简要回答
好的启动会议大约九十分钟，结束时写下三件事：每个工作线由谁负责、第一批决定的日期，以及团队如何、何时开会和汇报。
不要用它来规划活动，而是用它统一认识：这场活动是什么、谁做什么、怎样做决定，让规划建立在共同的基础上。
会议之前
九十分钟议程
| 分钟 | 议题 | 产出 |
|---|---|---|
| 0至10 | 欢迎，宣读章程中的目的和成功标准 | 每个人用自己的话说出目的。 |
| 10至25 | 范围：包含、不含、待定；关键假设 | 记下分歧，不作长时间辩论。 |
| 25至45 | 角色：主事人、负责人、工作线负责人、批准人 | 每条工作线都有指定负责人。 |
| 45至60 | 未决事项及其日期 | 最重要的五项决定，附负责人和日期。 |
| 60至75 | 预算状况和批准路径；已知风险和承诺 | 谁批准什么，以及第一个不可退回的日期。 |
| 75至85 | 工作方式：会议节奏、汇报、文件存放处 | 节奏和存放处达成一致。 |
| 85至90 | 复述行动事项 | 当场大声确认。 |
应对困难时刻
会上重新讨论已做的决定时，先问是否有新的事实。没有的话，记下意见后继续。有的话，就加入决定清单并指定负责人。
主事人或批准人缺席的话，记录涉及权限的事项在他们确认之前属于暂定。没有决策者在场，不要拍板定案。
会议之后
- 两个工作日内发出会议记录，附行动事项、负责人和日期。
- 更新决策记录和假设清单。
- 确认下次会议日期及其将决定的事项。
- 下次会议上检查每项行动都已推进或重新定期。
实例演示 · 虚构示例
一场虚构会员论坛的启动会议
组织和数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Jurutera Awam，为一日论坛召开九十分钟的启动会议。八人出席，包括担任主事人的会长和担任负责人的名誉秘书。
会议结束时，五项决定有了日期，三条工作线有了负责人，商定每两周一次四十五分钟的通话，并确定了共享文件夹。有一项仍未决定：会长需要确认非会员能否参加，议程在她回复之前标为暂定。
可直接使用
启动会议议程和行动记录表
复制到会议邀请中，再用后半部分当场记录行动事项。
- 会议日期、时间、地点、记录员：
- 出席者和角色（主事人、负责人、各线负责人、财务）：
- 已传阅的会前资料：章程或简报，发出日期：
- 议题1：目的和成功标准（10分钟）：
- 议题2：范围包含、不含、待定；假设（15分钟）：
- 议题3：角色和工作线负责人（20分钟）：
- 议题4：未决事项，附负责人和日期（15分钟）：
- 议题5：预算状况、批准路径、第一个不可退回日期（15分钟）：
- 议题6：会议节奏、汇报、文件位置（10分钟）：
- 复述：行动 / 负责人 / 截止日期，每项一行：
- 等待缺席决策者的暂定事项：
- 下次会议日期及其将决定的事项：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队不大，以前合作过。
- 章程或简报已经存在并且大家读过。
- 有人能主持，另一人能做记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个机构或委员会第一次作为一个团队开会。
- 角色存在争议，需要中立的人主持。
- 团队以志愿者为主，主事人希望由项目负责人来带动会议节奏。
希望有人主持启动会议及之后的跟进？
活动蓝图包含启动会议资料包：议程、根据您的章程整理的会前资料，以及为会议准备的责任表和决定清单。项目负责人可以主持会议、记录行动事项，并在之后维持会议节奏，决定权仍在您的批准人手中。请把章程或简报草稿发给我们，回复会说明工作范围。
主办方常见问题
谁应该参加启动会议？
主事人、日常负责人、各工作线负责人，以及批准款项的人。只邀请会根据结果采取行动的人。
供应商要参加吗？
现阶段一般不用。等团队对范围和决定达成一致之后，再另开供应商说明会。
之后团队多久开一次会？
按时间表商定节奏，常见做法是早期每两周一次，接近日期时每周一次。会议要简短，聚焦在决定上。
章程还没准备好怎么办？
用启动会议补上缺口，但要记录权限和范围属于暂定。快速划线可参考活动范围边界：包含、不含与待定。
相关资源
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