Perundingan perancangan atau penyelarasan hari acara?
Anda ada bajet untuk bantuan luar dan perlu memilih antara bulan perancangan dan hari acara.
Jawapan ringkas
Perundingan perancangan bekerja pada bulan sebelum acara: skop, garis masa, keperluan pembekal, keputusan dan dokumen. Penyelarasan hari acara bekerja pada hari itu: orang, masa, pembekal di lokasi dan masalah apabila timbul.
Kebanyakan masalah hari acara bermula sebagai kekurangan dalam perancangan. Jika pelan anda nipis, belanja pada perancangan dahulu. Jika pelan kukuh dan hari itu mempunyai banyak bahagian bergerak, tambah penyelarasan hari acara.
Dua tempoh berbeza, dua hasil berbeza
| Soalan | Perundingan perancangan | Penyelarasan hari acara |
|---|---|---|
| Bila kerja berlaku? | Dari keputusan mengadakan acara hingga taklimat akhir. | Latihan, pemasangan, hari acara dan penutupan. |
| Apa yang anda terima? | Taklimat, pelan, garis masa, tanggungjawab, keperluan pembekal, dokumen susunan hari. | Orang diarah pada hari itu, isu dikendalikan, rekod penutupan ringkas. |
| Siapa perlu hadir? | Kebanyakannya jarak jauh atau dalam mesyuarat dengan pasukan anda. | Di lokasi, biasanya untuk jam tetap. |
| Bergantung pada | Pembuat keputusan anda membalas tepat pada masanya. | Pelan, senarai nama untuk dihubungi dan dokumen susunan hari yang sudah tersedia. |
| Apa yang anda beli | Anda membeli pelan yang boleh digunakan dengan mana-mana pembekal. | Anda membeli perhatian pada hari itu. Ia paling berkesan pada pelan yang jelas. |
Bila sokongan perancangan menjadi keutamaan
- Format, venue atau skop pembekal masih terbuka.
- Senarai tanggungjawab tiada atau sudah lapuk.
- Sebut harga tiba dalam bentuk berbeza dan tidak boleh dibandingkan.
Bila penyelarasan hari acara menjadi keutamaan
- Pelan dan fail pembekal lengkap dan dipersetujui.
- Acara mempunyai beberapa bilik, pintu masuk atau segmen berjadual.
- Pasukan anda sendiri akan menyambut tetamu dan tidak boleh mengendalikan logistik sekali gus.
Setujui skop di lokasi secara bertulis
Jika penyelarasan hari acara termasuk, catat jam, kuasa orang itu membuat keputusan kecil, orang yang dihubungi jika timbul masalah besar dan apa yang tetap menjadi tanggungjawab venue dan pembekal. Soalan keselamatan dan had bilangan orang ialah tanggungjawab pihak venue dan pihak berkuasa yang berkelayakan.
Siapa yang tidak perlu membeli bantuan luar
Seminar satu bilik dengan pelan tetap dan pasukan venue yang sudah mengendalikan bilik itu mungkin tidak memerlukan kedua-duanya. Gunakan jadual tanggungjawab bagi hari itu dan beri taklimat kepada kakitangan sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum rekaan membahagikan bajetnya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Fiktif Property Council mengadakan forum sehari dengan dua bilik dan makan tengah hari untuk kira-kira 220 tetamu. Ia tiada pelan bertulis.
Ia berbelanja dahulu pada perancangan, kemudian memutuskan tentang penyelarasan selepas melihat dokumen susunan. Pek perancangan menunjukkan dua segmen berjadual yang memerlukan seorang yang dinamakan pada hari itu.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja keputusan perancangan atau hari acara
Tandakan setiap pernyataan yang benar hari ini. Kumpulan yang mempunyai lebih banyak tanda menunjukkan di mana untuk melihat dahulu.
- Kekurangan perancangan: tiada skop bertulis / tiada garis masa / tiada senarai tanggungjawab / tiada keperluan pembekal.
- Kekurangan hari acara: tiada dokumen susunan hari / tiada orang untuk dihubungi di lokasi bagi setiap pembekal / tiada siapa untuk dihubungi jika timbul masalah besar.
- Berapa bilik, pintu masuk dan segmen berjadual yang ada pada hari itu?
- Siapa akan menyambut tetamu dan tidak dapat mengurus logistik?
- Kekurangan mana yang lebih daripada separuh tanda?
- Skop yang diminta: perancangan / penyelarasan hari acara / kedua-duanya.
- Jam di lokasi dan kuasa untuk dipersetujui secara bertulis:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pelan dan dokumen susunan hari lengkap.
- Pasukan venue sudah mengendalikan bilik.
- Hari itu ialah satu bilik dengan masa yang mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pelan nipis dan keputusan terbuka.
- Beberapa bilik atau segmen berjadual memerlukan seseorang memantau jam.
- Pasukan anda menyambut tetamu dan tidak boleh menyelaras pembekal sekali gus.
Perlukan perancangan ditampung sebelum hari acara?
Event Blueprint meletakkan skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal di atas kertas supaya hari itu berjalan daripada pelan. Jika anda juga mahu seorang yang dinamakan menyelaras di lokasi, ketua projek boleh membincangkan kehadiran di lokasi sebagai sebahagian skop yang dipersetujui, dan pengurusan acara perkhidmatan penuh turut merangkumi hari acara. Mulakan dengan pemilih perkhidmatan, kemudian hantar kekurangan yang anda temui dan kami membalas dengan tahap yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah saya mengupah seseorang untuk hari acara sahaja?
Boleh, tetapi mereka akan bekerja daripada apa-apa pelan yang ada. Beri mereka dokumen susunan dan nama untuk dihubungi di pihak pembekal lebih awal.
Adakah sokongan perancangan termasuk kehadiran di lokasi?
Hanya jika skop menyatakannya. Setujui kehadiran, jam dan kuasa secara bertulis.
Yang mana patut dibuat dahulu jika bajet terhad?
Perancangan, dalam kebanyakan kes, kerana masalah hari acara sering bermula sebagai kekurangan dalam perancangan. Semak kekurangan anda dengan lembaran kerja.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.