Menulis ringkasan keputusan acara diperlukan
Beberapa soalan menunggu pengerusi atau jawatankuasa anda, dan setiap satu menghalang perkara yang berbeza.
Jawapan ringkas
Ringkasan keputusan diperlukan menyenaraikan setiap keputusan terbuka dalam satu muka surat dengan format yang sama: soalan, pilihan, cadangan jika ada, siapa memutuskan, tarikh diperlukan dan apa yang terhalang jika ia tergelincir.
Letakkan di bahagian atas laporan status, atau hantar sendiri sebelum mesyuarat, supaya keputusan dibuat dan bukan dibincang semula.
Apa yang menjadikan keputusan sedia untuk diputuskan
Keputusan sedia apabila soalan khusus, pilihan sudah ditulis dan seseorang mempunyai kuasa untuk memilih. Jika salah satu tiada, langkah seterusnya ialah membetulkannya, bukan memasukkannya dalam agenda.
Keputusan yang bergantung pada fakta yang belum anda ada patut diletakkan pada baris berasingan: maklumat diperlukan sebelum ini boleh diputuskan, dengan penanggungjawab.
Medan bagi setiap keputusan
| Medan | Apa yang ditulis | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Soalan | Satu ayat yang boleh dijawab dengan satu pilihan. | Soalan yang kabur mendapat jawapan yang kabur. |
| Pilihan | Dua atau tiga pilihan sebenar dengan kelebihan dan kekurangan utama bagi setiap satu. | Menunjukkan kepada pembuat keputusan apa yang dipilih antaranya. |
| Cadangan | Pilihan anda dan sebabnya, atau tiada jika tidak pasti. | Menjimatkan masa, tetapi biarkan pembuat keputusan bebas memilih lain. |
| Pembuat keputusan | Seorang atau jawatankuasa yang dinamakan, bukan pasukan. | Mengelakkan keputusan menjadi milik semua dan tiada sesiapa. |
| Diperlukan sebelum | Tarikh yang dikaitkan dengan peringkat penting yang terjejas. | Menjadikan kemendesakan satu fakta. |
| Jika tergelincir | Apa yang tertangguh atau kos atau risiko tambahan yang timbul. | Menyatakan akibat tanpa dibesar-besarkan. |
| Status | Terbuka, diputuskan, ditangguh, dengan tarikh. | Membolehkan senarai yang sama digunakan semula minggu depan. |
Cara menyusun senarai
- Susun mengikut tarikh diperlukan, yang paling awal dahulu.
- Utamakan keputusan jika beberapa tugas lain menunggunya.
- Pastikan senarai pendek. Jika lebih daripada enam keputusan terbuka, tanya yang mana boleh diwakilkan kepada seorang yang dinamakan dengan had.
- Rekodkan perkara yang diputuskan dalam log keputusan, kemudian buang daripada ringkasan seterusnya.
Mendapatkan keputusan dibuat
- Hantar ringkasan dua atau tiga hari bekerja sebelum mesyuarat, dengan lampiran yang diperlukan pembuat keputusan.
- Minta balasan bertulis bagi yang mudah, supaya masa mesyuarat digunakan untuk yang sukar.
- Dalam mesyuarat, bincang setiap keputusan mengikut tarikh dan rekodkan jawapan serta siapa yang menyatakannya.
- Kemas kini ringkasan pada hari yang sama dan hantar kepada semua yang terkesan.
- Jika keputusan melepasi tarikhnya, nyatakan dalam ringkasan pengurusan atasan seterusnya bersama akibatnya.
Kesilapan biasa
- Menyenaraikan topik, seperti venue, bukannya soalan.
- Memberi hanya satu pilihan, yang menjadikan permintaan itu sekadar cap kelulusan.
- Meninggalkan akibat, sehingga pembuat keputusan tidak dapat menilai kemendesakan.
- Meminta jawatankuasa memutuskan perkara yang memerlukan jawapan pakar dahulu, seperti isu undang-undang atau privasi. Tanya pihak yang berkelayakan dahulu dan kemukakan jawapan mereka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga keputusan penganjur seminar rekaan
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Urus setia Persatuan Fiktif Akauntan Komuniti meminta pengerusinya memutuskan tiga perkara. Pertama: kekalkan seminar sehari atau panjangkan kepada sehari setengah, diperlukan sebelum mesyuarat jawatankuasa kerana tempahan venue tamat tempoh selepasnya.
Kedua: luluskan penceramah simpanan, diperlukan sebelum Jumaat kerana program dihantar cetak minggu berikutnya. Ketiga: pilih antara dua platform pendaftaran, diperlukan dalam masa dua minggu. Bagi setiap satu, pilihan serta kelebihan dan kekurangan ditulis dalam dua baris, dan yang pertama ditandakan: syor sehari, kerana setengah hari tambahan tiada penceramah yang disahkan.
Gunakan sendiri
Jadual keputusan diperlukan
Salin jadual ini dan tambah satu baris bagi setiap keputusan terbuka. Buang baris apabila ia sudah masuk log keputusan anda.
| Soalan | Pilihan serta kelebihan dan kekurangan | Cadangan | Pembuat keputusan | Diperlukan sebelum | Jika tergelincir | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: sehari atau sehari setengah? | A: sehari, lebih mudah. B: 1.5 hari, lebih kandungan, kos tambahan untuk disahkan. | A, tiada penceramah disahkan untuk setengah hari tambahan | Pengerusi | Tarikh mesyuarat jawatankuasa | Tempahan venue luput | Terbuka |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembuat keputusan menjawab dengan segera apabila soalan jelas.
- Hanya beberapa keputusan terbuka pada satu masa.
- Seorang dipercayai menyediakan pilihan secara neutral.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan beredar antara beberapa jawatankuasa dan tiada sesiapa memegang urutannya.
- Soalan yang sama dibuka semula pada setiap mesyuarat.
- Pilihan memerlukan kajian, sebut harga atau input pakar sebelum pembuat keputusan boleh memilih.
Mahu keputusan disediakan dan dikejar untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menukar soalan terbuka anda kepada permintaan keputusan dengan pilihan dan tarikh akhir, membawanya kepada pembuat keputusan yang betul, dan merekodkan hasil dalam log keputusan. Keputusan itu sendiri tetap di tangan anda. Hantar soalan yang sedang menunggu dan siapa yang perlu menjawab setiap satu; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kita sentiasa memberi cadangan?
Beri cadangan apabila anda mempunyai maklumat yang mencukupi. Jika tidak, nyatakan dan senaraikan apa yang kurang. Cadangan lemah yang dikemukakan sebagai pasti lebih buruk daripada tiada.
Bagaimana jika pembuat keputusan terus menangguhkan?
Rekodkan setiap penangguhan dengan tarikh dan akibatnya dalam laporan seterusnya. Jika kelewatan merosakkan, tanya sama ada keputusan boleh diwakilkan dalam had yang ditetapkan.
Apakah bezanya dengan log keputusan?
Ringkasan ialah senarai ke hadapan bagi keputusan yang masih diperlukan. Log keputusan ialah rekod apa yang diputuskan, oleh siapa dan bila.
Bolehkah ringkasan dihantar kepada seluruh jawatankuasa?
Boleh, tetapi tujukan setiap keputusan kepada pembuat keputusan yang dinamakan supaya orang tahu yang mana milik mereka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.