Tulis andaian pemarkahan risiko anda
Dua ahli memberi skor 2 dan 4 kepada risiko yang sama, dan tiada siapa tahu skor mana betul.
Jawapan ringkas
Skor risiko hanya berguna jika andaian di sebaliknya jelas. Sebelum sesiapa memberi skor, tulis maksud setiap angka kebarangkalian dan kesan, tempoh yang diliputi, bukti yang digunakan dan siapa menetapkan skala.
Anggap skor sebagai cara memulakan perbincangan dan menyusun senarai, bukan ukuran tepat. Risiko yang tidak diketahui ditandakan Tidak Diketahui dan tidak sekali-kali diberi skor rendah secara senyap.
Mengapa skor berbeza antara orang
Kebanyakan pasukan acara menggunakan skala 1 hingga 5 bagi kebarangkalian dan kesan. Skala itu jarang ditakrifkan, jadi seorang memberi skor berdasarkan acara lepas, seorang lagi berdasarkan kisah terburuk yang pernah didengari, dan seorang lagi berdasarkan apa yang mampu ditanggung bajet.
Hasilnya nampak tepat tetapi membandingkan tiga skala peribadi yang berbeza. Helaian andaian yang ringkas mengelakkan pertikaian itu sebelum ia bermula.
Andaian yang perlu disepakati dahulu
Putuskan perkara ini dalam satu mesyuarat pendek bersama orang yang membuat keputusan, kemudian lampirkan helaian itu pada daftar risiko.
| Andaian | Soalan untuk diputuskan | Siapa memutuskan |
|---|---|---|
| Tempoh masa | Adakah skor meliputi tempoh perancangan, hari acara sahaja, atau kedua-duanya? | Penanggungjawab acara |
| Skala kebarangkalian | Apakah maksud 1, 3 dan 5 dalam ayat biasa, dan adakah ia berdasarkan acara lepas, nasihat pembekal atau pertimbangan? | Pengerusi jawatankuasa bersama ketua projek |
| Skala kesan | Adakah kesan diukur melalui kos, pengalaman peserta, reputasi, program atau gabungan? Berapa ringgit dianggap skor 5 bagi acara ini? | Kewangan dan penanggungjawab acara |
| Bukti | Apakah asas skor: dokumen, kenyataan pembekal, acara lepas atau pendapat? Tandakan pendapat sebagai pendapat. | Setiap pemberi skor |
| Perkara tidak diketahui | Bagaimana risiko ditunjukkan jika tiada siapa dapat menganggarnya? Cadangan: tanda Tidak Diketahui yang dikaji dahulu. | Penanggungjawab acara |
| Menggabungkan skor | Jika kebarangkalian dan kesan didarab, adakah pasukan menerima bahawa 5 kali 1 dan 1 kali 5 memberi nombor yang sama? | Pengerusi jawatankuasa |
| Tarikh semakan | Bilakah skor dikaji semula dan apakah pencetus semakan lebih awal, seperti pertukaran venue atau penceramah baharu? | Ketua projek atau urus setia |
Peraturan pemarkahan yang menjaga kejujuran helaian
- Beri skor kepada risiko seperti keadaannya hari ini, dengan kawalan yang sedia ada, dan catat kawalan yang mana.
- Biar orang yang paling hampir dengan kerja itu memberi skor dahulu, kemudian jemput cabaran, supaya jawatan tidak menentukan angka.
- Simpan sebab bertulis bagi setiap skor 4 atau 5 dan setiap skor yang berubah antara satu semakan dengan semakan berikutnya.
- Jangan beri skor kepada risiko yang perlu dinilai pakar, seperti hal struktur, kebakaran atau perubatan. Rekodkannya dan minta pandangan venue atau pihak berkelayakan, seperti dalam pengesahan risiko baki.
Apabila pemberi skor tidak sependapat
- Minta setiap orang menyatakan bukti di sebalik angkanya, bukan angkanya.
- Semak sama ada mereka menggunakan tempoh masa atau maksud kesan yang berbeza.
- Rekodkan kedua-dua skor jika jurangnya kekal, dan gunakan yang lebih tinggi sebagai skor kerja sehingga bukti mengubahnya.
- Tetapkan penanggungjawab untuk mencari fakta yang tiada dan tarikh untuk melapor.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua skor bagi satu risiko pembekal
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti merancang forum sehari untuk kira-kira 300 peserta. Ketua pendaftaran memberi skor kebarangkalian 2 dan kesan 3 kepada risiko "platform pendaftaran tidak tersedia pada pagi acara". Bendahari memberi kebarangkalian 4 dan kesan 3.
