Mengurus penaja perisian perakaunan bersama sesi bebas
Akauntan hadir untuk belajar, dan mereka cepat perasan apabila sesi vendor dibentangkan seolah-olah pengajaran bebas.
Jawapan ringkas
Putuskan sebelum mana-mana penaja disahkan apa yang boleh diperoleh penaja, apa yang dikawal sendiri oleh jawatankuasa program dan bagaimana setiap satu ditandakan. Tuliskan sempadan itu, berikan kepada penaja dan penceramah, dan gunakan dengan cara yang sama kepada setiap penaja.
Sama ada peraturan penajaan, pendedahan atau kebebasan terpakai kepada program profesional tertentu ialah soalan untuk badan profesional atau penasihat penganjur sendiri. Kami membantu menyelaras, tetapi peraturannya ditentukan oleh mereka.
Dua jenis sesi, dipisahkan
Sesi bebas dipilih oleh jawatankuasa program dan dipimpin oleh penceramah yang tidak dipilih oleh penaja. Sesi ditaja ditawarkan kepada penaja, dan dipimpin oleh penceramah pilihan mereka tentang subjek pilihan mereka.
Kedua-duanya boleh bernilai. Masalah timbul apabila kedua-duanya kelihatan sama dalam program, apabila penaja mempengaruhi topik atau penceramah dalam sesi bebas, atau apabila demonstrasi vendor digambarkan sebagai neutral.
Jadual sempadan
| Perkara | Sesi bebas | Sesi ditaja | Siapa memutuskan |
|---|---|---|---|
| Topik dan penceramah | Jawatankuasa program. | Penaja dalam had dipersetujui. | Jawatankuasa menetapkan had secara bertulis. |
| Label dalam program | Tajuk biasa, tiada nama penaja. | Ditanda "sesi ditaja" atau setara. | Penganjur, bersama jawatankuasa. |
| Slaid dan bahan | Penceramah, dengan semakan jawatankuasa. | Penaja, dengan semakan jawatankuasa untuk kesesuaian. | Setujui penyemak dan tarikh akhir. |
| Bilik dan slot masa | Jawatankuasa. | Jawatankuasa, jauh daripada sesi bebas utama. | Jawatankuasa. |
| Moderator soal jawab | Moderator neutral. | Moderator dinamakan penganjur. | Penganjur. |
| Pameran dan demo | Tidak berkenaan. | Kawasan pameran berasingan atau slot ditempah. | Penganjur dan penaja. |
| Data perwakilan | Tiada perkongsian. | Sama ada perkongsian dibenarkan, dan cara persetujuan diurus. | Jawatankuasa dan pegawai privasi. |
Menetapkan sempadan
- Jawatankuasa bersetuju pada kenyataan bertulis ringkas tentang apa yang boleh dan tidak boleh dipengaruhi penaja.
- Kenyataan dilampirkan pada setiap perjanjian penaja dan diterangkan kepada setiap orang yang dihubungi di pihak penaja sebelum mereka komited.
- Sesi ditaja ditandakan dan dijadualkan di luar sesi bebas utama.
- Setiap penceramah, ditaja atau bebas, diberi taklimat tentang bahasa neutral dan cara sebutan produk diurus.
- Sebarang permintaan mengubah sempadan dihantar kepada jawatankuasa dan direkodkan dalam log keputusan.
Soalan untuk badan profesional dan jawatankuasa
- Adakah peraturan atau jangkaan tentang mendedahkan penajaan dalam bahan program?
- Bolehkah pekerja penaja bercakap dalam sesi bebas, dan jika ya bagaimana ia didedahkan?
- Apakah kelulusan yang dimahukan jawatankuasa terhadap kandungan sesi ditaja?
- Bolehkah senarai perwakilan atau butiran hubungan dikongsi dengan penaja, dan bagaimana persetujuan diurus?
- Siapa menjawab aduan bahawa sesi berbeza daripada yang digambarkan?
Apa yang diselaras penganjur
Penganjur menyelaras kalendar, pelabelan, taklimat dan rekod. Mendapatkan penaja dan menyetujui terma mereka ialah perkara berasingan yang diurus oleh organisasi sendiri.
