简要回答
每年在最近一场活动之后不久评估一次，使用活动前约定的标准：交付与约定是否相符、沟通、问题处理、成本与报价对比，以及是否适合明年的计划。向接触过供应商的人收集证据，然后决定留用、重新谈判或更换。
先约定标准，再评分
- 交付：是否按协议准时提供，品质符合约定？
- 沟通：问题是否得到回答，变更是否书面确认，筹备期间联络人是否找得到？
- 问题处理：出了问题，他们是否及早告知并提出补救？
- 价值：最终成本与报价相比如何，额外费用是否在收费前说明？
- 适配：供应商是否适合明年的规模、形式和日期，是否有档期？
收集证据，而不是印象
请每位活动负责人、现场负责人和财务，为每项标准各举一个例子。没有例子的分数只是意见。附上报价、最终发票和任何书面变更。
| 分数 | 含义 | 通常的处理 |
|---|---|---|
| 3 | 达到或超出约定，没有重复问题。 | 留用。提早为明年预留日期。 |
| 2 | 大致达到，问题已解决。 | 留用，并以书面提出具体事项。 |
| 1 | 问题重复出现或未解决。 | 重新谈判条款，或开始比较替代方案。 |
评估会议的步骤
- 会议前一周收集评分表和证据。
- 每家供应商讨论十分钟，先从花费最多或依赖程度最高的开始。
- 决定留用、重新谈判或更换，并记录理由和后续负责人。
- 以书面形式向供应商反馈，说明哪些做得好、哪些必须改变。
- 如要更换，要在日期被预留之前及早开始比较替代方案，留足时间做公平比较。
常见错误
- 只评估出过明显问题的供应商。运作顺畅的供应商同样需要核对价格和适合度。
- 按私人关系而不是按交付打分。
- 一场活动出问题就更换供应商，却没核对原因是否出在您的任务说明。
- 不给反馈，供应商就永远不知道要改什么。
实例演示 · 虚构示例
场地评估的结果是重谈，不是更换
虚构组织与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Akauntan Syarikat 三届年度论坛都用同一家酒店。评分表显示交付3分、沟通3分，但价值只有1分，因为有两项额外费用事先没有通知就被收取。
评估决定留用酒店并重新谈判。秘书处书面要求加入一项条款：额外费用须经批准后才能收取，并记录如果条款未获同意，将开始比较两个备选场地。
| 标准 | 分数 | 证据举例 | 行动 |
|---|---|---|---|
| 交付 | 3 | 三届论坛房间都准时就绪 | 无 |
| 沟通 | 3 | 变更在约定时间内书面确认 | 无 |
| 问题处理 | 2 | 电梯故障已修复，但通报较晚 | 在下次会议提出 |
| 价值 | 1 | 两项额外费用事先未通知就开发票 | 要求加入批准条款 |
| 适配 | 3 | 容量适合明年的规模范围 | 要求提早预留日期 |
可直接使用
供应商评分表
每家供应商填一份。请每位接触过供应商的人为每项标准补充一个例子。
| 标准 | 分数1至3 | 例子（发生了什么，何时） | 文件编号 | 行动和负责人 |
|---|---|---|---|---|
| 交付与协议相符 | ||||
| 沟通 | ||||
| 问题处理 | ||||
| 价值与报价对比 | ||||
| 与明年计划的适配 | ||||
| 决定：留用 / 重新谈判 / 更换 | 理由： | 决定人和日期： |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只用少数几家供应商，且有一个人熟悉全部。
- 合同简单，价格容易比较。
- 委员会已习惯在每场活动后查看供应商反馈。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多人与同一家供应商打交道，没有汇总的看法。
- 供应商跨多场活动使用，支出大到值得比较。
- 更换长期合作的供应商前，需要公平且有文件记录的比较。
希望评估由人代为准备？
如果同一批供应商用了好几年，却没人核对过他们是否仍然合适，长期活动项目经理可以向各活动负责人收集证据，填写评分表，并准备比较。建议会带给您的委员会。请把供应商名单和各场活动的发票发给我们，我们会回复适合的支持层级和范围。
咨询供应商评估将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。了解定期项目支持 →
主办方常见问题
每年应评估多少家供应商？
凡超过财务团队所定支出水平的供应商，加上任何有未解决问题的。其余的做简短检查即可。
要告知供应商他们正被评估吗？
要，并提前分享标准。供应商只能按他们知道的标准去改进。
只用过一次的供应商可以评分吗？
可以，使用同样的标准。一场活动的证据有限，所以记录例子，并在第二次合作后再复查。
什么时候开始找替代者？
当您书面提出后重复的问题仍然存在，或与计划不再吻合时。要及早比较替代方案，在日期被预留之前留足时间做公平比较。
相关资源
内容记录: 由 EventConsultant 团队按照我们的编辑规范撰写。引用资料的页面会列出来源。