Cara memperkenalkan kru acara sebelum hari acara
Kru datang daripada pelbagai sumber, ada yang baharu, dan setiap orang perlu maklumat yang sama sebelum pintu dibuka.
Jawapan ringkas
Pengenalan kru memberikan setiap orang lima perkara yang sama: tujuan acara, pos mereka, kepada siapa mereka melapor, apa yang tidak boleh diputuskan sendiri dan cara mendapatkan bantuan. Lakukan dalam dua langkah, pek bertulis ringkas terlebih dahulu dan penerangan di lokasi.
Pastikan cukup pendek untuk dibaca dan cukup khusus untuk digunakan. Kad tugas satu halaman lebih baik daripada manual dua puluh halaman.
Apa yang setiap kru perlu tahu
Asas acara: nama, tarikh, bentuk aturcara, siapa tetamu dan satu perkara yang paling ingin penganjur lihat berjalan lancar. Pos sendiri: di mana, jam berapa, apa dibuat dahulu, apa dibuat jika ada masalah.
Pelaporan dan pihak atasan: seorang penyelia, seorang pengganti, dan orang yang boleh dihubungi jika masalah besar.
Langkah-langkahnya
- Senaraikan siapa yang datang dan dari mana: kakitangan, sukarelawan, kru agensi, kru pembekal. Setiap kumpulan mungkin ada majikan dan peraturan berbeza.
- Bagi setiap pos, tulis kad tugas menggunakan huraian peranan. Sertakan jam, tugas, alat dan nama penyelia.
- Sediakan halaman taklimat acara: profil tetamu, ringkasan aturcara, orang utama untuk dihubungi dan peta atau pelan lantai daripada venue.
- Hantar pek lebih awal, dengan tarikh untuk soalan dan cara untuk mengesahkan mereka telah membacanya.
- Adakan penerangan di lokasi sebelum pintu dibuka, pos demi pos, di kedudukan sebenar.
- Semak kecekapan pada alat yang akan digunakan. Gunakan senarai semak kecekapan dan tambah latihan ringkas untuk apa-apa yang baharu, seperti mengimbas lencana peserta.
- Terangkan susunan rehat dan liputan, daripada pelan liputan rehat, dan siapa untuk dijumpai jika tidak sihat atau memerlukan bantuan.
- Tutup dengan sesi soalan ringkas dan sahkan setiap orang tahu penyelia dan pengganti mereka.
Apa yang dimasukkan dalam kad tugas
| Item | Apa yang dinyatakan |
|---|---|
| Pos dan lokasi | Di mana berdiri atau duduk, dengan rujukan peta. |
| Jam dan rehat | Mula, tamat, tempoh rehat dan siapa menggantikan. |
| Tugas mengikut urutan | 15 minit pertama, semasa acara, 15 minit terakhir. |
| Alat dan akses | Apa yang digunakan, dan siapa ditanya jika gagal. |
| Jangan putuskan sendiri | Bayaran balik, perubahan aturcara, apa-apa yang melibatkan aduan tetamu atau keselamatan. |
| Pihak atasan | Nama dan cara menghubungi penyelia dan pengganti. |
| Siap sedia dan liputan | Siapa menggantikan pos anda dan siapa dimaklumkan jika anda tidak dapat hadir. |
Perkara khusus venue, keselamatan dan akses
Peraturan venue, susunan akses, laluan pemindahan dan apa-apa taklimat keselamatan ialah tanggungjawab venue dan pihak berkelayakan. Tanya venue apa yang wajib dimaklumkan kepada kru, dan dalam bentuk apa, kemudian masukkan dalam pengenalan anda sendiri.
Jangan menerangkan semula maklumat keselamatan dari ingatan. Serahkan apa yang disediakan venue dan catat siapa menyampaikan serta bila.
Kesilapan lazim
- Pengenalan berlaku di tempat letak kereta, dalam sepuluh minit, pada hari acara.
- Sukarelawan dan kru agensi menerima maklumat berbeza daripada kakitangan.
- Pek terlalu panjang, jadi tiada siapa membaca dan semua bertanya kepada penyelia.
