Jadualkan kandungan acara daripada draf hingga muktamad
Penceramah menghantar bahan dalam format dan masa berbeza, dan aturcara tidak boleh dicetak sehingga yang terakhir tiba.
Jawapan ringkas
Kandungan berjalan pada rangkaiannya sendiri: permintaan, draf, semakan, kelulusan, pemformatan, bukti cetakan dan penerbitan. Jadualkan ke belakang daripada tarikh setiap item diperlukan, dan beri setiap item penanggungjawab, format dan tarikh kunci selepas itu perubahan memerlukan kelulusan.
Kelewatan paling lazim bukan penulisan tetapi penantian: menunggu penceramah, penyemak dan seorang yang boleh meluluskan.
Senaraikan kandungan sebelum menjadualkan
- Tajuk sesi dan abstrak, biodata penceramah dan gambar.
- Slaid dan sebarang video atau demonstrasi yang akan dimainkan.
- Aturcara seperti yang akan muncul dalam talian, bercetak dan pada skrin.
- Skrip pengacara atau moderator dan ayat dalam lembaran aturan.
- Papan tanda, teks tanda nama dan sebarang pek perwakilan bercetak.
- Bahan selepas acara seperti ringkasan atau rakaman, jika dijanjikan.
Peringkat yang dilalui setiap item
- Permintaan: beritahu penanggungjawab dengan tepat apa yang diperlukan, dalam format apa dan menjelang tarikh apa.
- Draf diterima: catat tarikh ia tiba, bukan tarikh ia dijanjikan.
- Semakan: seorang penyemak bernama dan masa pulangan yang ditetapkan.
- Kelulusan: seorang bernama yang boleh berkata ya, supaya kelulusan tidak diulang.
- Pemformatan dan bukti cetakan: pereka atau pencetak menerima kandungan hanya selepas kelulusan.
- Kunci: selepas tarikh ini perubahan ialah keputusan, bukan suntingan. Rekodkan dalam log keputusan.
Kira ke belakang daripada tarikh bergantung
Mulakan daripada bila setiap output diperlukan: tarikh akhir cetakan, hari aturcara dimuat naik, tarikh pasukan AV memerlukan slaid dan tarikh lembaran aturan dikeluarkan. Gunakan perancang undur tarikh penting untuk tarikh ini.
Kandungan yang menyuap beberapa output, seperti biodata penceramah, patut mempunyai tarikh kunci sebelum yang paling awal antaranya.
Apa yang mengubah jadual
- Pengesahan penceramah yang lewat melewatkan tajuk, yang melewatkan aturcara, yang melewatkan cetakan.
- Penyemak atau orang yang meluluskan baharu menambah satu pusingan.
- Versi bahasa baharu menambah terjemahan dan semakannya sendiri.
- Menukar penceramah atau sesi selepas kunci membuka semula setiap output yang memuatkannya.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Mengumpul kandungan melalui e-mel tanpa satu penjejak.
- Menetapkan tarikh akhir penceramah sama dengan tarikh akhir anda, tanpa masa untuk semakan.
- Membenarkan penceramah menghantar slaid disemak selepas tarikh kunci AV tanpa sesiapa memutuskan untuk menerimanya.
- Tidak menyatakan siapa bertanggungjawab atas versi akhir bagi setiap item.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kandungan untuk seminar profesional sehari
Organisasi dan angka rekaan. Tempoh ialah hari bekerja andaian untuk menunjukkan struktur.
Sebuah persatuan akauntan rekaan merancang seminar dengan 12 penceramah dan menerbitkan aturcara dalam talian serta dalam pek perwakilan bercetak. Urus setia mengira ke belakang daripada tarikh akhir cetakan.
Ia menetapkan kunci biodata penceramah 12 hari bekerja sebelum cetakan, supaya ada masa untuk satu pusingan semakan dan bukti cetakan. Kunci aturcara lebih awal daripada kunci slaid, kerana aturcara muncul di lebih banyak tempat manakala slaid hanya digunakan pada hari itu.
| Item | Penanggungjawab | Permintaan dihantar | Draf perlu siap | Semakan dan kelulusan | Kunci | Digunakan dalam |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tajuk sesi dan abstrak | Pengerusi aturcara | T-35 | T-25 | T-20 | T-15 | Web, cetakan, lembaran aturan |
| Biodata dan gambar penceramah | Urus setia | T-35 | T-22 | T-17 | T-12 | Web, cetakan |
| Slaid | Setiap penceramah | T-30 | T-8 | T-5 | T-3 | AV sahaja |
| Teks pek perwakilan | Urus setia | T-25 | T-15 | T-10 | T-7 | Cetakan |
Gunakan sendiri
Penjejak kandungan
Gunakan satu baris bagi setiap item kandungan. Kemas kini lajur status setiap kali sesuatu tiba.
- Item kandungan dan format yang diperlukan
- Penanggungjawab yang membekalkannya dan penanggungjawab yang meluluskannya
- Tarikh: permintaan dihantar, draf perlu siap, semakan perlu siap, kunci
- Di mana ia digunakan (web, cetakan, skrin, lembaran aturan)
- Status dan tarikh diterima
- Apa yang berlaku jika lewat (teks lalai, teks sementara, kelewatan)
| Item | Pembekal | Orang yang meluluskan | Draf perlu siap | Kunci | Digunakan dalam | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penceramah sedikit dan seorang yang menyemak semuanya.
- Format aturcara biasa dengan templat sedia ada.
- Kandungan dihasilkan secara dalaman.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penceramah, bahasa atau penyemak ramai, dan tiada siapa memegang versi induk.
- Aturcara dihantar untuk dicetak atau kepada ahli sebelum penceramah disahkan.
- Kelulusan kandungan memerlukan pengesahan jawatankuasa atau kumpulan yang berhadapan dengan pengawal selia.
Perlu pengejaran kandungan diuruskan untuk anda?
Event Blueprint menetapkan peringkat kandungan, penanggungjawab dan tarikh kunci dalam jadual. Ketua projek akan menyimpan penjejak kandungan, mengejar penceramah dan penyemak serta membawa item lewat kepada pembuat keputusan anda sebelum ia menghalang cetakan atau AV. Hantarkan senarai kandungan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila penceramah patut diminta slaid?
Minta awal dan nyatakan untuk apa ia digunakan. Tetapkan tarikh akhir jauh sebelum tarikh kunci AV supaya ada masa semakan, dan beritahu penceramah bahawa perubahan kemudian memerlukan kelulusan.
Siapa patut meluluskan kandungan?
Seorang bernama bagi setiap item. Jika beberapa orang perlu melihatnya, beri mereka tempoh semakan bersama berbanding menghantarnya berantai.
Bagaimana jika penceramah terlepas tarikh kunci?
Putuskan lebih awal apa yang berlaku: terbitkan teks lalai, guna teks sementara atau terima versi lewat dengan persetujuan orang yang meluluskan. Catat pilihan itu.
Bagaimana ini berkait dengan pelan peringkat penting?
Pelan peringkat penting acara memuatkan beberapa tarikh penting kandungan. Jadual ini menyenaraikan setiap item kandungan di sebaliknya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.