Semak sama ada pelan sandaran anda benar-benar berfungsi
Pelan menyatakan ada sandaran, dan tiada siapa menyemak siapa yang memegangnya atau sama ada ia benar-benar boleh digunakan.
Jawapan ringkas
Pelan sandaran sedia apabila ia mempunyai pencetus, seorang yang dinamakan yang boleh melaksanakannya, sesuatu yang nyata untuk dialih kepadanya, dan bukti bahawa ia wujud dan boleh dicapai pada hari acara.
Baris dalam pelan yang menyatakan sandaran tersedia ialah niat. Bukti mengubahnya menjadi pilihan sedia, atau menunjukkan bahawa ia masih idea.
Kebergantungan mana memerlukan pelan sandaran
Senaraikan perkara yang tanpanya acara tidak boleh diteruskan, atau terpaksa berubah secara terbuka: ruang venue utama, penceramah utama, fail pembentangan, senarai pendaftaran, sambungan mikrofon dan paparan, slot katering, pengaturan pengangkutan.
Anda tidak perlukan sandaran untuk semuanya. Tentukan kebergantungan kritikal, kemudian beri setiap satu penanggungjawab dan sandaran, atau keputusan yang dipersetujui untuk tidak mempunyainya.
Apa yang dikira sebagai bukti
| Idea sandaran | Bukti bahawa ia sedia | Tidak mencukupi |
|---|---|---|
| Salinan ganti fail pembentangan | Salinan dibuka pada peranti kedua; lokasi dan penanggungjawab dinamakan | Ia ada pada telefon seseorang |
| Penceramah atau pengerusi ganti | Orang itu bersetuju secara bertulis dan memegang taklimat | Kita boleh minta seseorang |
| Salinan luar talian senarai peserta | Salinan semasa wujud, akses terhad kepada orang bernama | Platform akan baik-baik sahaja |
| Bilik atau susun atur alternatif | Venue mengesahkan secara bertulis ia tersedia pada hari itu | Mereka kata mungkin boleh |
| Pembekal pengganti | Pengesahan bertulis daripada pengganti, dengan skop | Kami kenal sebuah syarikat |
| Sandaran program bercetak atau papan tanda | Salinan wujud dan disemak dengan induk | Ia boleh dicetak jika perlu |
Bagi setiap sandaran, rekodkan lima perkara
- Pencetus: keadaan yang boleh diperhatikan yang memulakan pengalihan.
- Pembuat keputusan: orang yang diberi kuasa mengatakan teruskan.
- Alternatif itu sendiri, dengan had dinyatakan.
- Bukti dan tarikh terakhir disemak.
- Siapa dimaklumkan, dan bagaimana, apabila ia digunakan.
Semak pelan sandaran berfungsi bersama
- Ambil kebergantungan kritikal daripada senarai semak pra-pelancaran anda.
- Isi jadual bagi setiap satu dan lampirkan bukti.
- Baca jadual bersama penanggungjawab program dan cari sandaran yang bergantung pada orang atau peranti yang sama.
- Jalankan satu sandaran dari awal hingga akhir, seperti membuka fail ganti pada komputer riba lain, dan catat sebarang masalah.
- Tambah sandaran yang belum selesai ke log keputusan, dan tunjukkan jadual pada pengesahan akhir.
Perancangan kecemasan ada pada siapa
Prosedur kecemasan, pemindahan, pertolongan cemas dan keselamatan orang ramai ialah urusan venue dan pihak berkuasa yang berkelayakan. Tanya mereka apa pelan yang wujud dan minta salinan untuk disimpan. Pelan sandaran bagi kandungan program bukan pelan kecemasan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penganjur seminar menyemak empat pelan sandaran
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan perdagangan rekaan menyemak empat pelan sandaran untuk seminar 150 orang. Fail pembentangan ganti berada pada pemacu USB yang dipegang penyelaras projek dan berjaya dibuka pada komputer riba kedua, maka yang itu sedia.
Pengerusi ganti telah bersetuju secara bertulis. Senarai peserta luar talian wujud tetapi dipegang seorang yang tiada pada hari itu. Bilik alternatif belum disahkan secara bertulis. Dua daripada empat ditandakan belum sedia dan diberi penanggungjawab serta tarikh.
Gunakan sendiri
Jadual kesiapsiagaan pelan sandaran
Salin satu baris bagi setiap kebergantungan kritikal. Biarkan Bukti kosong sehingga anda boleh menunjukkannya.
| Kebergantungan kritikal | Pencetus | Pembuat keputusan | Sandaran | Bukti dipegang | Terakhir disemak (tarikh, nama) | Siapa dimaklumkan | Sedia? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sedia / belum sedia / tiada sandaran mengikut keputusan | |||||||
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai kebergantungan kritikal anda pendek.
- Setiap sandaran boleh ditunjukkan dalam beberapa minit.
- Seorang individu boleh membuat keputusan pada hari itu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sandaran bergantung pada pembekal, venue dan penceramah yang tidak berhubung sesama sendiri.
- Tiada siapa diberi kuasa jelas untuk melaksanakan sandaran.
- Beberapa sandaran bergantung pada orang atau peralatan yang sama.
Mahu pelan sandaran disemak sebelum pengesahan?
Diagnostik perancangan boleh menyemak pelan sandaran yang mempunyai penanggungjawab bernama, pencetus dan bukti, dan yang hanya niat, lalu menyenaraikan apa yang perlu diselesaikan dahulu. Keselamatan dan tindak balas kecemasan tetap urusan venue dan pihak berkelayakan. Hantar senarai kebergantungan kritikal dan pelan sandaran yang anda ada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak pelan sandaran diperlukan?
Satu bagi setiap kebergantungan kritikal, atau keputusan yang direkodkan untuk menerima risiko tidak mempunyainya. Lebih daripada itu menambah kerja tanpa menjadikan acara lebih sedia.
Siapa dibenarkan melaksanakan pelan sandaran?
Seorang bernama bagi setiap bidang, dengan timbalan. Tujuannya supaya tiada siapa perlu bertanya jawatankuasa semasa acara.
Adakah pelan sandaran sama dengan pelan kecemasan?
Tidak. Pelan sandaran memastikan program berjalan apabila sesuatu gagal. Pelan kecemasan dan keselamatan ditetapkan dan dikongsi oleh venue dan pihak berkuasa berkaitan.
Bila pelan sandaran patut diuji?
Uji yang mudah diuji, seperti salinan fail dan butiran hubungan, sebelum pengesahan akhir. Bagi yang lain, sahkan pengaturan secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.