Apabila diminta bukti, ketua pendaftaran menggunakan platform tahun lepas yang berjalan lancar. Bendahari pula mendengar bahawa vendor tahun ini baharu dan tiada rujukan. Mereka bersetuju jurang sebenar ialah vendor itu, bukan angkanya. Pasukan merekodkan kebarangkalian 4 sehingga vendor memberi rujukan, dan seorang penanggungjawab diberi tarikh untuk memintanya.
Gunakan sendiri
Helaian andaian pemarkahan risiko
Salin halaman ini, isi setiap baris dan lampirkan pada daftar. Tulis Belum diputuskan, bersama penanggungjawab dan tarikh, bagi perkara yang masih terbuka.
- Tempoh pemarkahan (perancangan, hari acara, kedua-duanya):
- Skala kebarangkalian dalam ayat biasa (1, 3 dan 5), dan asas buktinya:
- Skala kesan dalam ayat biasa, dengan jumlah ringgit yang dianggap skor 5 bagi acara ini:
- Aspek kesan yang diambil kira (kos, pengalaman peserta, reputasi, program):
- Cara risiko tidak diketahui ditandakan, dan siapa mengkajinya dahulu:
- Cara skor digabungkan, dan had kaedah itu yang diketahui:
- Siapa memberi skor dahulu dan siapa mencabar:
- Risiko yang dikecualikan daripada pemarkahan pasukan kerana perlu dinilai pakar, dengan nama orang yang ditanya:
- Bukti yang diperlukan bagi skor 4 atau 5:
- Tarikh semakan dan peristiwa yang mencetuskan semakan lebih awal:
- Pihak yang meluluskan andaian ini, dan tarikh:
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan memberi skor kepada senarai risiko yang pendek dan dua atau tiga orang yang sama membuat pemarkahan.
- Anda sudah ada skala dalaman yang difahami dan digunakan jawatankuasa.
- Tiada perkara dalam senarai bergantung pada pertimbangan pakar luar.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau jabatan memberi skor dan skala mereka tidak sepadan.
- Skor akan digunakan untuk mewajarkan perbelanjaan atau keputusan teruskan atau batal, dan kewangan memerlukan asasnya ditulis.
- Daftar sudah terlalu besar untuk dijaga seorang dengan konsisten dan tiada siapa bertanggungjawab atas semakan.
Perlukan asas pemarkahan disemak?
Diagnostik perancangan boleh menyemak daftar dan andaian pemarkahan anda berbanding keputusan yang masih perlu dibuat jawatankuasa. Hasilnya pelan tindakan mengikut keutamaan dengan perkara terbuka, penanggungjawab dan tarikh. Keselamatan dan pematuhan kekal menjadi urusan venue dan pihak berkelayakan. Hantar daftar seperti sedia ada, walaupun skalanya tidak konsisten; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami guna skala 1 hingga 5 atau tinggi, sederhana dan rendah?
Kedua-duanya boleh jika setiap tahap ditakrifkan dengan ayat yang jelas, dan kesan dengan ringgit. Skala 1 hingga 5 memberi lebih ruang untuk menyusun senarai, manakala tinggi, sederhana dan rendah lebih mudah diterangkan kepada jawatankuasa. Pilih satu dan takrifkan secara bertulis.
Bolehkah diagnostik perancangan memberitahu sama ada risiko kami diberi skor dengan betul?
Diagnostik kesediaan perancangan menyenaraikan keputusan yang belum selesai mengikut aliran kerja. Ia tidak mengesahkan skor, dan jawapan yang tidak diketahui tidak pernah menghasilkan keputusan "semuanya baik-baik sahaja".
Bagaimana jika tiada siapa mempunyai bukti untuk memberi skor kepada sesuatu risiko?
Tandakan sebagai Tidak Diketahui, namakan penanggungjawab untuk mencari fakta, dan kaji perkara tidak diketahui sebelum risiko yang diketahui pada mesyuarat berikutnya. Memberi skor rendah supaya helaian nampak kemas akan menyembunyikan risiko yang paling perlu perhatian.
Berapa kerap skor perlu dikaji semula?
Tetapkan tarikh tetap, contohnya setiap bulan dalam tiga bulan terakhir sebelum acara, dan tambah pencetus seperti pertukaran venue, penceramah utama baharu atau pertukaran pembekal. Rekodkan sebab setiap kali skor berubah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.