Pastikan penceramah anda mendapat makanan
Penceramah tiba dan pulang pada masa berbeza, dan jarang makan bersama para perwakilan.
Jawapan ringkas
Makanan penceramah berjalan lancar apabila seorang pegawai memegang senarai bernama, setiap penceramah mempunyai masa tiba dan pulang, dan pembekal katering menerima kiraan berasingan berserta keperluan diet.
Tentukan dahulu sama ada penceramah makan di bilik hijau, di meja khas atau bersama perwakilan. Pilihan ini menentukan kiraan, masa dan titik hidangan.
Siapa yang dikira penceramah untuk tujuan katering
Mulakan dengan aturcara, bukan ingatan. Masukkan penceramah utama, panel, moderator, pengendali bengkel, pengacara majlis dan penceramah jarak jauh yang datang ke lokasi pada hari itu.
Tambah tetamu kehormat dan pembantu mereka hanya jika penganjur bersetuju menyediakan makanan. Tanya jawatankuasa siapa meluluskan nama tambahan, kerana senarai ini bertambah pada minggu terakhir.
Pilih tempat penceramah makan
Setiap pilihan memindahkan kos dan risiko ke tempat berbeza, jadi putuskan bersama venue dan pembekal katering, bukan pada hari acara.
| Pilihan | Sesuai untuk | Semak sebelum memilih |
|---|---|---|
| Bilik hijau atau bilik rehat | Penceramah yang tiba awal atau berada di antara sesi | Adakah venue membenarkan makanan dalam bilik ini, dan siapa membersihkannya? |
| Meja khas di ruang makan utama | Aturcara pendek dengan satu waktu makan | Adakah meja cukup dekat dengan pentas jika penceramah dipanggil awal? |
| Bersama perwakilan | Acara yang menekankan berjejaring | Adakah penceramah dapat dihidang tepat masa jika barisan bufet panjang? Lihat masa perkhidmatan makanan. |
Sesuaikan masa makan dengan penceramah, bukan jam
Ahli panel yang bertugas pada 11:30 tidak mahu makan tengah hari pada 12:30 jika sesi tertunda. Beri pembekal katering slot setiap penceramah dan tanya apa yang boleh dikekalkan panas atau dihidang awal dalam kotak bungkus.
Namakan seorang pelari, biasanya dari urus setia, yang memaklumkan penceramah tempat makan dan memaklumkan pembekal katering apabila penceramah hampir bebas.
Keperluan diet dan perubahan akhir
Kumpulkan permintaan diet penceramah menggunakan borang yang sama dengan perwakilan, kemudian simpan sebagai baris berasingan supaya tidak hilang dalam kiraan utama. Hantar butiran alergen kepada pembekal katering secara bertulis dan minta mereka mengesahkan proses pengendalian mereka sendiri; lihat serahan maklumat alergen.
Jika status halal penting, minta butiran sijil daripada pembekal katering atau venue dan semak sendiri dengan badan yang mengeluarkannya. Jangan anggap keperluan penceramah berdasarkan nama atau negara.
Padankan kiraan sebelum dihantar kepada pembekal katering
Makanan penceramah bertindih dengan makanan perwakilan dan kru, jadi seseorang boleh dikira dua kali. Gunakan alat padanan kiraan diet untuk memastikan permintaan bertindih kelihatan tanpa menokok jumlah keseluruhan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum ahli sehari dengan dua belas penceramah
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Logistik menganjurkan forum sehari untuk kira-kira 220 perwakilan. Aturcara mempunyai sembilan ahli panel, dua penceramah utama dan seorang moderator, iaitu dua belas hidangan penceramah, termasuk seorang penceramah utama yang terbang dari luar.
Tiga penceramah mempunyai keperluan diet dan seorang alah kacang. Urus setia menempah bilik rehat untuk dua penceramah utama, menempatkan ahli panel di meja bertanda, dan meminta satu hidangan bungkus bagi moderator yang berada di pentas sepanjang waktu makan tengah hari.
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan makanan penceramah
Salin ke hamparan, satu baris bagi setiap penceramah, dan hantar versi yang ditapis kepada pembekal katering.
- Nama penceramah, sesi dan masa slot:
- Masa tiba dan masa pulang:
- Tempat makan: bilik rehat / meja khas / bersama perwakilan:
- Masa makan diperlukan (sebelum sesi, selepas sesi, bungkus):
- Permintaan diet dan butiran alergen, seperti ditulis penceramah:
- Keperluan halal disahkan dengan pembekal katering atau venue (ya / tidak / tidak perlu):
- Turut dikira sebagai perwakilan atau kru? (ya / tidak):
- Pelari yang ditugaskan dan nombor untuk dihubungi pada hari acara:
- Ditambah selepas kiraan akhir? Siapa meluluskan:
Guna alat percuma: Alat penyelarasan bilangan keperluan diet acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kurang daripada kira-kira lima belas penceramah dan satu waktu makan.
- Bilik rehat sudah disahkan oleh venue.
- Seorang pegawai boleh mengemas kini senarai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penceramah tiba dari beberapa bandar dan masa sentiasa berubah.
- Beberapa jawatankuasa menambah nama pada senarai penceramah.
- Venue dan pembekal katering memberi jawapan bercanggah tentang tempat penceramah boleh makan.
Perlukan seseorang menguruskan hospitaliti penceramah?
Ketua projek persidangan boleh menyimpan senarai penceramah, slot makan dan nota diet di satu tempat serta memaklumkan pasukan katering dan venue pada hari acara. Aturcara dan kelulusan akhir penceramah tetap di tangan jawatankuasa anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah makanan penceramah diberi harga berasingan daripada perwakilan?
Tanya pembekal katering bagaimana makanan penceramah dikenakan bayaran, dan sama ada hidangan bungkus atau awal berharga berbeza. Rekodkan jawapan secara bertulis supaya invois akhir boleh disemak.
Bagaimana jika penceramah mengesahkan sehari sebelum acara?
Simpan lebihan kecil yang dinamakan dalam kiraan dan sepakati dengan pembekal katering cara tambahan lewat dikendalikan. Lihat halaman pengesahan akhir jumlah katering untuk perbincangan tarikh akhir.
Adakah penceramah jarak jauh perlu makanan?
Hanya jika mereka datang ke venue. Jika mereka menyertai dalam talian dari tempat lain, tiada makanan perlu disediakan, tetapi catat keperluan makan pasukan teknikal secara berasingan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.