发送简短的活动需求
每一项都可以保留为尚未确定。打开 WhatsApp 前，您可以先检查完整消息。
WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
消息预览
Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1148 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/remote-rehearsal/
简要回答
远程走查就是让所有有职责的人在同一通电话里，按提示逐项把流程念一遍。每个人说明自己要做什么、需要什么。您把不清楚的地方记下来，各个岗位再逐一确认。
这是对决定和交接的一次排练，不能取代在场地的技术检查，所以请先约定由谁在现场进行。
远程走查能做什么，不能做什么
通话可以检验流程是否清楚、完整、已获同意，也能显示谁在何时做什么的缺口。
只有现场技术检查才能证明舞台、音响和屏幕正常运作。请把现场技术检查当作另一个步骤，并询问场地或视听供应商会测试什么、何时测试。
谁需要参加通话
- 活动负责人，负责拍板。
- 活动当天发出提示指令的人。
- 场地的活动联络人。
- 按提示行动的视听及其他供应商。
- 讲者联络人，或讲者本人（针对自己的环节）。
- 团队没有人到现场时，一位指定的本地联络人。请参考指定本地联络人。
走查议程
通话前先分享流程表。按下表的议程进行，不要跑题。把它附在您的总流程表后面。
| 步骤 | 进行内容 | 成果 |
|---|---|---|
| 1. 职责 | 每个人说明自己的职责，以及听谁的指示。 | 一份已确认的职责清单。可借助职责分工表生成器。 |
| 2. 抵达与布置 | 过一遍货件、进场、各厅布置和第一个提示。 | 对抵达计划的更正。 |
| 3. 节目逐项提示 | 把每个提示连同时间、负责人和下一步行动念出来。 | 一份标注过的流程表。 |
| 4. 交接 | 检查每一个由一人交给另一人的节点。 | 指定的交接负责人。 |
| 5. 万一出状况 | 挑出三个可能发生的问题，问清楚谁拍板，以及怎样通知所有人。 | 一份附负责人的简短问题清单。 |
| 6. 收尾与确认 | 各岗位确认已准备就绪，或说明还需要什么。 | 一份附日期的确认清单。 |
如何把通话开好
- 通话前发出流程表和议程。
- 通话只留有提示职责的人，其他人看会议记录即可。
- 按顺序把提示念出来，安静的环节也不要跳过。
- 安排一个人记录每个提出的问题和变更。
- 通话后发出更新的流程表和确认清单。
走查之后
发出带新编号的流程表版本，请各岗位逐一确认。
通话无法测试的部分，用场地现场的彩排来补上。请参考最终彩排确认和彩排时间表。跨州合作的整体安排，见全马来西亚的策划支持。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构论坛的走查过程
虚构的组织和数字，仅作说明。
一个虚构的专业团体在另一个州举办两天论坛。主办方、视听供应商、场地协调员和两位分场主持人分处四地。
走查时，视听供应商问谁来发出播放第一段视频的提示，当时还没有人被指定。主办方指定舞台经理，写进流程表，视听供应商随即确认。结束时，各岗位通过电邮确认，场地协调员另外列出两项留待现场检查。
可直接使用
走查议程与确认清单
请复制到文档中。第一部分用来主持通话，第二部分用来记录确认。
- 通话日期，以及所走查的流程表版本：
- 按岗位列出的出席者（活动负责人、发提示的人、场地联络人、视听、供应商、讲者联络人、本地联络人）：
- 各岗位已确认的职责清单：
- 抵达、进场与布置：所做的更正：
- 逐项提示念读：在流程表上标注的变更：
- 交接节点及各节点的负责人：
- 三个可能发生的问题、谁拍板，以及如何通知所有人：
- 通话无法测试的事项，以及谁在现场检查：
- 确认：每个岗位一行：姓名、已就绪或仍需要的事项、日期：
- 新版流程表的发出日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程简单，团队以前办过。
- 所有有提示职责的人都能参加同一通电话。
- 场地有协调员出席并做记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多讲者、供应商和厅房要在您无法前往的地方统筹。
- 团队里没有人能一边带领走查，一边记下变更。
- 您希望有人主持通话并掌管确认清单。
想有人帮您带领这场走查吗？
请把您的流程表发给我们，草稿也可以。我们会回复哪一级支持合适，并说明会怎样主持走查、记录变更并掌管确认清单。我们可以在全马来西亚任何地方远程带领策划；活动当天如有需要，也能安排现场支持，视人手、服务范围和双方同意的费用而定。
主办方常见问题
远程彩排能取代到场地彩排吗？
不能。它检验的是计划是否清楚、是否已获同意。音响、屏幕和舞台仍须由负责的人在现场检查。
通话应由谁主持？
活动当天发提示的人，或已委任的项目负责人。由一位主持人带领，通话才不会偏离议程。
需要走查几次？
先做一次完整的走查。之后如果流程大幅变动，再加一次较短的。
供应商无法参加怎么办？
把流程表发给对方，请其书面确认自己的提示环节，并指定一个能在通话中代为答复的人。
相关资源
内容记录: 由 EventConsultant 团队按照我们的编辑规范撰写。引用资料的页面会列出来源。