简要回答
先根据每位嘉宾可发言的时间定出席位上限，再按角色而不是按职位高低来分配。12 至 16 人的圆桌，只有每位嘉宾都能发言不止一次，才行得通。
人数超标是最常见的失误：每多加一个席位看似无妨，讨论却悄悄变成有观众的论坛。请守住上限，并用书面候补名单和替换规则来处理。
从发言时间出发，而不是从房间出发
用讨论总时间除以一次有价值发言的最短时长。希望每位嘉宾在三个问题上各发言至少两次的话，算出来的数字就是上限，与房间能坐多少人无关。
把上限写进简报，并写明谁有权调整。否则，当天资深成员可能临时加两个座位。
按角色分配席位，而不是按头衔
只有同行的圆桌，往往只会礼貌地互相附和。刻意加入几种不同视角，讨论会更有用，前提是每位嘉宾事先都了解讨论规则。
| 席位角色 | 带来什么 | 邀请前要问的问题 |
|---|---|---|
| 同行从业者 | 共同语言和可信的案例 | 其中有两位来自同一机构吗？ |
| 有分寸的挑战者 | 对同一问题的不同看法 | 对方会认真参与，还是只推自己的议程？ |
| 较新或较年轻的声音 | 资深者可能已忽略的实务细节 | 本机构领导在场时，他们会畅所欲言吗？ |
| 相邻行业或供应方嘉宾 | 常规圈子之外的背景 | 他们在场是否会改变其他人的发言？ |
| 主办机构席位 | 连续性和后续跟进 | 主办方员工是否计入上限？ |
竞争对手、监管持份者与旁听者
- 决定直接竞争对手能否同席。若可以，在邀请函里写明，免得有人意外。
- 如果某位嘉宾所在机构监管或资助桌上其他人，请主办方判断这是否会影响大家的坦率程度。
- 记录员、主办方员工和旁听者都要计入上限。不发言的旁听者同样会改变现场气氛。
- 每个机构只设一个席位，除非议题确实需要同一机构的两种声音。
候补名单与替换规则
告诉每位受邀者：席位有限，名单按条件排序，不按回复先后，同一机构派替代人选需经主办方批准。
替代人选常常是人数超标的起点。把替换规则一次写清楚，并对所有人一视同仁，包括资深嘉宾。邀请函的写法可参考邀请对象分组指南。
实例演示 · 虚构示例
为企业财务负责人设置的十四席圆桌
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的企业财务经理协会，要办一场 150 分钟的圆桌，主题是如何应对审计委员会的资金申请。议程留出约 90 分钟自由讨论，分为三个问题，主办方希望每位嘉宾每个问题至少发言两次，每次约一分钟。
14 位嘉宾用掉 90 分钟中的 84 分钟，余下 6 分钟留给主持人提示，所以上限是 14 位嘉宾加一位主持人。主席最初列了 22 个名字。秘书处按席位角色逐一评分，留四位作候补，并写信向另外四位说明候补安排，同时提供书面总结作为替代。
可直接使用
席位分配工作表
复制到电子表格。在列出任何名字之前，先填好上限一行。
- 可用讨论分钟数：
- 计划问题数：
- 每位嘉宾每个问题的目标发言次数：
- 每次发言分钟数：
- 席位上限（仅嘉宾），以及谁有权调整：
- 主办机构和旁听者占用席位：
- 所需席位角色及每种角色的目标人数：
- 受邀者姓名｜机构｜席位角色｜已确认／候补／婉拒：
- 名单上有多于一人的机构：
- 发给受邀者的替换规则文字：
- 候补名单排序条件：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 嘉宾名单很短，主办方与每个人都熟悉。
- 这张圆桌以前办过，上限已被接受。
- 有一位同事能在资深成员要求加座时守住人数。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 邀请名单来自多个委员会，各方诉求互相冲突。
- 赞助商、监管方或董事提出席位要求，却没有人负责这项决定。
- 需要有人跟进邀请、候补和回复，让主办方专心面对嘉宾。
需要把嘉宾名单控制在上限内？
活动蓝图可以把席位上限、选择标准、邀请顺序和候补规则整理成一份文件，由主办方在邀请任何人之前批准。之后项目负责人可以对照这份文件跟进回复和替换，每个名字仍由主办方决定。请把现有的邀请名单发给我们，回复会说明如何整理。
主办方常见问题
高管圆桌应该有多少位嘉宾？
没有唯一正确的数字。根据讨论时间和希望每位嘉宾发言的次数来算，设定上限并守住。很多主办方发现，人人都能多次发言的小桌，比有人始终没机会开口的大桌更好。
同一家公司可以来两个人吗？
议题需要时可以，但应视为须主办方批准的例外。同一机构的两个声音占用两份发言时间，也可能让其他人有所保留。
赞助商或董事要求多加一个席位怎么办？
把请求交给被指定负责上限的人，并和所有人适用同一套替换规则。赞助商要求参加受限场次的情况，可参考赞助商要求参加受限讨论时怎么办。
要不要把嘉宾名单告诉受邀者？
邀请之前就要决定。有些嘉宾因为谁会出席才来，也有人希望参加的事保密。逐一询问受邀者并记录答复。
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