简要回答
联系树按顺序写明：参加者资料遗失、外泄或发错对象时，先通知谁、再通知谁：发现人、活动负责人、资讯科技或隐私审查人员、受影响的供应商，以及批准对参加者发信的人。
它只记录联系人和顺序。是否必须通知贵机构以外的任何人、何时通知，由您的隐私或法律审查人员决定。
活动前就建好联系树
姓名和手机号码必须在活动日之前就掌握，而不是当天才去查。每个角色列出一位主要联系人和一位后备，并确认他们在活动日联络得上。
联系树限一页，交给签到负责人、秘书处，以及每家供应商的现场联系人。
联系树中的角色
| 步骤 | 角色 | 做什么 | 主要与后备 |
|---|---|---|---|
| 1 | 发现的人 | 如能就先停止动作，写下什么、何时、涉及谁，并打电话给活动负责人。 | 团队中任何人 |
| 2 | 活动负责人 | 确认事实并开始记录；决定下一个联系谁。 | 待指定 |
| 3 | 资讯科技或隐私审查人员 | 就控制影响及是否须通知任何人提供意见。 | 待指定 |
| 4 | 受影响供应商的联系人 | 提供他们那边的事实。 | 写在每份合同里 |
| 5 | 参加者通知的批准人 | 批准对参加者的措辞；未经批准不发送任何内容。 | 待指定 |
先写下的事实
- 什么资料、涉及多少人、什么形式（文件、电邮、打印）。
- 谁收到了，能否撤回或删除。
- 何时发生、何时发现。
- 已经做了什么，由谁做的。
- 不要在书面中猜测；记录已知的，其余标为未知。
官方的起点
马来西亚个人资料保护局（JPDP）在其网站上把资料外泄通报列为主题之一。请您的审查人员阅读现行官方要求，并告诉您哪些适用于贵机构，由其作出决定。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会演练“发错收件人”情景
虚构机构与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Jurutera Perkhidmatan 举办一场 200 位代表的活动。一位志愿者把 45 位代表的姓名和公司名单发到了错误的地址。联系树要求这位志愿者写下什么事、何时发生，并打电话给活动负责人。
负责人记录事实，一小时内联系审查人员，并书面要求收件人删除电邮。批准人在审查人员给出意见前，暂不发出任何给参加者的资料。活动前 20 分钟的演练发现有两位后备人员没有手机号码，随即补上。
可直接使用
资料事故联系树与记录表
活动前填好姓名和号码。事情发生时，立即使用记录栏位。
- 活动负责人（主要、后备、手机）：
- 资讯科技或隐私审查人员（主要、后备、手机）：
- 参加者通知的批准人（主要、后备、手机）：
- 每家供应商的现场指定联系人及手机：
- 活动当天联系树存放位置及持有副本的人：
- 记录：什么资料、多少人、什么形式：
- 记录：谁收到了，能否撤回或删除：
- 记录：发生的日期和时间、发现的日期和时间：
- 记录：目前已采取的行动，由谁做：
- 记录：收到的审查人员意见（姓名、时间）：
- 记录：已发送或已批准的资料，及负责人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 小型活动，有指定负责人，审查人员联络得上。
- 活动前可以演练一次联系树。
- 供应商有指定联系人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多供应商、场地和委员会共用资料。
- 没有人负责联系树，也没演练过。
- 您希望把联系树写进供应商要求和活动交接文件。
希望在活动前建好并演练联系树？
活动蓝图可以把联系树纳入交接文件，收集供应商联系人并安排一次简短演练，让对的人按对的顺序被联系。您发来供应商名单后，我们会回复需要哪种支持，以及范围会包含什么。哪些必须通报、向谁通报，仍由您的审查人员负责。
主办方常见问题
这份联系树会告诉我何时必须通报事件吗？
不会。它只安排联系谁。是否必须通报、何时通报，由您的审查人员判断，他们应阅读现行官方要求。
联系树的第一位应该是谁？
发现的人，然后是活动负责人。现场每个人都应知道活动负责人的号码。
是否要告知参加者？
这由负责人和审查人员决定。批准人在得到意见前，不发出任何资料。
相关资源
资料来源与核查日期
- Personal Data Protection Department Malaysia (JPDP) website, Jabatan Perlindungan Data Peribadi (核查于 2026-10-07). 该网站提到《2010年个人资料保护法令》（Act 709），并把资料保护原则和资料外泄通报列为主题。它不能判断某场活动的做法是否合规，这需要合资格人士审查。
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