Beri taklimat kepada pembekal katering sebelum memilih menu
Pembekal katering menghantar menu yang sesuai dengan dapur mereka kecuali anda memberitahu apa yang perwakilan perlukan.
Jawapan ringkas
Taklimat pemilihan menu memberitahu pembekal katering siapa yang makan, bila, dalam format apa dan dalam bajet berapa, serta menyenaraikan keperluan diet dan halal yang mesti dipenuhi setiap menu. Pembekal katering kemudian boleh mencadangkan menu, bukan anda memilih daripada set umum.
Tentukan dahulu siapa meluluskan menu dan bila, supaya pemilihan tidak menjadi perbahasan jawatankuasa beberapa hari sebelum kiraan akhir.
Tentukan siapa memilih dan siapa meluluskan
Namakan seorang untuk membandingkan cadangan dan seorang yang meluluskan, biasanya penanggungjawab persidangan atau pengerusi jawatankuasa. Jika penaja atau ahli kanan mahu memberi pandangan, tetapkan tarikh pandangan ditutup.
Apa yang perlu ada dalam taklimat
| Bahagian | Apa yang ditulis |
|---|---|
| Peserta | Julat anggaran bilangan, campuran perwakilan, penceramah dan kru, meja VIP jika ada. |
| Waktu hidangan | Hidangan dan rehat yang mana, dengan masa dan tempoh; lihat masa perkhidmatan makanan. |
| Gaya hidangan | Bufet, hidangan di pinggan, menu set, stesen, makanan ringan, bungkus. |
| Keperluan diet dan halal | Status halal diperlukan, bahagian vegetarian, alergen diketahui, keperluan lain; lihat soalan pengesahan halal. |
| Bajet | Had atas setiap kepala atau jumlah, dan apa yang mesti termasuk. |
| Kekangan venue | Akses dapur, peraturan katering luar, peralatan, laluan memunggah. |
| Garis masa keputusan | Bila cadangan diterima, tarikh merasa, tarikh kelulusan, tarikh kiraan akhir. |
Minta cadangan yang boleh dibandingkan
Beri setiap pembekal katering taklimat yang sama dan minta mereka mencadangkan dalam format yang sama: hidangan, kuantiti setiap kepala, kakitangan perkhidmatan, peralatan dan caj. Tanpa ini anda membandingkan satu makan tengah hari dengan satu menu.
Apa yang boleh dan tidak boleh diputuskan oleh sesi merasa
Sesi merasa menunjukkan kualiti, saiz hidangan dan persembahan. Status halal, pengendalian alergen dan proses dapur ialah perkara yang anda minta pembekal katering buktikan secara berasingan.
Bawa dua atau tiga orang yang sama ke setiap sesi merasa dan nilai mengikut kriteria mudah yang sama.
Pastikan menu selaras dengan kiraan
Menu yang dipilih mengubah bilangan hidangan khas yang mesti disediakan dapur. Kongsi taburan diet awal dan simpan satu kiraan terpadan dalam alat padanan kiraan diet.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan sehari memilih antara dua pembekal katering
Organisasi dan angka rekaan. Caj adalah ilustrasi.
Persatuan Fiktif Pengurus Sumber Manusia merancang persidangan sehari untuk 260 perwakilan dan penanggungjawab persidangan menulis taklimat satu halaman. Ia meminta makan tengah hari berhidang, dua rehat kopi, status halal disahkan oleh pembekal katering, dan 15 peratus hidangan vegetarian, berdasarkan pendaftaran tahun lalu.
Dua pembekal katering menghantar cadangan dalam format yang sama. Satu pembekal memasukkan kakitangan perkhidmatan dalam harga dan satu lagi mengenakan caj berasingan, jadi penanggungjawab membandingkan jumlah caj, bukan harga setiap kepala, dan menempah sesi merasa untuk yang disenaraipendekkan.
Gunakan sendiri
Templat taklimat pemilihan menu
Salin, isi dan hantar halaman yang sama kepada setiap pembekal katering.
- Nama acara, tarikh, venue dan julat bilangan dijangka:
- Hidangan dan rehat diperlukan, dengan masa:
- Gaya hidangan bagi setiap satu:
- Status halal diperlukan dan cara anda akan mengesahkannya:
- Bahagian vegetarian atau vegan, keperluan diet lain:
- Alergen diketahui dan cara maklumat dihantar kepada pembekal katering:
- Bajet: setiap kepala atau jumlah, apa yang mesti termasuk:
- Peraturan katering venue dan akses dapur (seperti dinyatakan venue):
- Makanan penceramah dan kru: dalam taklimat ini atau berasingan:
- Tarikh cadangan, tarikh merasa, tarikh kelulusan, tarikh kiraan akhir:
- Orang yang meluluskan dan siapa boleh memberi komen:
Guna alat percuma: Alat penyelarasan bilangan keperluan diet acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu pembekal katering sudah terikat dengan venue.
- Campuran diet kecil dan diketahui.
- Seorang yang meluluskan membuat keputusan dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal katering dan venue sedang dibandingkan.
- Taburan diet luas dan bajet ketat.
- Ahli jawatankuasa mempunyai pilihan bercanggah dan tiada laluan keputusan.
Mahu bantuan menukar pilihan kepada taklimat katering?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf taklimat menu bersama anda, menghantarnya kepada pembekal katering, membandingkan cadangan baris demi baris dan membawa saranan jelas kepada orang yang meluluskan di pihak anda. Keputusan menu dan bajet tetap di tangan anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami memilih menu sebelum venue?
Selalunya venue menentukan pilihan: sesetengahnya mewajibkan pembekal katering sendiri. Tanya dahulu, kemudian tulis taklimat untuk pilihan yang tinggal.
Berapa banyak pilihan menu yang boleh dipilih perwakilan?
Pilihan yang sedikit memudahkan kiraan. Jika perwakilan memilih lebih awal, kumpulkan semasa pendaftaran dan padankan dengan keperluan diet.
Bolehkah pembekal katering mengesahkan status halal dalam cadangan?
Minta mereka menyatakannya dan menunjukkan butiran sokongan. Semak butiran itu sendiri dengan badan yang mengeluarkannya, dan catat dalam taklimat apa yang anda sahkan dan bila.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.