Asingkan wang penaja yang disahkan daripada yang belum pasti
Senarai penaja dalam agenda jawatankuasa mempunyai lima belas nama, tetapi tiada siapa tahu berapa banyak yang benar-benar pasti.
Jawapan ringkas
Wang penaja hanya disahkan apabila ada perjanjian bertulis, amaun yang dinyatakan, skop manfaat yang dipersetujui dan tarikh bayaran. Semua yang sebelum itu ialah prospek, walau semesra mana pun perbualan tersebut.
Letakkan kedua-duanya pada baris berasingan dalam bajet. Prospek boleh ditunjukkan sebagai senario berlabel, tidak pernah ditambah ke bajet asas.
Tangga status yang mengelakkan pengiraan berangan-angan
Beri setiap perbualan penaja satu status sahaja, dan biarkan status menentukan tempat amaun ditunjukkan.
| Status | Bukti diperlukan | Tempat ia muncul |
|---|---|---|
| Dikenal pasti | Nama dan sebab peserta sesuai | Tidak dalam bajet |
| Telah dihubungi | Mesej dihantar, belum ada balasan | Tidak dalam bajet |
| Dalam perbincangan | Wakil bernama meminta butiran atau cadangan | Senario sahaja |
| Dipersetujui secara lisan | Minat dinyatakan, belum ditandatangani | Senario sahaja, ditandakan |
| Disahkan | Perjanjian ditandatangani atau penerimaan bertulis, amaun dan manfaat dinyatakan | Bajet asas, pada nilai bersih |
| Dibayar | Dana diterima dalam akaun | Kedudukan tunai |
| Ditolak atau luput | Penolakan bertulis, atau tarikh akhir berlalu | Dikecualikan, disimpan dalam rekod |
Mengapa persetujuan lisan tidak mencukupi
Orang kanan berkata ya di koridor biasanya bermaksud berminat pada prinsipnya. Skop, amaun, entiti pengeluar invois, tarikh bayaran dan apa yang penaja terima masih terbuka.
Mana-mana daripadanya boleh mengubah nilai atau melewatkannya melepasi kos yang mesti anda bayar. Rekodkan persetujuan lisan, tetapi anggap ia senario.
Menggunakan kebarangkalian dengan jujur
Anda boleh memberi wajaran kepada amaun prospek dalam senario, tetapi wajaran itu ialah penilaian anda sendiri, bukan ramalan. Tandakan sedemikian, contohnya Pandangan jawatankuasa, dimasukkan oleh setiausaha.
Kalkulator sensitiviti hasil penajaan menerima amaun disahkan, mungkin dan hilang beserta kebarangkalian yang anda taip sendiri, dan mengasingkan pendapatan bersih yang terikat daripada prospek.
Mengekalkan satu sumber kebenaran
- Wujudkan satu penjejak dengan satu baris bagi setiap penaja dan satu status bagi setiap baris.
- Namakan seorang yang boleh menukar status, dan wajibkan rujukan dokumen untuk Disahkan.
- Semak penjejak pada setiap mesyuarat jawatankuasa sebelum bajet dibincangkan.
- Catat tarikh dan sebab setiap pergerakan ke Ditolak atau luput, supaya senario boleh dikemas kini dengan cepat.
Keputusan berkaitan
Setakat mana pendapatan disahkan boleh menampung bajet dibincangkan dalam perkara yang boleh dan tidak boleh diselesaikan pendapatan penaja. Menentukan bila prospek mesti menjadi sebenar, atau pelan berubah, ada dalam menetapkan tarikh akhir pembiayaan penaja dan pelan gantian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Lima belas nama dikecilkan kepada yang boleh digunakan bajet
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja. Ia bukan penanda aras kadar.
Sebuah persatuan pembangunan profesional rekaan menyenaraikan lima belas bakal penaja dengan jumlah harapan RM 150,000. Bendahari menukar senarai itu kepada status sebelum mesyuarat bajet.
Dua disahkan dengan surat bertandatangan, empat dalam perbincangan, tiga dipersetujui secara lisan, dua ditolak dan empat belum membalas. Hanya dua yang disahkan masuk bajet asas.
| Status | Bilangan | Amaun bersih | Layanan |
|---|---|---|---|
| Disahkan | 2 | 18,000 | Bajet asas |
| Dipersetujui secara lisan | 3 | 21,000 | Senario, ditandakan |
| Dalam perbincangan | 4 | 30,000 | Senario |
| Ditolak | 2 | 0 | Dikecualikan |
| Dihubungi, tiada balasan | 4 | 0 | Tidak ditunjukkan |
Gunakan sendiri
Lajur penjejak status penaja
Sediakan lajur ini dalam spreadsheet kongsi. Satu baris bagi setiap penaja, satu status bagi setiap baris.
- Nama penaja dan orang yang menjadi penghubung:
- Status daripada tangga di atas:
- Rujukan bukti bagi Disahkan, seperti nama fail surat bertandatangan dan tarikh:
- Amaun kasar, anggaran kos penyampaian, amaun bersih:
- Manfaat yang dijanjikan, dipautkan kepada pembina inventori penajaan:
- Tarikh bayaran dan entiti pengeluar invois:
- Tarikh hubungan terakhir dan langkah seterusnya beserta penanggungjawab:
- Kebarangkalian yang dimasukkan jawatankuasa untuk senario, ditandakan sebagai penilaian:
- Sebab dan tarikh jika ditolak atau luput:
Guna alat percuma: Kalkulator sensitiviti hasil penajaan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penaja sedikit dan seorang individu menjejakinya.
- Perjanjian ringkas dan ditandatangani oleh orang yang berkuasa.
- Jawatankuasa menerima bahawa hanya pendapatan bersih yang disahkan masuk bajet asas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai orang berurusan dengan penaja dan status tidak sepadan.
- Ahli kanan membuat janji lisan yang tidak direkodkan.
- Kewangan memerlukan pemisahan jelas antara pendapatan terikat dan mungkin sebelum meluluskan perbelanjaan.
Perlukan penjejak penaja dan paparan bajet disediakan?
Event Blueprint boleh merancang aliran kerja komersial bersama anda: tangga status yang dipersetujui jawatankuasa, penjejak, paparan bajet yang mengasingkan amaun disahkan dan mungkin, serta tarikh keputusan. Penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja dan membentuk pakej, dan keputusan akhir tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai penaja anda dan status setiap perbualan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah e-mel yang menyatakan minat cukup untuk dikira?
Tidak. Minat ialah petanda baik dan tempatnya dalam perbincangan atau senario. Kira wang selepas perjanjian menyatakan amaun, manfaat dan tarikh bayaran.
Bolehkah kami tambah peratusan bagi penaja yang mungkin ke bajet asas?
Simpan peratusan dalam senario dan tandakan sebagai pertimbangan anda sendiri. Bajet asas hanya memegang amaun bersih yang disahkan.
Bagaimana jika penaja yang disahkan menarik diri kemudian?
Alihkan baris itu ke Ditolak atau luput beserta tarikh dan sebab, kemudian gunakan pelan gantian yang dipersetujui lebih awal. Semak apa yang dinyatakan perjanjian tentang pembatalan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.