Mengimbangi protokol majlis dengan akses penerima
Urutan majlis telah diluluskan pegawai protokol, dan kini seorang penerima bertanya bagaimana mereka akan sampai ke pentas.
Jawapan ringkas
Tanya penerima apa yang diperlukan, tanya tempat apa yang sebenarnya dibina, dan kemudian tanya penanggungjawab protokol bahagian mana majlis yang tetap dan mana yang fleksibel. Kebanyakan protokol boleh dilenturkan: laluan, urutan, cara nama dipanggil. Sebahagian tidak boleh, dan badan penganugerah memutuskan yang mana.
Perancang menyelaras soalan dan merekodkan jawapan. Sama ada sesuatu laluan, tanjakan atau susunan selamat dan mematuhi peraturan ialah perkara yang disahkan oleh venue, jurutera atau pakar akses, bukan perancang.
Mulakan dengan penerima, bukan pentas
Tanya setiap penerima, secara peribadi dan dengan kata mudah, sama ada mereka mempunyai keperluan akses untuk majlis dan bagaimana mereka mahu disokong. Tawarkan pilihan, bukan andaian, dan tanya apa yang berkesan di acara lain.
Keperluan berbeza-beza: laluan tanpa tangga, tempat duduk dekat lorong, jurubahasa isyarat, bahan cetakan besar, ruang senyap, masa tambahan, pendamping, bantuan di anak tangga pentas. Rekod apa yang dikatakan setiap orang dengan kata-kata mereka sendiri.
Apa yang biasanya ditetapkan protokol dan apa yang boleh fleksibel
| Unsur | Biasanya ditetapkan oleh | Soalan untuk penanggungjawab protokol |
|---|---|---|
| Urutan penerima | Badan penganugerah | Bolehkah urutan berubah atas sebab akses, dan siapa meluluskan? |
| Berjalan ke pentas dan berjabat tangan | Protokol atau tradisi | Bolehkah penyampai mendatangi penerima, atau laluan alternatif digunakan? |
| Berdiri untuk lagu kebangsaan atau bersulang | Protokol atau tradisi | Adakah berdiri pilihan bagi yang tidak mampu, dan adakah dinyatakan dalam skrip? |
| Kedudukan gambar | Pelan jurugambar dan protokol | Bolehkah gambar diambil di aras lantai atau di tempat duduk penerima? |
| Tempat duduk mengikut pangkat atau abjad | Badan penganugerah | Bolehkah penerima duduk dekat laluan tanpa melanggar prinsip tempat duduk? |
| Kod pakaian dan lencana | Badan penganugerah | Adakah penyesuaian dibenarkan untuk keselesaan atau mobiliti? |
Soalan untuk tempat
- Pintu masuk, lif, koridor dan pintu mana yang akan digunakan penerima, dan siapa mengesahkan secara bertulis ia tanpa tangga?
- Adakah pentas boleh dicapai melalui tanjakan atau lif, dan siapa mengesahkan kesesuaiannya untuk keperluan penerima dan bilangan orang di atasnya?
- Di mana tandas boleh akses, dan berapa jauh dari dewan majlis? Minta tempat mengesahkannya, jangan menganggar sendiri.
- Di mana peralatan bantuan, gelung pendengaran atau jurubahasa boleh diletakkan, dan berapa lama masa menyediakannya?
- Apakah prosedur kecemasan bagi tetamu yang memerlukan bantuan, dan siapa memberi taklimat kepada pasukan?
- Siapa wakil venue yang dilantik untuk menjawab soalan akses pada hari itu?
Langkah yang mengambil kira penerima dan protokol sekali gus
- Kumpul keperluan daripada penerima menjelang tarikh ditetapkan, dengan orang untuk dihubungi yang dinamakan.
- Kongsi keperluan, dengan persetujuan, kepada badan penganugerah, orang untuk dihubungi tempat dan penanggungjawab protokol.
- Kemukakan soalan di atas kepada venue dan rekod jawapan bertulis.
- Tanya penanggungjawab protokol unsur mana boleh fleksibel dan apa alternatifnya.
- Sepakati penyesuaian dengan setiap penerima, secara bertulis, sebelum latihan.
- Latih setiap laluan yang disesuaikan bersama penerima atau wakil mereka jika mereka mahu.
- Beri taklimat kepada penunjuk tempat duduk, pengacara dan penyampai tentang susunan yang dipersetujui, tanpa menarik perhatian di dewan.
