dalam penjejak bukti manfaat acara supaya rancangan seterusnya belajar daripadanya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Logistik Malaysia kehilangan penaja utama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan rekaan ini merancang sidang kemuncak sehari dengan bajet RM180,000. Pakej penaja utama bernilai RM50,000, dan buku program serta sepanduk berharga RM12,000 telah dicetak minggu lalu dengan logo penaja.
Penaja menulis bahawa penyusunan semula syarikat menghalangnya meneruskan. Ketua urus setia menghentikan tempahan lanyard, merekodkan fakta dan meminta bendahari menyemak jumlah yang diterima. Jawatankuasa membandingkan pilihan dalam jadual, memutuskan membuang logo daripada fail digital, menambah sisipan bercetak pada buku program dan mengurangkan satu sesi hidangan. Penasihat undang-undang ditanya tentang perjanjian secara berasingan.
Gunakan sendiri
Log bukti penarikan diri penaja
Salin ke dokumen kongsi. Satu penanggungjawab setiap baris, satu tarikh setiap perkara terbuka.
- Tarikh dan kandungan notis penaja:
- Rujukan perjanjian, penandatangan dan tarikh ditandatangani:
- Penyampaian yang dijanjikan penganjur dan statusnya:
- Jumlah diinvois, diterima dan tertunggak:
- Bahan bercetak berjenama penaja: item, kuantiti, kos, pencetak:
- Bahan digital berjenama penaja: laman web, slaid, fail papan tanda:
- Soalan untuk penasihat undang-undang (terma penarikan diri, bayaran, penggunaan logo):
- Soalan untuk kewangan (jurang bajet, layanan perakaunan bagi jumlah diterima):
- Pilihan yang dipertimbangkan, pilihan yang dipilih dan orang yang meluluskan:
- Mesej yang dihantar: kepada siapa, oleh siapa, pada tarikh apa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perjanjian ringkas dan notis jelas.
- Cetakan ialah satu-satunya kos yang sudah dibayar dan bajet ada rizab.
- Seorang individu berkuasa memutuskan dan boleh berbuat demikian dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa mesti bersetuju tentang skala, bajet dan ayat mesej.
- Bahan cetak, papan tanda dan digital tersebar di banyak pembekal.
- Bajet bergantung pada beberapa penaja, dan jurang lebih besar daripada rizab.
Perlukan seseorang untuk menyelaraskan pemulihan ini?
Jika jawatankuasa anda sibuk mengurus penaja, hantarkan notis penaja, perjanjian dan tempahan cetakan anda. Kami akan membalas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek boleh mengumpul perjanjian, bayaran dan tempahan cetakan dalam satu log, menyediakan soalan untuk penasihat undang-undang dan kewangan anda, dan menyelaraskan perbualan dengan pembekal sementara jawatankuasa anda memutuskan. Diagnostik perancangan pula boleh menyemak kebergantungan bajet. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, dan keputusan akhir diputuskan oleh jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami meminta penaja tetap membayar?
Sama ada apa-apa masih kena dibayar bergantung pada perjanjian yang ditandatangani. Rujuk penasihat undang-undang dan pasukan kewangan sebelum sebarang mesej tentang wang.
Perlukah kami memberitahu peserta?
Beritahu peserta hanya jika pengalaman mereka berubah, seperti program yang lebih kecil. Perubahan penaja semata-mata mungkin tidak memerlukan pengumuman. Pengerusi jawatankuasa memutuskan.
Perlukah kami mencari penaja pengganti?
Itu keputusan jawatankuasa dan bendahari, setelah jurang bajet diketahui. Untuk menjual penajaan, lihat penajaan dan pengkomersialan acara.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.