- Kru diberitahu apa hendak dibuat tetapi tidak apa yang tidak boleh diputuskan.
- Tiada siapa mengesahkan mereka telah menerima atau membaca pek.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memperkenalkan kru campuran dua belas orang untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan profesional rekaan mempunyai dua belas kru: lima kakitangan, empat sukarelawan dan tiga kakitangan agensi. Penyelaras menyediakan kad tugas untuk enam pos dan satu halaman taklimat acara, dan menghantarnya empat hari lebih awal dengan permintaan untuk membalas 'sudah baca'.
Pada pagi acara, penyelia membawa kru meninjau venue pos demi pos selama 25 minit, termasuk latihan imbasan di meja pendaftaran. Taklimat venue sendiri disampaikan oleh wakil venue, dan penyelia mencatat masanya. Setiap orang keluar dengan tahu penyelia, pengganti dan tiga perkara yang mesti dirujuk kepada pihak atasan.
Gunakan sendiri
Senarai semak pengenalan kru
Salin dan tandakan setiap langkah dengan tarikh. Sesuaikan senarai dengan bilangan pos dan kumpulan kru anda.
- Senarai kru mengikut kumpulan (kakitangan, sukarelawan, agensi, pembekal) dengan majikan dan nombor untuk dihubungi bagi setiap satu
- Kad tugas bagi setiap pos: lokasi, jam, tugas mengikut urutan, alat, pihak atasan
- Taklimat acara satu halaman: tujuan, tetamu, ringkasan aturcara, orang utama untuk dihubungi, pelan lantai
- Pek dihantar dengan tarikh untuk soalan dan cara mengesahkan ia dibaca
- Penerangan di lokasi diadakan di kedudukan sebenar sebelum pintu dibuka
- Alat dilatih di lokasi (contohnya mengimbas lencana atau skrin daftar masuk)
- Susunan rehat dan liputan diterangkan kepada setiap orang
- Apa yang setiap orang tidak boleh putuskan sendiri, dan kepada siapa dirujuk
- Taklimat venue dan maklumat keselamatan disampaikan oleh venue atau orang yang berkelayakan, dengan masa dan nama dicatat
- Penyelia dan pengganti dikenali oleh setiap kru
- Sesi soalan diadakan dan jawapan ditambah ke pek
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kru sedikit, pos mudah dan anda boleh memberi taklimat kepada semua dalam satu sesi.
- Kebanyakan kru pernah bekerja pada acara anda.
- Venue menyediakan taklimat sendiri dan penyelia anda boleh menghadirinya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa sumber kru dengan majikan, peraturan atau jangkaan berbeza.
- Acara mempunyai beberapa bilik atau hari dan taklimat perlu diulang atau dikemas kini.
- Anda tiada penyelia yang ada masa untuk menjalankan taklimat dan menjawab soalan pada hari acara.
Mahu seseorang menjalankan taklimat dan serahan kru?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan kad tugas dan taklimat acara bersama pasukan anda, menjalankan penerangan di lokasi, menyelaras apa yang disampaikan venue dan pembekal serta mengemas kini pek. Penganjur memutuskan pos dan standard; ketua projek mengendalikan persediaan dan penyelarasan mengikut skop yang dipersetujui. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama pengenalan patut mengambil masa?
Pek bertulis untuk dibaca lebih awal dan penerangan ringkas di lokasi biasanya mencukupi. Beri masa lebih jika alat memerlukan latihan.
Adakah sukarelawan memerlukan pengenalan yang sama dengan kakitangan?
Mereka memerlukan kandungan yang sama untuk pos mereka. Tambah apa yang mereka perlukan untuk berasa dijaga, seperti tempat berehat dan siapa ditanya.
Bagaimana dengan orang yang tiba lewat atau saat akhir?
Sediakan versi ringkas pek dan minta penyelia memberi taklimat dua minit di pos mereka.
Siapa memberi taklimat keselamatan?
Venue atau orang yang berkelayakan bagi topik itu. Tanya apa yang diperlukan dan aturkannya, bukan menulisnya sendiri.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.