Jadikan penyesuaian semula jadi di dalam dewan
Penyesuaian yang baik tidak kelihatan. Jika penyampai mendatangi penerima, skrip patut menyatakan penyampai melangkah ke hadapan, bukan bahawa pengecualian dibuat. Jika urutan berubah, letakkan dalam aturcara.
Susunan acara boleh menyimpan isyarat yang disesuaikan dan menamakan seorang penanggungjawab bagi setiap satu, supaya susunan tidak berubah walaupun kakitangan bertukar pada hari itu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang penerima fiktif dan urutan berjalan yang tetap
Organisasi dan angka fiktif, sebagai ilustrasi sahaja.
Di Majlis Profesional Perubatan Pekerjaan (fiktif), seorang daripada 30 penerima menggunakan kerusi roda, dan pentas tempat mempunyai anak tangga serta tanjakan di satu sisi sahaja. Pegawai protokol meminta setiap penerima berjalan ke tanda tengah.
Tempat mengesahkan secara bertulis tanjakan mana boleh digunakan. Pegawai protokol bersetuju penyampai bertemu penerima di kaki tanjakan, dan gambar diambil di situ. Aturcara menyenaraikan semua penerima dalam urutan sama tanpa sebarang catatan, dan pasukan penunjuk tempat duduk diberi taklimat lebih awal.
Gunakan sendiri
Pek soalan akses penerima
Gunakan soalan ini dengan setiap penerima, tempat dan penanggungjawab protokol. Rekod jawapan dengan kata-kata mereka dan simpan salinan bertarikh.
- Kepada penerima: apa, jika ada, yang akan membantu anda mengambil bahagian dalam majlis?
- Kepada penerima: bagaimana anda mahu kami mengatur perjalanan, tempat duduk, gambar dan sebarang bantuan?
- Kepada penerima: adakah orang yang anda mahu hadir atau diberitahu?
- Kepada penerima: bolehkah kami berkongsi keperluan anda dengan tempat dan penanggungjawab protokol, dan dengan siapa?
- Kepada tempat: laluan mana telah disahkan secara bertulis tanpa tangga dari pintu masuk ke tempat duduk ke pentas?
- Kepada tempat: apakah susunan pentas dan tanjakan, dan siapa mengesahkannya sesuai?
- Kepada tempat: apakah kemudahan bantuan yang ada, dan berapa lama masa diperlukan untuk tambahan?
- Kepada penanggungjawab protokol: unsur mana tetap dan mana boleh disesuaikan, dan siapa meluluskan perubahan?
- Kepada badan penganugerah: siapa pembuat keputusan akhir jika akses dan protokol bercanggah?
- Kepada semua: siapa orang untuk dihubungi yang dinamakan pada hari itu, dan bagaimana mereka menghubungi satu sama lain?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penerima sedikit, tempat yang anda kenali, dan penanggungjawab protokol terbuka kepada penyesuaian.
- Keperluan boleh diurus melalui pilihan tempat duduk dan laluan yang mudah.
- Majlis pendek dan tidak formal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penerima dengan keperluan berbeza, protokol rasmi dan tempat yang rumit.
- Penanggungjawab protokol, tempat dan penerima belum berbincang antara satu sama lain.
- Jawatankuasa mahukan seorang penyelaras untuk memegang soalan, jawapan bertulis dan latihan.
Mahu soalan akses ditanya dan direkodkan?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan soalan bersama penerima, tempat dan penanggungjawab protokol anda, menyimpan jawapan bertulis dan memasukkan penyesuaian yang dipersetujui ke dalam susunan acara dan latihan, sementara kesimpulan keselamatan dan pematuhan terletak pada venue dan pakar yang berkelayakan. Hantarkan butiran majlis anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan laluan boleh diakses?
Tempat, dan jika berkaitan pakar akses atau jurutera. Perancang mengumpul jawapan bertulis; kesimpulan akses datang daripada tempat atau pakar.
Bolehkah protokol diubah atas sebab akses?
Selalunya boleh, tetapi penanggungjawab protokol dan badan penganugerah memutuskan. Tanya awal supaya perubahan dapat dimasukkan dalam aturcara.
Patutkah keperluan akses diumumkan di dewan?
Hanya jika penerima mahu. Usahakan penyesuaian yang tidak perlu dijelaskan.
Bila kita patut bertanya penerima tentang akses?
Pada peringkat jemputan, dengan orang untuk dihubungi dan tarikh yang jelas, supaya ada masa menyelesaikan soalan tempat dan protokol.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.