Proses mengendalikan jemputan yang ditolak
Jawapan sedang tiba, ada yang penolakan sopan, dan tiada siapa bertanggungjawab atas urusan tempat selepas itu.
Jawapan ringkas
Proses jawapan penolakan mempunyai empat langkah: akui jawapan, rekodkannya dengan sebab hanya jika orang itu memilih untuk memberi, lepaskan tempat dalam rekod pendaftaran, dan putuskan sama ada menawarkannya kepada orang lain. Namakan seorang yang bertanggungjawab atas setiap penolakan dan tempoh ia diuruskan.
Cara anda menjawab penolakan juga membentuk perasaan orang itu terhadap jemputan seterusnya, jadi pastikan jawapan ringkas dan sopan.
Empat langkah bagi setiap penolakan
- Akui jawapan dalam tempoh hari bekerja yang anda tetapkan, ucap terima kasih dan sahkan penolakan.
- Rekodkan penolakan, tarikh dan sebarang sebab yang diberi. Jangan mendesak meminta sebab.
- Lepaskan tempat dalam rekod pendaftaran supaya kiraan, bilangan katering dan senarai menunggu menggunakan angka yang betul.
- Putuskan sama ada menawarkan tempat kepada senarai menunggu, kepada pengganti yang dicalonkan di bawah dasar pemindahan, atau membiarkannya kosong.
Padankan jawapan dengan hubungan anda dengan penerima
| Penerima | Nada dan kandungan | Siapa membalas |
|---|---|---|
| Ahli | Terima kasih ringkas, pintu terbuka untuk acara akan datang. | Urus setia |
| Tetamu kanan atau VIP | Jawapan peribadi daripada pejabat tuan rumah; tanya sama ada wakil boleh hadir, hanya jika peraturan jemputan membenarkan. | Tuan rumah atau ketua protokol |
| Wakil penaja atau rakan kongsi | Akui, tanya sama ada mereka mahu mencalonkan rakan sekerja bagi tempat mereka. | Penanggungjawab akaun rakan kongsi |
| Penceramah | Anggap sebagai perubahan program; beritahu penanggungjawab program serta-merta dan gunakan proses penggantian penceramah. | Penanggungjawab program |
Gunakan apa yang anda pelajari, dengan berhati-hati
Jika orang memberi sebab secara sukarela, seperti tarikh bertembung atau perjalanan, kumpulkan dalam nota anda sendiri dan berikan ringkasan kepada jawatankuasa. Ini membantu pemilihan tarikh akan datang.
Simpan sebab hanya selama anda memerlukannya, dan tanya pegawai perlindungan data apa yang boleh disimpan dan siapa boleh melihat jawapan individu.
Apa yang dielakkan dalam jawapan penolakan
- Meminta orang itu mempertimbangkan semula melainkan tuan rumah meminta anda berbuat demikian.
- Menghantar peringatan automatik selepas penolakan direkodkan.
- Membiarkan tempat terbuka dalam senarai pendaftaran, yang membuat kiraan lebih tinggi daripada sebenar.
- Berkongsi sebab seseorang dengan seluruh jawatankuasa dengan cara yang mengenal pasti mereka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawapan bagi makan malam ahli
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan menjemput 180 ahli ke makan malam tahunan dan menerima 26 penolakan dalam dua minggu pertama. Urus setia mengakui setiap satu dalam dua hari bekerja, melepaskan kerusi dalam rekod pendaftaran dan mencatat tarikh.
Sembilan ahli menyebut acara industri yang bertembung sama dalam jawapan mereka. Urus setia melaporkan ini kepada jawatankuasa tanpa nama, dan jawatankuasa menggunakannya semasa memilih julat tarikh tahun depan.
Gunakan sendiri
Jadual penjejakan penolakan dan teks balasan
Salin jadual ke hamparan bersama, kemudian tampal teks balasan dan laraskan untuk setiap penerima.
- Teks balasan: Terima kasih kerana memaklumkan bahawa anda tidak dapat hadir ke [acara]. Kami telah melepaskan tempat anda. Kami berharap dapat menyambut anda pada acara akan datang.
- Soalan untuk pegawai perlindungan data: berapa lama penolakan dan sebab boleh disimpan, dan siapa boleh melihatnya?
- Peraturan untuk disahkan: siapa memutuskan sama ada tempat yang dilepaskan pergi kepada senarai menunggu atau pengganti yang dicalonkan.
| Nama | Tarikh menolak | Sebab diberi (pilihan) | Tempat dilepaskan | Ditawarkan kepada | Diakui oleh |
|---|---|---|---|---|---|
| [nama] | [tarikh] | [hanya jika diberi sukarela] | [ya/tidak, tarikh] | [senarai menunggu / pengganti / tiada] | [peranan] |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penolakan sedikit dan seorang individu bertanggungjawab atas senarai pendaftaran.
- Tempat hanya dilepaskan.
- Tiada tetamu kanan atau penaja terjejas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penolakan tiba di beberapa senarai dan penanggungjawab.
- Tetamu kanan, penceramah atau penaja terlibat dan memerlukan jawapan peribadi.
- Tempat yang dilepaskan perlu terus dimasukkan ke senarai menunggu dan bilangan kehadiran terkini pada hari yang sama.
Mahu penolakan diurus sebaik sahaja tiba?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan langkah balas, rekod dan lepaskan untuk anda, memastikan bilangan peserta dan senarai menunggu terkini, dan menghantar penolakan oleh tetamu kanan atau penceramah kepada penanggungjawab yang betul. Anda tetap meluluskan ayat balasan. Hantar senarai jemputan dan tarikh akhir jawapan anda melalui WhatsApp, dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai serta skop kerjanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami tanya mengapa seseorang menolak?
Sediakan cara untuk memberitahu, tetapi jangan mendesak. Sebab yang diberi secara sukarela sudah cukup untuk mengesan corak seperti tarikh bertembung.
Seberapa cepat kami patut membalas?
Pilih tempoh yang boleh dipenuhi, seperti dua hari bekerja, dan tulis dalam proses.
Bagaimana jika orang yang menolak kemudian meminta hadir?
Semak sama ada tempat telah dilepaskan atau ditawarkan. Jika kosong, anggap seperti permintaan baharu di bawah peraturan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.