Membajet perjalanan dan penginapan untuk pasukan acara
Sebahagian pasukan anda ke bandar tuan rumah, dan pihak kewangan mahu bajet yang jelas itemnya.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1144 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/budgeting-team-travel/
Jawapan ringkas
Bajet perjalanan paling mudah diurus sebagai senarai item, setiap satu dengan penanggungjawab dan sumber angkanya. Senaraikan semua item dahulu, kemudian isi jumlah daripada sebut harga sebenar. Kadar datang daripada pembekal anda sendiri.
Selesaikan satu perkara dahulu sebelum menulis sebarang angka: adakah perjalanan dan penginapan ketua projek dalam skop yang dipersetujui? Jika ya, ia dikenakan bayaran, jadi ia perlu ada item sendiri. Perancang skop perjalanan hari acara membantu anda membuat keputusan itu.
Mulakan dengan siapa yang bergerak dan berapa hari
Bajet perjalanan mengikut orang dan hari. Tulis siapa yang mesti berada di bandar tuan rumah, pada hari mana, dan sebabnya.
Asingkan hari acara, hari perjalanan dan hari persediaan. Setiap satu boleh membawa kos tersendiri.
Item bajet yang perlu ada
Gunakan jadual ini sebagai senarai item anda. Lajur kanan menunjukkan dari mana angka itu patut diperoleh.
| Item | Apa yang termasuk | Sumber angka |
|---|---|---|
| Pengangkutan ke bandar tuan rumah | Penerbangan, kereta api, bas atau minyak dan tol bagi setiap orang yang bermusafir, pergi dan balik. | Sebut harga atau tempahan daripada ejen perjalanan atau pengendali. |
| Pengangkutan tempatan | Pemindahan dari lapangan terbang atau stesen, dan perjalanan antara hotel dengan venue. | Hotel, venue atau pembekal pengangkutan tempatan. |
| Penginapan | Bilangan bilik dan malam, termasuk malam sebelum persediaan jika perlu. | Sebut harga bertulis daripada hotel. |
| Makan dan elaun | Makanan yang tidak disediakan oleh acara, dan elaun harian jika organisasi anda membayarnya. | Dasar organisasi anda sendiri. |
| Peralatan dan bahan | Bagasi lebihan, kotak yang dihantar melalui kurier, bahan bercetak, penghantaran balik. | Sebut harga kurier atau syarikat penerbangan. |
| Perubahan dan pembatalan | Caj jika tarikh atau bilangan berubah. | Terma pada setiap sebut harga. |
| Peruntukan kontingensi | Jumlah yang diketepikan untuk perkara yang belum boleh dinilai. | Pihak kewangan yang meluluskan menentukan jumlahnya. |
Siapa meminta sebut harga yang mana
Sebut harga lebih mudah dibandingkan jika setiap pembekal ditanya soalan yang sama. Minta setiap satu menjawab secara bertulis.
Untuk penginapan, tanya apa yang dicakup oleh sebut harga, apakah terma perubahan dan pembatalan, serta apa yang perlu disahkan sebelum tarikh tertentu. Untuk pengangkutan, tanya had bagasi dan peralatan di samping tambang.
Asingkan perjalanan pasukan anda daripada perjalanan ketua projek
Kakitangan, penceramah dan ketua projek luaran mungkin dibiayai daripada bajet yang berbeza. Beri setiap kumpulan blok item sendiri.
Apabila ketua projek luaran bertolak pada hari acara, sepakati secara bertulis siapa yang menempah, siapa yang membayar dan apa yang dikenakan. Cara perjalanan dan penginapan dipersetujui menyenaraikan perkara yang perlu dicakup.
Perkara yang sering menyebabkan bajet perjalanan berubah
- Hanya tambang yang dibajetkan, manakala pengangkutan tempatan, makan dan bagasi muncul kemudian.
- Tarikh diandaikan, kemudian berubah, dan sebut harga pertama tidak lagi terpakai.
- Satu jumlah diletakkan dalam bajet tanpa nota perjalanan mana yang dicakupnya.
