简要回答
司机简报资料包是一页摘录，告诉每位司机去哪里、接谁、打给谁，以及情况有变时怎么办。它从总名单中提取，只包含该司机当天需要的内容。
它为司机指定一位活动联系人，写明等待和未出现的规则，并说明司机接受哪些变更、来自谁。
司机真正需要什么
- 上车点和下车点的名称，入口已由场地或酒店书面确认。
- 每次接送的接机牌姓名和人数，取自活动机场接送名单的摘录。
- 每趟的时段或时间，参照活动接驳车发车时间表。
- 一位在运行期间会接听的活动联系人，另加一位备用联系人。
- 等待和未出现的规则，以及如何对待需要协助的代表。
- 接受变更的规则：只接受指定联系人的通知，不直接听从代表。
哪些内容不要给
不要把完整代表名单、饮食或健康资料，或协助需求背后的原因发给司机。只发安排，例如需要无台阶车辆。
简报控制在一到两页。司机在出车前用手机阅读，过长的文件没人会看。
简报表
| 项目 | 填写内容 | 由谁确认 |
|---|---|---|
| 班次编号 | 日期、批次和车辆。 | 交通协调人 |
| 上车点 | 书面确认的名称和入口。 | 场地或酒店 |
| 下车点 | 书面确认的名称和入口。 | 场地或酒店 |
| 乘客 | 接机牌姓名、人数、行李备注。 | 协调人，取自名单 |
| 活动联系人 | 姓名，以及当天使用的号码或渠道。 | 主办方 |
| 等待规则 | 司机等多久，之后由谁决定。 | 主办方与供应商 |
| 协助 | 已商定的安排，不写原因。 | 协调人 |
| 变更 | 只接受活动联系人发来的、带时间戳的讯息。 | 主办方 |
发送并核对简报
- 请供应商提供实际出车的司机和车辆名单，而不只是预订资料。
- 在约定的出车前时间，通过供应商把每位司机的摘录发给他们。
- 请供应商确认每位司机已阅读，并保留该确认。
- 与当天第一位司机做一次简短的电话或讯息核对。
- 请活动联系人在运行期间记录变更和未出现情况，供复盘使用。
典型漏洞
- 简报只送到了供应商办公室，没有到司机手上。
- 上车点只写了一个并非入口的地标。
- 列了两位联系人，但只有一位联系得上。
- 司机拿到了完整名单，并在群里转发。
- 等待规则没写，每位司机自行决定。
实例演示 · 虚构示例
区域峰会第一天早上的简报
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的制造商理事会第一天早上使用两辆车。每位司机收到一页简报。内容有班次编号、酒店确认的入口、场地确认的下车入口、该趟乘客的接机牌姓名，以及两位联系人。
等待规则写明：司机按规定时长等待，打给活动联系人，然后按联系人指示行事。当天早上协调人记录了一次未出现和一次变更，均留作复盘。
可直接使用
司机简报一页模板
复制到文档中，每位司机每天填一页。
- 班次编号（日期、批次、车辆）：
- 上车点与入口（由谁确认、日期）：
- 下车点与入口（由谁确认、日期）：
- 本趟乘客（接机牌姓名、人数、行李）：
- 协助安排（如有，仅写安排）：
- 活动联系人与备用联系人（姓名、渠道）：
- 等待规则，以及之后由谁决定：
- 变更只接受活动联系人的书面通知：
- 返程班次与场地引导员：
- 已收到司机确认（时间）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一天内只有一家供应商和一两辆车。
- 主办方能发送资料包，并在运行期间保持联络。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商、多位司机，且全天都有变更。
- 讲者或官员需要单独的安排和不同的简报。
- 筹委会里没有人能在整个时段担任活动联系人。
需要有人准备并执行司机简报？
如果司机只收到转发的电邮，会议项目负责人可以从总名单为每位司机准备一页摘录，通过供应商发出，并确认司机已阅读。运行期间，我们也可以担任活动联系人。请把供应商的确认和您的上车点发给我们，我们会回复适合的支持层级和范围。
协助准备司机简报将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。了解项目管理支持 →
主办方常见问题
谁把简报发给司机？
通过供应商发送，并请供应商确认司机已收到。只送到供应商办公室的资料包，并没有真正给司机做过简报。
司机需要代表的电话号码吗？
只有在代表同意、且仅限当天时才给。否则通过活动联系人转达。
等待规则应写什么？
写明司机等多久、打给谁、之后由谁决定。事先与供应商约定。
要向司机说明无障碍需求吗？
告知安排，例如无台阶车辆，而不是原因。见活动无障碍交通需求。
相关资源
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