Penganjur juga menyemak bahawa papan tanda, aplikasi dan halaman program menggunakan label yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan perakaunan rekaan dengan tiga penaja perisian
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Perakaunan Contoh (rekaan) mengadakan persidangan dua hari untuk kira-kira 300 perwakilan, dengan tiga penaja perisian perakaunan dan lapan sesi bebas yang dipilih jawatankuasa.
Jawatankuasa menerima pakai kenyataan sempadan satu halaman. Setiap penaja boleh mengendalikan satu sesi ditaja 30 minit, diletakkan pada slot waktu makan tengah hari, ditandakan "sesi ditaja". Lapan sesi bebas tidak membawa nama penaja.
Seorang penaja meminta mencalonkan penceramah bagi sesi bebas tentang pelaporan digital. Jawatankuasa menolak, menawarkan slot ditaja sebaliknya dan merekodkan keputusan. Ketiga-tiga penaja mengakui kenyataan itu sebelum mengesahkan.
Gunakan sendiri
Senarai semak sempadan sesi penaja dan sesi bebas
Salin senarai ini, sesuaikan setiap baris dengan jawatankuasa, dan lampirkan versi dipersetujui pada setiap taklimat penaja.
- Jawatankuasa telah bersetuju secara bertulis apa yang boleh dan tidak boleh dipengaruhi penaja.
- Setiap sesi dikelaskan sebagai bebas atau ditaja.
- Sesi ditaja ditandakan dalam program, aplikasi dan papan tanda.
- Sesi ditaja dijadualkan di luar sesi bebas utama.
- Laluan dan tarikh akhir semakan penceramah dan slaid dipersetujui bagi kandungan yang ditaja.
- Taklimat penceramah meliputi bahasa neutral dan sebutan produk.
- Moderator soal jawab dinamakan bagi setiap sesi ditaja.
- Keputusan perkongsian data perwakilan direkodkan dengan ayat persetujuan yang dipersetujui.
- Kawasan pameran dan slot demo dipisahkan daripada sesi pembelajaran.
- Permintaan mengubah sempadan melalui jawatankuasa dan log keputusan.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu atau dua penaja dan peraturan ringkas yang jelas dan telah diterima jawatankuasa.
- Sesi ditaja sedikit dan jelas berasingan dalam jadual bilik.
- Seorang ahli jawatankuasa menyemak kandungan yang ditaja.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penaja, masing-masing dengan permintaan berbeza tentang sesi, slaid dan data perwakilan.
- Sesi bebas berisiko dikaburkan dengan sesi ditaja dalam program.
- Jawatankuasa kekurangan masa menjejak pelabelan dan kelulusan dalam program dan papan tanda.
Perlukan bantuan menjaga sempadan?
Ketua projek persidangan boleh menukar sempadan jawatankuasa kepada taklimat bertulis, menyelaras pelabelan sesi dalam program, aplikasi dan papan tanda, mengendalikan kalendar semakan kandungan bagi sesi ditaja dan menyimpan rekod keputusan. Organisasi anda bersetuju tentang terma penaja, dan penajaan dan pengkomersialan acara boleh membantu mencari penaja. Hantar senarai sesi dan bilangan penaja anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah penaja bercakap dalam sesi bebas?
Itu untuk jawatankuasa dan badan profesional memutuskan. Jika dibenarkan, rekodkan dan dedahkan dalam program.
Bagaimana sesi ditaja patut ditandakan?
Dengan jelas, dalam program, aplikasi dan papan tanda, supaya perwakilan dapat membezakannya daripada sesi bebas sekali pandang.
Patutkah penaja melihat senarai perwakilan?
Tanya jawatankuasa dan pegawai privasi anda. Rekod keputusan dan gunakan peraturan yang sama kepada setiap penaja.
Siapa mengendalikan rundingan penaja?
Organisasi anda. Ketua projek menyelaras kalendar, taklimat dan rekod setelah terma dipersetujui.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.