- Tiada sesiapa dinamakan untuk meluluskan satu malam tambahan.
- Bajet disediakan sebelum bandar tuan rumah dipilih. Jika bandar masih terbuka, baca memilih bandar tuan rumah dahulu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif menyusun item perjalanannya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Kawalan menganjurkan forum ahli selama dua hari di sebuah ibu negeri yang jauh dari ibu pejabatnya. Tiga kakitangan akan bergerak, bersama seorang ketua projek luaran.
Setiausaha menyenaraikan item untuk empat orang yang bermusafir, tiga malam bagi kakitangan dan dua malam bagi ketua projek. Beliau meminta sebut harga bertulis daripada dua hotel dan tambang daripada satu ejen perjalanan. Setiap item menunjukkan sumber dan tarikh angka itu mesti disahkan. Item kontingensi dibiarkan kosong sehingga pegawai kewangan menetapkannya.
Gunakan sendiri
Senarai item bajet perjalanan
Salin ini ke hamparan. Isi jumlah hanya daripada sebut harga yang anda pegang, dan tandakan apa yang masih terbuka.
- Bandar tuan rumah dan tarikh acara:
- Orang yang bermusafir (nama atau peranan) dan hari setiap orang mesti berada di lokasi:
- Adakah perjalanan dan penginapan ketua projek luaran dalam skop? Ya, tidak atau belum diputuskan:
- Pengangkutan ke bandar tuan rumah, pergi dan balik, setiap orang yang bermusafir: jumlah, sumber, tarikh disahkan:
- Pengangkutan tempatan (pemindahan, hotel ke venue): jumlah, sumber:
- Penginapan: bilik, malam, jumlah, rujukan sebut harga, terma perubahan:
- Makan dan elaun: dasar yang digunakan, jumlah:
- Peralatan, bahan dan penghantaran balik: jumlah, sumber:
- Caj perubahan dan pembatalan yang perlu diketahui:
- Jumlah kontingensi dan siapa meluluskan penggunaannya:
- Jumlah keseluruhan, dan siapa meluluskannya pada tarikh apa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hanya beberapa orang yang bergerak dan destinasinya sudah dikenali pasukan anda.
- Organisasi anda sudah ada dasar perjalanan dan pembekal yang diluluskan.
- Pihak kewangan hanya perlukan jumlah mudah bagi satu perjalanan yang dinamakan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai kakitangan, penceramah dan pembekal perlu dibawa ke bandar yang tiada ahli pasukan pernah bekerja di sana.
- Pihak kewangan mahu setiap item dikaitkan dengan skop sebelum meluluskan.
- Tiada sesiapa yang berkelapangan untuk mengumpul dan membandingkan sebut harga.
Mahu item perjalanan dimasukkan ke dalam pelan anda?
Jika anda mahu seseorang memasukkan item perjalanan dan penginapan ke dalam pelan lengkap, Event Blueprint merangkumi skop, jadual, tanggungjawab dan struktur bajet. Hantarkan bandar tuan rumah, tarikh dan siapa yang perlu bergerak. Kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Perjalanan pasukan kami sendiri boleh diatur jika skop yang dipersetujui memerlukannya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapakah kos perjalanan?
Kadar datang daripada pembekal anda sendiri. Kos bergantung pada tarikh, bandar tuan rumah dan pembekal yang anda pilih. Kumpulkan sebut harga bertulis dan masukkan pada item di atas.
Patutkah kontingensi dinyatakan sebagai peratusan?
Itu keputusan pihak kewangan yang meluluskan. Jumlah yang diketepikan dengan orang yang dinamakan untuk meluluskan lebih mudah dipertahankan daripada angka tanpa penjelasan.
Bilakah perjalanan dan penginapan ketua projek dikenakan bayaran?
Ia dikenakan bayaran apabila ia dalam skop yang dipersetujui. Putuskan perkara ini awal supaya bajet mempunyai item tersebut.
Adakah saya perlu item untuk malam sebelum acara?
Tambahkannya jika sesiapa perlu berada di lokasi untuk persediaan atau permulaan awal. Tanya venue bila masa pemunggahan dibenarkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.