Soalan infrastruktur teknikal untuk ditanya kepada venue acara
Pembekal AV anda memerlukan fakta tentang bilik, dan helaian jualan venue tidak mengandunginya.
Jawapan ringkas
Infrastruktur teknikal ialah set fakta yang hanya boleh dinyatakan oleh venue: bekalan elektrik yang ada dalam bilik, apa yang boleh digantung atau dipasang, peralatan venue yang termasuk, siapa yang mesti mengendalikannya dan apa peraturan untuk pendawaian serta waktu kerja. Minta setiap jawapan secara bertulis daripada wakil teknikal venue, bukan pasukan jualan.
Peranan anda sebagai penganjur ialah mengumpul jawapan dan menyerahkannya kepada pembekal AV. Sama ada sesuatu rig atau pemasangan selamat dari segi struktur adalah untuk disahkan oleh venue dan pembekal.
Siapa yang perlu ditanya, dan siapa yang memerlukan jawapan
Minta butiran hubungan wakil teknikal atau operasi venue lebih awal, sebelum kontrak ditandatangani. Kakitangan jualan boleh menerangkan bilik tetapi jarang tahu had teknikalnya.
Serahkan setiap jawapan kepada pembekal AV dan produksi sebaik sahaja diterima, supaya mereka membuat harga dan perancangan berdasarkan fakta yang sama. Keperluan internet terdapat dalam keperluan internet venue dan bunyi dalam bunyi dan aktiviti bersebelahan.
Pek soalan mengikut bidang
| Bidang | Soalan | Bukti yang diminta |
|---|---|---|
| Elektrik | Apakah bekalan elektrik yang boleh digunakan dalam bilik, bagaimana ia diedarkan dan siapa yang menyambungnya? Adakah litar berasingan untuk produksi? | Spesifikasi teknikal atau pelan elektrik venue |
| Rigging dan pemasangan | Apa yang boleh digantung dari siling atau dipasang pada dinding dan lantai, dan siapa meluluskan serta melaksanakannya? | Dasar rigging dan pemasangan bertulis |
| AV venue | Skrin, projektor, mikrofon dan bunyi yang mana termasuk, dan dalam keadaan bagaimana? Siapa mengendalikannya? | Senarai peralatan dengan nama juruteknik venue |
| Pencahayaan dan kawalan cahaya | Bolehkah bilik digelapkan? Apa kawalan pencahayaan yang ada, dan siapa mengendalikannya? | Huraian bilik dan semakan semasa lawatan tapak |
| Laluan kabel | Di mana kabel boleh dilalukan, dan apa penutup atau laluan yang dikehendaki venue? | Peraturan kabel bertulis |
| Peraturan kerja | Adakah juruteknik dalaman atau pembekal yang diluluskan wajib? Apa waktu kerja yang dibenarkan dan sebarang caj tambahan? | Klausa kontrak atau rider teknikal |
| Iklim dan akustik | Siapa mengawal suhu bilik? Adakah dinding pembahagi antara bilik dan bagaimana bunyi diurus? | Kenyataan venue dan lawatan pada waktu yang serupa |
| Pelan kecemasan | Apa susunan sandaran untuk gangguan elektrik, rangkaian dan peralatan pada hari acara? | Penerangan bertulis dan wakil di tapak |
Cara mengendalikan perbualan
- Hantar pek soalan lebih awal dan minta jawapan bertulis, bukan panggilan semata-mata.
- Hadir semasa lawatan tapak bersama pembekal AV jika boleh, supaya mereka melihat bilik berdasarkan senarai semak sendiri.
- Rekod setiap jawapan dengan nama orang, tarikh dan dokumen, menggunakan pembina senarai semak pemeriksaan venue.
- Tandakan sebarang jawapan yang bercanggah dengan helaian jualan dan minta venue menyelesaikannya secara bertulis.
- Sahkan semula jawapan utama menjelang pemunggahan masuk, kerana bilik dan peraturan boleh berubah.
Perangkap biasa
- Menganggap skrin atau sistem bunyi venue termasuk kerana gambar bilik menunjukkannya.
- Hanya mengetahui semasa pemunggahan masuk bahawa juruteknik venue wajib dan dicaj berasingan.
