Retainer acara atau lantikan projek sekali sahaja?
Anda menganjurkan beberapa acara setahun dan tertanya sama ada melantik bantuan sekali atau berterusan.
Jawapan ringkas
Lantikan projek sekali sahaja membeli bantuan untuk satu acara tertentu dengan tarikh mula, tarikh tamat dan skop yang dipersetujui. Retainer membeli susunan berterusan bagi beberapa acara atau setahun penuh, apabila kesinambungan lebih penting daripada satu tarikh.
Kira acara anda dan jarak antaranya. Jika setiap acara berasingan dan pengetahuan tidak digunakan semula, lantikan projek sesuai. Jika pasukan, pembekal, ahli dan pengajaran yang sama berpindah dari satu acara ke acara seterusnya, retainer atau pengurusan program berulang wajar dinilai harganya.
Apa yang sebenarnya anda beli
Lantikan projek membeli hasil bagi satu acara. Retainer (bayaran berkala) membeli akses dan kesinambungan dari masa ke masa, jadi skop perlu ditulis dengan lebih teliti, bukan lebih longgar.
| Bidang | Lantikan projek sekali sahaja | Retainer atau program berulang |
|---|---|---|
| Skop | Satu acara, hasil kerja disenaraikan, tarikh tamat dinamakan. | Program acara atau set aktiviti tertentu sepanjang tempoh, dengan tarikh semakan. |
| Kesinambungan | Serahan pada akhir. Acara seterusnya bermula semula. | Fail pembekal, log keputusan dan pengajaran dibawa ke hadapan. |
| Corak beban kerja | Memuncak sekitar satu acara. | Beberapa kemuncak, atau kerja tetap bulanan sepanjang tahun. |
| Fleksibiliti | Mudah membandingkan sebut harga dan berhenti pada akhir. | Lebih mudah digunakan semula, tetapi anda perlu tarikh semakan dan cara keluar yang jelas. |
| Apa yang anda beli | Anda menempah hasil yang ditakrifkan. Asas harga ialah perkara untuk anda setujui dengan pembekal perkhidmatan. | Anda menempah tenaga untuk satu tempoh. Notis, perubahan skop dan apa yang dikira kerja dalam skop perlu anda putuskan secara bertulis. |
Tanda lantikan projek sudah memadai
- Acara bersifat sekali sahaja, seperti satu persidangan ulang tahun.
- Acara seterusnya lebih setahun lagi dan tiada siapa menjangka pelan digunakan semula.
- Skop boleh disenaraikan sekarang dan jarang bertambah.
- Pasukan anda mampu mengendalikan beban kecil yang tetap di antara acara.
Tanda retainer atau susunan berulang sesuai
- Tiga acara atau lebih berkongsi ahli, pembekal atau hubungan dengan venue.
- Soalan sama berulang setiap kitaran: tarikh, penceramah, kelulusan bajet, pendaftaran.
- Pertukaran kakitangan menyebabkan setiap acara dibina semula dari awal.
- Kewangan mahu satu skop dan satu semakan setahun, bukan perolehan baharu setiap kali.
Cara memastikan retainer tetap telus
Tulis apa yang termasuk dalam skop setiap suku tahun dan apa yang dikira tambahan. Tetapkan tarikh semakan apabila kedua-dua pihak boleh melaras atau berhenti.
Minta log keputusan, fail pembekal dan nota status selepas setiap acara, supaya nilai kekal bersama anda dan bukan pembekal perkhidmatan.
Jalan tengah
Mulakan dengan satu acara sebagai lantikan projek, minta dokumen serahan yang lengkap, dan putuskan tentang susunan berulang selepas semakan pertama. Bandingkan juga dengan Event Blueprint atau sokongan perancangan berterusan jika anda belum pasti berapa banyak bantuan berterusan yang diperlukan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif mengira acaranya setahun
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Sokongan menganjurkan satu persidangan tahunan, dua forum serantau dan satu majlis makan malam ahli. Pada tahun lalu, sukarelawan berbeza mengurus setiap acara dan maklumat pembekal hilang di antaranya.
Bendahari menyenaraikan empat acara, kira-kira 20 minggu kerja aktif keseluruhan, dan tiga keputusan berulang: venue, kelulusan penceramah dan peraturan pendaftaran. Mereka meminta sebut harga persidangan sebagai projek sekali sahaja, dan sebut harga forum serta majlis makan malam sebagai program berulang dengan semakan selepas enam bulan.
Gunakan sendiri
Lembaran keputusan retainer atau projek
Isi bersama jawatankuasa. Dua jawapan atau lebih yang menunjuk kepada ahli, pembekal atau keputusan yang dikongsi bermakna susunan berulang wajar dinilai harganya.
- Acara dirancang dalam 12 bulan akan datang, dengan tarikh anggaran:
- Adakah acara berasingan, atau berkongsi ahli, venue dan pembekal? (berkongsi = berulang)
- Siapa membawa pengetahuan antara acara kali lalu, dan adakah beliau masih ada?
- Keputusan mana yang berulang pada setiap acara?
- Bolehkah skop setiap acara disenaraikan sekarang? (ya = projek)
- Apa yang anda mahu dalam pek serahan selepas setiap acara?
- Tarikh semakan dan titik keluar yang anda perlukan:
- Penanggungjawab bajet dan laluan kelulusan bagi komitmen berulang:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda menganjurkan satu acara setahun dan seorang penanggungjawab setiap kali.
- Fail dan templat anda sendiri sudah digunakan semula dengan baik.
- Skop kecil dan tetap di antara kemuncak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa acara setahun bergantung pada beberapa sukarelawan yang sama.
- Setiap acara bermula semula kerana tiada serahan.
- Kewangan memerlukan satu skop yang disemak, bukan perolehan berulang.
Perlukan acara berulang diurus sebagai satu program?
Jika lembaran anda menunjukkan susunan berulang, pengurusan program berulang boleh menyelaras kalendar, keputusan dan fail pembekal bagi semua acara anda manakala jawatankuasa mengekalkan kelulusan. Jika ketua hanya diperlukan untuk persidangan utama, ketua projek persidangan ialah skop yang lebih ringan. Gunakan pemilih perkhidmatan, hantar kalendar acara anda, dan kami membalas dengan skop yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah retainer lebih murah daripada projek sekali sahaja?
Tidak semestinya. Retainer boleh mengurangkan masa persediaan dan perolehan berulang, tetapi anda menempah tenaga untuk satu tempoh. Minta setiap pembekal perkhidmatan menunjukkan apa dalam skop dan apa tambahan, kemudian bandingkan berdasarkan kalendar acara anda.
Bolehkah kami mulakan dengan projek dan beralih ke retainer kemudian?
Boleh. Minta dokumen serahan pada akhir projek pertama supaya susunan berulang boleh bermula daripada rekod anda.
Apa yang perlu dalam semakan retainer?
Apa yang diserahkan berbanding skop, keputusan yang masih terbuka, keperluan tempoh seterusnya, dan sama ada susunan perlu diteruskan, diubah atau dihentikan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.