Petakan siapa bertanggungjawab bagi setiap bahagian produksi
Beberapa pembekal dan pihak venue menyentuh pentas, tetapi tiada siapa tahu siapa bertanggungjawab apabila sesuatu gagal.
Jawapan ringkas
Peta tanggungjawab produksi ialah jadual satu halaman yang menyenaraikan setiap item audio-visual dan produksi serta menamakan siapa yang menetapkan keperluan, siapa membekal, siapa menguji dan siapa mengesahkan. Penganjur lazimnya menetapkan dan mengesahkan keperluan. Pembekal yang layak dan pihak venue membekal, mereka bentuk, memasang dan memberi kelulusan teknikal.
Setiap sel yang kosong ialah perkara yang belum jelas. Cari kekosongan itu secara bertulis beberapa minggu sebelum masuk dewan, bukan pada pagi pentas sedang dibina.
Apa yang dipegang penganjur
Pasukan penganjur menentukan apa yang peserta perlu lihat dan dengar: aturcara, penceramah, bahasa, rakaman dan siapa boleh membentang dari mana. Ia menulis semua ini sebagai keperluan dan menyemak bahawa pembekal memahaminya.
Reka bentuk teknikal, pemasangan penggantungan, beban elektrik, had struktur dan pengesahan keselamatan ialah tanggungjawab pembekal yang layak dan kakitangan teknikal atau keselamatan venue. Penganjur menyelaras dan merekodkan jawapan mereka. Pengesahan datang daripada pembekal atau venue berkaitan.
Empat peranan yang perlu dinamakan bagi setiap item
| Peranan | Soalan yang dijawab | Lazimnya dipegang oleh |
|---|---|---|
| Menetapkan keperluan | Apa yang item ini mesti lakukan untuk aturcara? | Penganjur (urus setia atau ketua aturcara) |
| Membekalkan dan mereka bentuk | Siapa menyediakannya dan memutuskan cara ia dipasang? | Pembekal AV atau pentas, atau pasukan dalaman venue |
| Menguji | Siapa membuktikan ia berfungsi, dan bila? | Juruteknik pembekal, dengan penganjur hadir untuk semakan kandungan |
| Mengesahkan | Siapa mengesahkan ia sesuai digunakan, secara bertulis? | Pembekal yang layak atau venue bagi item teknikal dan keselamatan; penganjur bagi kandungan dan urutan acara |
Tempat tanggungjawab lazimnya tercicir di antara dua pihak
- Bekalan elektrik ke pentas dan belakang dewan: venue, pembekal AV dan pembekal pentas masing-masing menganggap pihak lain yang mengaturnya.
- Internet untuk penceramah jarak jauh atau siaran langsung: venue menjualnya, pembekal AV memerlukannya, penganjur bergantung padanya.
- Pengurus pentas dan panggilan isyarat: penganjur menganggap ketua AV memanggil isyarat, ketua AV menganggap penganjur ada pengurus pentas.
- Kandungan: slaid tiba lewat dan tiada siapa bertanggungjawab atas versi akhir pada komputer riba main semula.
- Pembongkaran dan keluar: siapa mengosongkan dewan, dan pada pukul berapa mengikut peraturan venue.
Cara membina peta dalam tiga langkah
- Senaraikan item daripada keperluan teknikal anda: bunyi, skrin, main semula, pencahayaan, pentas, elektrik, internet, rakaman, isyarat, masuk dewan.
- Bagi setiap item tulis empat peranan. Jika dua pihak mungkin sama-sama menganggap pihak lain penanggungjawabnya, tulis kedua-dua nama dan minta mereka mengesahkan.
- Hantar peta kepada setiap pembekal dan wakil venue, minta pembetulan secara bertulis sebelum tarikh tertentu, kemudian simpan versi yang disahkan bersama lembaran aturan.
