团体报名已确认却未提供最终姓名

已知与未知

虚构情景：Syarikat Fiktif Logistik Maju 在活动前六天为 Persatuan Fiktif Pengurus Logistik 的论坛预订了20个席位。预订已确认，发票标记为已付，但只收到6个姓名。

• 已知：预订席位数、已付金额、联络人、索取姓名的日期。
• 未知：公司是否已决定谁出席、联络人是否有权指定参会者，以及是否有人需要饮食或无障碍安排。
• 未知：预订条款对替换和未具名席位有何规定。在作任何承诺前，请条款负责人先阅读条款。
• 未知：其他预订是否有同样缺口，因此请把全部名单检查一遍。

谁有权决定

提供姓名是买方的责任。买方不提供时如何处理，则是主办方的决定，由活动负责人与条款负责人共同作出。

只定一条规则，并用于每个团体，这样没有公司可以说自己受到不同对待。

• 活动负责人：未具名席位是保留、发空白证件还是释放。
• 条款负责人（秘书处负责人或法务联系人）：条款对替换和释放席位允许什么。请把它当作需要确认的问题，而不是假设。
• 财务：任何退款、抵扣或发票变更。
• 报名负责人：表格、证件印制和名单版本。

现实的选项及其后果

选择取决于剩余天数和未具名席位的数量。

沟通

写信给团体联络人，抄送活动负责人，语气要有帮助。一封写明日期和后果的信就够了。

• 第一封：“感谢您预订20个席位。目前我们收到6个姓名。请在[日期]前发送其余姓名和证件所需资料，以便证件和安排准备就绪。”
• 提醒：“我们仍需要14个姓名。[日期]之后，我们将[以空白证件保留席位／重新检视未具名席位]。如计划有变，请告知。”
• 给登记处团队：“无姓名的团体证件在这个盒子里。请写上姓名，在团体名单上打勾，不要改动总名单。”

后续跟进与预防

• 预订时就要求提供联络人和姓名截止日期，并把后果写进条款。
• 让报名表允许稍后补填姓名，且只设活动确实需要的字段。
• 保留一份团体名单，记录已订席位、已收姓名和替换情况。
• 把所选规则记录在决策记录里。
• 及早核对姓名拼写，因为拼写会延续到证书。