- Titik rigging yang disebut pasukan jualan dan kemudian dinafikan pasukan teknikal.
- Peraturan kabel yang memaksa laluan semula yang mahal pada hari acara.
- Rider teknikal yang tersembunyi dalam lampiran yang tiada siapa membacanya sebelum menandatangani.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Soalan teknikal untuk seminar dua bilik
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan kaedah.
Sebuah persatuan perdagangan peranti perubatan rekaan merancang seminar dengan satu bilik plenari dan satu bilik selari. Urus setia menghantar pek soalan kepada wakil teknikal venue dan salinan kepada pembekal AV-nya, yang menambah tiga soalan sendiri.
Venue menjawab bahawa juruteknik dalaman mesti mengendalikan sistem bunyi venue tetapi pembekal luar boleh membawa skrin sendiri. Urus setia merekod kedua-dua kenyataan dengan tarikh dan meminta venue mengesahkan peraturan kabel secara bertulis sebelum menandatangani. Pembekal mengemas kini pelannya apabila jawapan tiba.
Gunakan sendiri
Pek soalan teknikal venue
Salin senarai ini ke dalam e-mel kepada wakil teknikal venue. Tambah soalan pembekal AV anda sebelum menghantar.
- Apakah bekalan elektrik yang ada dalam setiap bilik, dan siapa yang menyambungkan peralatan produksi kepadanya?
- Apa yang boleh digantung, dipasang atau ditampal, dan siapa meluluskannya? Sila hantar dasar bertulis.
- Peralatan AV venue yang mana termasuk dalam sebut harga, dan yang mana dikenakan caj?
- Adakah juruteknik venue wajib? Jika ya, untuk peralatan apa, dan berapakah caj yang dinyatakan?
- Bolehkah bilik digelapkan, dan siapa yang mengendalikan kawalan pencahayaan?
- Apakah peraturan laluan dan penutup kabel?
- Apakah waktu kerja untuk pemunggahan masuk dan keluar?
- Siapa yang mengawal suhu bilik dan bagaimana permintaan dikendalikan pada hari acara?
- Apakah susunan sandaran untuk gangguan elektrik atau rangkaian?
- Siapa wakil teknikal yang dinamakan pada hari acara, dan bagaimana kami menghubunginya?
Guna alat percuma: Pembina senarai semak pemeriksaan lokasi acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara hanya satu bilik plenari dengan AV ringkas dan pembekal yang sudah anda percayai.
- Seorang pegawai boleh menghantar pek dan mengejar jawapan bertulis.
- Venue mempunyai spesifikasi teknikal yang jelas yang boleh dihantar.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, penyampaian hibrid atau penstriman langsung bergantung pada jawapan venue.
- Pasukan jualan dan teknikal venue memberi jawapan berbeza.
- Anda memerlukan seseorang untuk menukar jawapan kepada keperluan pembekal dan menjejak apa yang masih terbuka.
Mahu soalan teknikal ditukar kepada keperluan pembekal?
Event Blueprint boleh menyusun soalan teknikal yang dihantar kepada venue dan yang dihantar kepada pembekal AV anda, siapa bertanggungjawab atas setiap jawapan dan menjelang bila, kemudian menukar jawapan kepada keperluan pembekal bertulis. Hantar venue dan senarai bilik yang anda pertimbangkan serta sebut harga AV yang sudah diterima. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah saya memerlukan orang teknikal untuk bertanya soalan ini?
Tidak. Anda boleh menghantar pek ini seperti sedia ada. Pembekal AV boleh menyemak jawapan dan menambah soalan sendiri.
Bagaimana jika venue tidak mahu menjawab secara bertulis?
Rekod jawapan lisan dengan nama dan tarikh, dan minta venue mengesahkannya melalui e-mel. Anggap sebarang jawapan yang belum disahkan sebagai belum diketahui.
Siapa yang memutuskan sama ada rig selamat?
Pasukan teknikal venue dan pembekal berkelayakan anda. Tanya mereka soalan dan simpan rekod.
Perlukah saya bertanya soalan yang sama kepada setiap venue dalam senarai pendek?
Ya. Menggunakan pek yang sama memberi jawapan yang boleh dibandingkan secara adil.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.