Kekalkan peta sehingga hari acara
Semak peta pada setiap mesyuarat pembekal. Apabila skop pembekal berubah, kemas kini baris dan tarikhnya. Gunakan halaman tentang pemegang isyarat untuk versi isyarat demi isyarat dan soalan pengesahan teknikal untuk apa yang perlu ditanya sebelum setiap pengesahan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan tahunan dua bilik
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Akauntan menganjurkan persidangan sehari dengan satu dewan utama dan satu bilik sesi selari. Peta pertamanya menunjukkan bekalan elektrik ke bilik sesi tanpa pembekal yang dinamakan, dan talian muat naik siaran langsung ditandakan kepada kedua-dua venue dan pembekal AV sebagai pembekalnya.
Urus setia menghantar peta kepada kedua-dua pihak. Venue mengesahkan ia menyediakan sambungan rangkaian, pembekal AV mengesahkan ia akan membawa sandaran sendiri dan menamakan seorang juruteknik untuk bilik sesi. Tiga sel berubah dan peta disimpan bersama lembaran aturan.
Gunakan sendiri
Templat peta tanggungjawab produksi
Salin satu baris bagi setiap item. Tulis Belum disahkan jika sesuatu pihak belum menjawab secara bertulis.
| Item | Ditetapkan oleh | Dibekalkan dan direka oleh | Diuji oleh (tarikh) | Disahkan oleh | Disahkan secara bertulis? |
|---|---|---|---|---|---|
| Sistem bunyi dan mikrofon | Penganjur: | ||||
| Skrin dan projektor | Penganjur: | ||||
| Komputer riba main semula dan kandungan | Penganjur: | ||||
| Pencahayaan dan rupa pentas | Penganjur: | ||||
| Pentas dan set | Penganjur: | ||||
| Bekalan elektrik ke pentas dan bilik | Penganjur: | ||||
| Internet untuk penceramah jarak jauh atau siaran langsung | Penganjur: | ||||
| Rakaman dan siaran langsung | Penganjur: | ||||
| Panggilan isyarat dan pengurusan pentas | Penganjur: | ||||
| Masuk dewan, keluar dewan, sampah | Penganjur: |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu venue dan satu pembekal AV meliputi semuanya, dan kedua-duanya membalas e-mel dengan cepat.
- Aturcara hanya satu sesi plenari tanpa penceramah jarak jauh atau rakaman.
- Ada ahli pasukan yang pernah mengendalikan acara serupa dan boleh membaca sebut harga pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiga atau lebih pembekal serta venue terlibat dengan pentas, dan sebut harga bertindih.
- Acara ada penceramah jarak jauh, siaran langsung atau beberapa bilik serentak.
- Tiada ahli pasukan sempat mengejar pengesahan bertulis daripada setiap pihak.
Perlukan bantuan melengkapkan peta tanggungjawab?
Ketua projek persidangan boleh membina peta daripada keperluan anda, menghantarnya kepada setiap pembekal dan venue, dan terus mengejar sehingga setiap baris disahkan secara bertulis. Reka bentuk, pemasangan, elektrik dan keselamatan tetap di tangan pembekal yang layak dan venue; ketua projek menyelaras dan merekodkan jawapan mereka. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah penganjur perlu memahami butiran teknikal?
Bukan kejuruteraannya. Penganjur perlu menyatakan apa yang aturcara perlukan dan memastikan setiap keperluan ada pembekal, ujian dan pengesahan yang dinamakan. Soalan teknikal dirujuk kepada pihak yang layak.
Siapa patut memegang peta ini?
Seorang di pihak penganjur, biasanya ketua aturcara atau ketua urus setia. Pembekal mengisi atau membetulkan baris mereka sendiri, tetapi satu orang memegang salinan induk.
Apa bezanya dengan lembaran aturan?
Peta menyatakan siapa bertanggungjawab atas peralatan dan keputusan. Lembaran aturan menyatakan apa yang berlaku dan bila. Simpan kedua-duanya dan rujuk silang isyarat.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.