简要回答
好的行动事项有一位负责人、一个动词、一个可见的成果和一个日期，不在会议室的人也能读懂。
每条行动按这个句式写：负责人将［动词］［成果］，于［日期］前完成。如果写不成这样，说明它还只是讨论，暂时不应登记为行动。
行动的四个部分
| 部分 | 写什么 | 较弱的写法 | 较好的写法 |
|---|---|---|---|
| 负责人 | 一位具名的人，而不是团队或委员会。 | 秘书处跟进 | Aisyah（秘书处）将发电邮给场地方 |
| 动词 | 具体动作：发送、确认、起草、预订、决定。 | 研究视听设备报价 | 将要求提供分项列明的修订版视听报价 |
| 成果 | 完成后会存在什么。 | 处理讲者事宜 | 将把第3版讲者名单发给主席 |
| 日期 | 日历上的具体日期，而不是尽快或下周。 | 尽快 | 于10月16日前 |
应避免的词
- 研究、探讨、考虑、讨论：这些描述思考，不是成果。改为起草、比较、提出建议。
- 团队、大家、委员会：拆成具名的负责人。
- 持续进行：改为给出复查日期。
- 跟进：写明跟谁、就什么事、期待得到什么回复。
决定不是行动
如果会议达成一致，先把它写进决策记录作为决定，再登记由此产生的行动。只有决定而没有行动，是不完整的；只有行动而没有决定作依据，往往只是需要有人批准的请求。
会议记录发出前检查措辞
- 会议结束时大声读出每项行动，请负责人确认措辞和日期。
- 对照职责分工矩阵，确认负责人属于该工作线。
- 会后在规定时间内发出行动清单。
- 把未完成的行动放到下次议程的最前面。
实例演示 · 虚构示例
改写某委员会会议记录中的五条含糊行动
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
一个虚构专业团体的会议记录有五条行动：确认讲者、研究餐饮、更新网站、检查注册、跟进赞助商。
改写后：Farid 将于10月10日前向四位入围讲者发出确认电邮；Mei Ling 将于10月14日前就300人方案取得两份书面餐饮报价；Hana 将于10月12日前把节目页更新为第3版；Farid 将于10月9日前用三笔真实数据测试注册表；主席将请赞助商的指定联系人于10月11日前确认标志文件。到下次会议时五项中完成了四项，之前只完成一项。
可直接使用
行动记录表
把这些栏目复制到会议记录或共享表格中。
| 编号 | 负责人 | 行动（将＋动词＋成果） | 截止日期 | 关联决定 | 状态 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | 具名人员 | 将把……发给…… | 日期 | D-04 | 进行中 | 等待供应商回复 |
| A-02 | 具名人员 | 将为……起草…… | 日期 | 进行中 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一个人记录会议，并能在会议结束时把行动写清楚。
- 负责人明确且人数不多。
- 委员会同意每次会议复述行动。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 行动分散在多个委员会、志愿者和供应商之间。
- 会议记录发得晚，措辞靠回忆重建。
- 负责人和日期从未确认，导致行动反复出现。
希望有人替您维护行动清单吗？
如果会议记录里的行动没人说得清是谁、要做什么，会议项目负责人可以做会议记录，为每项行动写明负责人和日期，并在会议结束前复述。记录也由我们保持更新。请把近期的一份会议记录发给我们，我们会回复适合的支持层级和范围。
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主办方常见问题
一项行动可以有两位负责人吗？
指定一位负责的人，并在备注中添加协助者。两位负责人往往等于没人负责。
负责人在委员会之外怎么办？
写明其姓名，并确保委员会里有人请对方确认措辞和日期。
每次会议多少项行动合理？
以委员会在下次会议前能完成的数量为准。超过十项左右，通常说明其中有些是决定或想法。
行动逾期了怎么办？
按活动逾期任务跟进的步骤处理。
相关资源
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