Menetapkan tarikh akhir slaid penceramah yang dipatuhi
Slaid tiba pada pagi acara, dan pasukan audio-visual membukanya di komputer riba buat pertama kali.
Jawapan ringkas
Kira ke belakang dari tarikh acara dan dari tarikh akhir pembekal dan pencetak yang bergantung pada slaid. Tetapkan dua atau tiga peringkat bertarikh: draf untuk semakan, muktamad untuk pasukan audio-visual, dan kunci, selepas itu perubahan hanya dibuat di dalam bilik dengan persetujuan.
Beri setiap penceramah tarikh mereka secara bertulis dalam taklimat sesi, namakan siapa yang mengumpul fail, dan putuskan terlebih dahulu apa yang berlaku kepada fail yang lewat.
Siapa bergantung pada slaid
| Siapa | Apa yang diperlukan | Soalan untuk ditanya |
|---|---|---|
| Pasukan audio-visual | Fail muktamad dalam format yang diterima sistem mereka, disemak pada peralatan. | Apa format fail dan bentuk skrin yang anda perlukan, dan bila fail diperlukan? |
| Moderator atau pengerusi | Slaid untuk menyediakan soalan dan pengenalan. | Bila anda perlu melihatnya? |
| Jurubahasa atau penterjemah, jika ada | Slaid atau teks untuk menyediakan istilah. | Apa yang anda perlukan dan berapa awal? |
| Pencetakan atau edaran | Kandungan muktamad jika slaid dicetak atau dikongsi. | Bila kandungan mesti dikunci untuk dicetak? |
| Penyemak atau penanggungjawab program | Draf untuk disemak terhadap taklimat sesi. Lihat semakan pembentangan. | Berapa lama semakan mengambil masa? |
| Rakaman atau perkongsian selepas acara | Kebenaran dan versi fail yang bersih. | Versi mana yang dikongsi, dan siapa yang meluluskan? |
Jadual ke belakang
- Tetapkan tarikh acara dan tarikh pasukan audio-visual memerlukan fail muktamad.
- Beri masa untuk semakan teknikal fail pada peralatan sebenar.
- Tambah masa untuk semakan dan untuk penceramah membuat pembetulan.
- Tetapkan tarikh draf sebelum semakan bermula, dan tarikh kunci selepas semakan teknikal.
- Tulis tarikh dalam taklimat sesi penceramah dan, bagi tarikh seluruh program, dalam lembaran aturan.
Peraturan untuk slaid lewat dan berubah
- Nyatakan dalam taklimat apa yang dikira tepat masa dan siapa yang menerima fail.
- Sepakati sama ada suntingan saat akhir dibenarkan, siapa membuatnya dan pada peralatan siapa.
- Gunakan satu versi sahaja. Tandakan setiap fail dengan versi dan tarikh. Lihat kawalan versi agenda.
- Simpan salinan sandaran di meja kawalan dalam format yang disahkan pasukan audio-visual.
- Putuskan sama ada penceramah yang tidak menghantar apa-apa membentang daripada komputer ribanya sendiri, dan sama ada ini memerlukan raptai teknikal.
Apa untuk disahkan dengan pembekal audio-visual
Tanya pembekal, secara bertulis, apa format fail, bentuk skrin dan susunan main balik yang mereka perlukan dan apa yang mereka sokong. Jangan andaikan.
Tanya sama ada slot raptai tersedia untuk penceramah yang mahu menguji fail, dan tempah melalui pembina jadual raptai supaya bilik dan orang tidak bertindih.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jadual untuk persidangan sehari
Organisasi dan tarikh rekaan, ditunjukkan sebagai hari sebelum acara, untuk gambaran sahaja.
Sebuah persatuan fiktif menetapkan tarikh akhir slaid untuk 14 penceramah: draf 21 hari sebelum acara, muktamad 10 hari sebelum, dan kunci 3 hari sebelum. Pasukan audio-visual meminta fail 7 hari sebelum, jadi tarikh muktamad mempunyai masa lebihan 3 hari.
Dua penceramah tidak dapat menepati tarikh draf. Penanggungjawab program bersetuju lanjutan singkat untuk mereka tetapi mengekalkan tarikh muktamad. Sehari sebelum acara, seorang penceramah meminta menukar satu slaid. Peraturan yang dipersetujui ialah sebarang perubahan selepas kunci dibuat oleh penceramah dengan ketua audio-visual hadir, dan fail lama kekal sebagai sandaran.
Gunakan sendiri
Jadual tarikh akhir slaid
Satu baris bagi setiap penceramah. Tarikh ditetapkan ke belakang dari acara. Isi tarikh sebenar selepas pasukan audio-visual mengesahkan apa yang mereka perlukan.
| Penceramah (mengikut peranan sehingga disahkan) | Sesi | Tarikh draf | Tarikh muktamad | Tarikh kunci | Siapa menerima fail | Peraturan fail lewat dipersetujui | Disahkan penceramah |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program kecil dengan sedikit penceramah dan pasukan audio-visual yang dikenali.
- Slaid tidak dicetak atau diterjemah.
- Seorang pegawai boleh mengumpul, menyemak dan mengejar fail.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah, bahasa atau bilik memerlukan fail disemak mengikut susunan tetap.
- Acara lepas mempunyai slaid yang tiba pada hari acara.
- Semakan, semakan teknikal dan pencetakan masing-masing mempunyai tarikh akhir sendiri.
Perlu tarikh akhir slaid ditetapkan dan dikejar?
Ketua projek persidangan boleh menetapkan jadual slaid bersama anda dan pembekal audio-visual, memasukkan tarikh dalam setiap taklimat penceramah, mengejar fail, menghalakannya untuk semakan, dan memastikan peraturan fail lewat dikenakan sama rata. Keputusan kandungan tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar senarai penceramah dan keperluan pembekal yang ada. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal slaid patut diserahkan?
Kira ke belakang dari tarikh akhir audio-visual dan pencetakan, kemudian tambah masa semakan dan pembetulan. Ambil tarikh daripada pembekal anda, bukan daripada acara lain.
Bagaimana jika penceramah tidak mahu menghantar slaid awal?
Sepakati satu peraturan terlebih dahulu. Contohnya, penceramah boleh membentang daripada komputer ribanya sendiri selepas semakan teknikal, atau menghantar fail sandaran. Kenakan sama rata kepada semua.
Adakah kami perlukan slaid sebelum acara?
Ramai penganjur memerlukannya, untuk semakan, kebolehcapaian, jurubahasa dan semakan peralatan. Tanya pembekal audio-visual dan penanggungjawab program apa yang terpakai untuk acara anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.