Tentukan urutan jemputan kepada ahli
Senarai ahli sudah siap, dan anda perlu menentukan siapa menerima maklumat acara dahulu, kedua dan akhir.
Jawapan ringkas
Hantar jemputan secara berperingkat, bukan serentak: mereka yang membentuk acara dahulu, kemudian yang paling mungkin hadir, dan akhir sekali senarai yang lebih luas. Setiap gelombang ada mesej, penanggungjawab, tarikh dan peraturan siapa dikeluarkan sebelum gelombang seterusnya.
Susunan ini penting kerana maklum balas awal mengubah apa yang anda sampaikan kemudian, dan ahli yang sudah mendaftar atau menolak tidak patut menerima peringatan seterusnya.
Tentukan gelombang daripada data ahli anda sendiri
Mulakan dengan segmen yang sudah dapat dikenal pasti daripada rekod: jawatankuasa dan bekas penceramah, ahli yang pernah hadir, ahli dalam profil sasaran yang belum hadir, serta ahli tidak aktif atau ahli bersekutu. Pada peringkat perancangan, gunakan label, bukan nama.
Jangan salin saiz gelombang persatuan lain. Senarai pendaftaran acara lepas anda menunjukkan segmen mana yang bertindak balas dan seberapa awal.
Urutan empat gelombang dan fungsi setiap satu
| Gelombang | Siapa | Fokus mesej | Penanggungjawab | Dikeluarkan sebelum gelombang seterusnya |
|---|---|---|---|---|
| 1. Pembentuk | Jawatankuasa, bekas penceramah, ketua cawangan | Minta maklum balas aturcara dan minta mereka menjemput rakan sekerja | Penanggungjawab acara | Sesiapa yang sudah membalas atau mendaftar |
| 2. Mungkin hadir | Ahli yang hadir baru-baru ini | Tarikh, tema, pautan pendaftaran, apa yang baharu tahun ini | Urus setia | Sudah mendaftar, menolak, atau menarik diri daripada mesej |
| 3. Profil sasaran | Ahli yang sesuai tetapi belum pernah hadir | Mengapa edisi ini relevan dengan peranan mereka; satu tindakan jelas | Urus setia dengan nama ahli jawatankuasa pada mesej | Sudah mendaftar, menolak, atau menarik diri daripada mesej |
| 4. Senarai lebih luas dan rakan | Ahli selebihnya, badan rakan | Nota lebih ringkas, minta rakan menyebarkan dengan kelulusan sendiri | Penanggungjawab acara | Sesiapa yang tidak layak atau sudah dihubungi dua kali |
Peraturan jarak masa dan penulisan
- Tetapkan setiap penghantaran sebagai keputusan bertarikh dengan penghantar yang dinamakan, menggunakan perancang jadual jemputan atau spreadsheet.
- Tentukan jarak antara gelombang dengan mengira ke belakang daripada tarikh akhir pendaftaran, kemudian semak dengan kalendar ahli dan cuti umum.
- Ubah mesej pada setiap gelombang. E-mel yang sama berulang hanyalah peringatan, bukan sebab baharu untuk hadir.
- Adakan satu titik semakan ringkas selepas gelombang 2 untuk memutuskan sama ada ayat gelombang 3 perlu diubah.
Penapisan dibuat sebelum menghantar
Sebelum setiap penghantaran, tapis keluar ahli yang sudah mendaftar, menolak, memilih tidak menerima mesej, dan sesiapa yang ditandakan tidak layak, seperti penceramah yang telah disahkan. Tanya pegawai perlindungan data bagaimana pilihan tidak menerima mesej direkodkan dan siapa menyemaknya pada hari penghantaran.
Keputusan menghantar tetap di tangan organisasi anda. Alat boleh menyimpan helaian, tetapi seorang individu meluluskan setiap gelombang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelan gelombang sebuah persatuan profesional
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Logistik mempunyai senarai kira-kira 900 ahli untuk satu forum sehari. Urus setia melabel empat segmen dan menetapkan gelombang 1 kepada jawatankuasa, meminta setiap seorang membawa seorang rakan sekerja bukan ahli.
Selepas gelombang 1, jawatankuasa mencadangkan tarikh akhir pendaftaran dianjak seminggu kerana cuti sekolah. Urus setia mengemas kini tarikh gelombang 2 hingga 4 dan mencatat perubahan itu dalam helaian urutan, supaya setiap penghantaran seterusnya menggunakan tarikh akhir baharu.
Gunakan sendiri
Helaian urutan pendekatan ahli
Salin satu blok bagi setiap gelombang dan lengkapkan sebelum apa-apa dihantar.
- Nombor gelombang dan label segmen:
- Siapa di dalamnya (sumber senarai dan tarikh diambil):
- Fokus mesej dan satu tindakan yang diminta:
- Nama penghantar dan orang yang meluluskan:
- Tarikh dan masa hantar:
- Tapis keluar: sudah mendaftar / menolak / tidak mahu menerima mesej / tidak layak, disemak oleh:
- Titik semakan dan apa yang akan mengubah gelombang seterusnya:
- Peraturan berhenti untuk segmen ini (lihat syarat menghentikan pendekatan):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada satu senarai ahli yang bersih dan seorang yang memegang tugas menghantar.
- Segmen yang sama digunakan pada acara lepas dan anda ada rekod pendaftarannya.
- Jawatankuasa bersetuju siapa meluluskan ayat mesej.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Senarai berada pada beberapa cawangan atau badan rakan dan tiada sesiapa memegang senarai penapisan gabungan.
- Jemputan bergantung pada ahli jawatankuasa yang masing-masing menghantar dengan cara sendiri.
- Jadual ketat dan setiap gelombang memerlukan penanggungjawab yang dinamakan serta keputusan bertarikh.
Perlukan orang untuk mengurus keputusan urutan?
Ketua projek persidangan boleh memegang pelan gelombang, mengejar penanggungjawab yang dinamakan bagi setiap penghantaran, menyimpan semakan penapisan dalam kalendar dan membawa titik semakan kepada jawatankuasa anda. Ayat mesej dan kelulusan akhir tetap di tangan organisasi anda. Hantar senarai segmen ahli anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa gelombang yang patut digunakan persatuan?
Tiada bilangan piawai. Gunakan seberapa banyak segmen yang mempunyai sebab berbeza untuk hadir, tidak lebih. Tiga atau empat adalah lazim, tetapi segmen anda sendiri yang menentukan.
Adakah ahli jawatankuasa dihubungi sebelum senarai umum?
Biasanya ya, kerana balasan mereka membentuk mesej dan ramai ahli bertindak balas kepada rakan yang dikenali. Catat apa yang anda minta daripada mereka supaya mereka tidak tertanya-tanya.
Siapa memegang senarai penapisan?
Namakan seorang bagi setiap penghantaran. Tanya sama ada pendaftaran, penolakan dan pilihan tidak menerima mesej berada di satu tempat atau beberapa, dan semak semula pada hari penghantaran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.