Sediakan kaunter bantuan akses di pintu masuk
Sesetengah tetamu memerlukan bantuan untuk masuk atau mencari tempat duduk, tanpa perlu menerangkannya kepada satu barisan.
Jawapan ringkas
Kaunter bantuan kebolehcapaian ialah satu tempat dan seorang individu yang dinamakan di mana tetamu boleh meminta bantuan semasa ketibaan. Pasukan anda menyelaras: siapa bertugas, apa yang boleh diatur, dan siapa dihubungi.
Apa yang dikira boleh diakses, selamat atau patuh di venue anda ialah jawapan venue dan penasihat kebolehcapaian yang berkelayakan. Tugas anda ialah bertanya soalan yang betul lebih awal dan merekod jawapannya.
Fungsi kaunter
Kaunter ialah titik penyelarasan. Petugas menyambut tetamu yang meminta bantuan, mencatat keperluan, menghubungi rakan sekerja atau venue yang betul, dan membuat susulan.
Sama ada bangunan atau laluan memenuhi sesuatu piawaian dijawab oleh venue dan pakar yang berkelayakan, secara bertulis.
Kumpulkan keperluan sebelum acara, secara ringkas
- Tambah satu soalan pilihan pada pendaftaran: sama ada tetamu mahu memaklumkan penganjur tentang apa-apa keperluan akses.
- Hadkan jawapan kepada apa yang perlu diambil tindakan oleh pasukan, dan simpan dengan sesedikit mungkin orang. Tanya pegawai perlindungan data organisasi anda cara jawapan disimpan dan untuk berapa lama.
- Maklumkan tetamu siapa untuk dihubungi sebelum acara dan lokasi kaunter pada hari acara, menggunakan arahan ketibaan peserta.
Petugas dan penempatan
Letakkan kaunter di tempat tetamu tiba, dekat dengan kawasan pendaftaran utama tetapi tidak di dalam barisan paling sesak. Minta venue mengesahkan secara bertulis laluan tanpa tangga, lif dan mana-mana kawasan yang tidak dibuka kepada tetamu, dan tandakannya pada peta tetamu.
Beri taklimat kepada petugas cara menawarkan bantuan tanpa menganggap ia dikehendaki. Sediakan seorang wakil yang dinamakan bagi pasukan venue dan bagi ketua yang boleh meluluskan perubahan.
Soalan untuk venue dan pakar
| Topik | Soalan untuk ditanya | Siapa menjawab |
|---|---|---|
| Laluan | Antara pintu masuk, lif dan laluan dari kawasan pendaftaran ke setiap bilik, yang mana boleh digunakan tetamu yang memerlukan akses tanpa tangga? | Venue, secara bertulis |
| Tempat duduk | Di mana tempat duduk tempahan atau fleksibel boleh diletakkan dalam setiap bilik, dan siapa mengesahkannya? | Venue dan penganjur |
| Sokongan bantuan | Apakah peralatan atau sokongan yang disediakan venue, dan apa yang mesti diatur penganjur secara berasingan? | Venue dan pembekal AV |
| Aturan kecemasan | Apakah prosedur venue bagi tetamu yang memerlukan bantuan untuk keluar dari bangunan? | Pegawai keselamatan venue |
| Piawaian | Adakah semakan oleh penasihat kebolehcapaian yang berkelayakan diperlukan untuk susun atur ini? | Penganjur memutuskan, penasihat menjawab |
Pada hari acara
- Buka kaunter sebelum ketibaan pertama dan semak bahawa petugas ada senarai orang untuk dihubungi.
- Rekodkan setiap permintaan dalam helaian log, dengan tindakan yang diambil dan siapa mengambilnya.
- Serahkan permintaan yang memerlukan venue kepada wakil venue dengan segera.
- Semak log selepas waktu puncak pertama dan laraskan petugas.
- Rekodkan pengajaran untuk tahun depan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kaunter bantuan untuk seminar profesional sehari
Organisasi dan angka rekaan, hanya ilustrasi.
Sebuah pasukan pembelajaran profesional rekaan menjangka kira-kira 200 tetamu. Pendaftaran mengandungi satu soalan pilihan tentang keperluan akses, dan 9 tetamu menjawabnya.
Pasukan menghantar senarai soalan bertulis kepada venue tentang laluan, tempat duduk dan sokongan bantuan serta merekod jawapannya. Kaunter diletakkan di sebelah pendaftaran dengan seorang petugas terlatih dan seorang timbalan, dan helaian satu muka surat berisi nombor untuk dihubungi dicetak. Pasukan meminta penasihat kebolehcapaian menyemak susun atur bilik sebelum acara.
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan kaunter bantuan
Salin jadual, dan tambah satu baris bagi setiap permintaan pada hari acara.
- Lokasi dan waktu kaunter ada dalam arahan ketibaan.
- Jawapan venue disimpan secara bertulis bersama tarikh.
- Jawapan pendaftaran hanya boleh dilihat oleh petugas yang dinamakan.
| Masa | Permintaan (seperti diterangkan tetamu) | Tindakan diambil | Siapa bertindak | Perlu menghubungi venue? (Y/T) | Susulan selesai |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Venue sudah biasa, senarai tetamu kecil dan permintaan sedikit.
- Seorang petugas yang dinamakan boleh bertanggungjawab atas kaunter dan senarai wakil venue.
- Anda sudah mendapat jawapan bertulis venue.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Venue baharu bagi anda atau susun atur di beberapa tingkat atau bilik.
- Beberapa jawatankuasa atau pembekal masing-masing bertanggungjawab atas sebahagian pengalaman tetamu.
- Anda mahu ketua projek mengumpul jawapan venue, memberi taklimat kepada petugas dan menyimpan log, dengan pakar menyemak perkara yang memerlukannya.
Mahu kaunter bantuan dirancang bersama pasukan anda?
Ketua projek persidangan boleh mengemukakan pakej soalan kepada venue, mengumpul dan merekod jawapan bertulis, memberi taklimat kepada petugas kaunter dan menyimpan helaian nombor untuk dihubungi serta log bersama anda. Nasihat pakar tentang kebolehcapaian tetap di tangan venue dan penasihat yang berkelayakan. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami memerlukan pakar kebolehcapaian?
Itu untuk anda dan venue putuskan selepas venue menjawab secara bertulis. Kemukakan soalan kepada venue dan tanya sama ada semakan penasihat wajar bagi susun atur anda.
Perlukah kami bertanya tetamu tentang keperluan akses semasa pendaftaran?
Satu soalan pilihan yang ringkas adalah biasa. Semak dengan pegawai perlindungan data anda cara jawapan dikumpul, disimpan dan dikongsi sebelum menambahnya.
Bolehkah kaunter menjanjikan tempat duduk atau laluan?
Hanya jika venue telah mengesahkannya. Petugas patut menawarkan apa yang telah dipersetujui dan menyerahkan selebihnya kepada orang yang dinamakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.