简要回答
隐私声明只能说明活动实际如何处理个人资料。起草前先收集事实：收集了什么、为什么收集、谁会收到、保留多久、参会者可以联系谁。
声明必须写什么、怎么措辞，由贵机构的数据保护联络人或其法律顾问决定。我们准备事实和问题，供您带给他们。
策划团队提供什么
团队了解数据流向：表单、供应商、摄影、赞助安排。至于法律要求声明包含什么、措辞是否足够，团队无权决定。
马来西亚个人资料保护局（PDP Malaysia）网站提到《2010年个人资料保护法令》（Act 709）下的七项个人资料保护原则。请向数据保护联络人确认具体内容、适用哪些官方文件，以及声明需以哪些语言提供。
先收集的事实
- 收集项目的完整清单，取自您的个人资料清单，包括照片和录影。
- 每个项目的收集理由，用一句平实的话写出。
- 所有接收方：平台、证件印制方、餐饮、场地、赞助商、讲者。
- 是否有可选项目，参会者留空会怎样。
- 每个项目保留多久、由谁删除。
- 指定一位联络人，供参会者就自己的资料提问或提出请求。
给数据保护联络人的问题
- 本活动适用哪个版本的声明，修改由谁批准？
- 参会者必须在何处、何时看到：表单上、确认讯息中、还是签到处？
- 声明是否需要多种语言，翻译由谁批准？
- 同意或确认应如何记录，是否需要记录？
- 营销联络应如何单独征询？见通知与营销许可区分。
- 与赞助商共享应如何说明？见向赞助商分享资料审核。
- 摄影告示牌和拍照问题应如何措辞？见拒绝拍照意愿处理流程。
- 谁回复询问自身资料的参会者，多快回复？
让声明与实际做法保持一致
声明说一套，证件文件、赞助商平台或摄影师却做另一套，这个风险是团队自己造成的。每当供应商或字段变化，都要问一句声明是否仍然相符。
每个版本都标注日期并保留旧版，这样才能说明参会者报名时看到的是什么。
实例演示 · 虚构示例
为会员大会准备声明资料包
机构与数字均为虚构，仅作说明。
某虚构工程学会完成事实清单后发现，报名平台、证件印制方和参展商的扫码应用都会收到参会者资料。摄影师还会把照片发布到学会的渠道上。
秘书处把事实和八个问题发给学会的数据保护联络人，由其起草声明并决定放在哪里。随后秘书处核对表单、确认讯息和摄影告示牌是否与联络人批准的内容一致。
可直接使用
隐私声明编制问题包
左栏由您自己填写，右栏发给数据保护联络人或法律顾问。
| 主办方填写的事实 | 给审阅人的问题 |
|---|---|
| 收集的项目及原因（取自资料清单）： | 这套项目是否合适，有无项目对该用途而言过多？ |
| 每个项目的接收方： | 声明中应如何描述接收方？ |
| 各项目的保留期限和负责人： | 期限是否可接受，应如何表述？ |
| 参会者使用的语言： | 需要哪些语言，由谁批准？ |
| 参会者在何处看到声明： | 位置和时机是否妥当？ |
| 摄影、录影和赞助商共享计划： | 需要怎样的措辞和选项？ |
| 回复参会者问题的指定联络人： | 联络人是谁，请求如何处理？ |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 贵机构已有批准的声明模板，活动变化不大。
- 有数据保护联络人，并且回复及时。
- 数据流向简单，完全清楚。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商、赞助商或代理公司会收到参会者资料。
- 没人能说清参会者看到的是哪个版本的声明。
- 声明、表单和供应商经过几届活动后已彼此脱节。
需要把事实和问题整理出来？
活动蓝图可以记录数据流向、供应商交接和问题包，让数据保护联络人拿到审阅所需的材料。您发来现有表单和供应商名单后，我们会回复需要哪种支持，以及范围会包含什么。策划方准备事实，声明措辞和决定权仍在贵机构的联络人手中。
主办方常见问题
可以沿用去年的声明吗？
需要先与数据保护联络人对照今年的数据流向核对。供应商、字段和摄影计划常在两届活动之间发生变化。
声明由谁来写？
由贵机构的数据保护联络人或其法律顾问。策划团队提供事实，并让实际做法与已批准的内容保持一致。
声明要放在报名表上吗？
请问审阅人参会者必须在何处、何时看到。主办方的工作是落实这个位置并测试。
相关资源
资料来源与核查日期
- Jabatan Perlindungan Data Peribadi (PDP Malaysia), homepage, Personal Data Protection Department, Malaysia (核查于 2026-10-07). 列明《2010年个人资料保护法令》(Act 709)，并提及七项个人资料保护原则，但该页面没有详述。页面也没有说明活动通知须包含哪些内容。
内容记录: 由 EventConsultant 团队按照我们的编辑规范撰写。引用资料的页面会列出来源。